استخدام لوحة CRM والتقارير والمستندات

ثلاث صفحات في قسم CRM تساعدك على رؤية الصورة كاملة: لوحة CRM وتقارير CRM ومستندات CRM.

لوحة CRM

افتح لوحة CRM. لها ثلاثة أجزاء، وكل رقم يظهر مرة واحدة فقط. اللوحة للاطلاع؛ لإضافة عملاء محتملين أو صفقات استخدم العملاء المحتملون والصفقات.

نتائج المبيعات: اختر فترة في أعلى اليمين (هذا الشهر أو آخر 30 يومًا أو هذا الربع أو هذه السنة أو السنة الماضية).

• ثمانية مربعات: قيمة المكسوب والصفقات المكسوبة ومعدل الفوز ومتوسط الصفقة المكسوبة والعملاء المحتملون المضافون ومعدل التحويل والأيام حتى الفوز (المتوسط) وعروض الأسعار المقبولة. تقارن الأسهم بالفترة المماثلة في الطول التي سبقتها مباشرة: الأخضر أفضل والأحمر أسوأ. تُعرض المبالغ بعملة العرض الخاصة بك.
• هدف المبيعات: اضغط أيقونة العلم واكتب مبلغًا ثم اضغط حفظ. ضع علامة على استخدمه لكل شهر لإبقاء الهدف نفسه كل شهر. اترك الخانة فارغة واحفظ لإزالة الهدف. يعرض مربع قيمة المكسوب التقدم نحو الهدف (وللشهر الحالي، ما يلزم يوميًا). لا يغيّره إلا من يحق لهم تعديل CRM.
• تحته: القيمة المكسوبة حسب الشهر (يظهر هدفك كخط متقطع) والعملاء المحتملون حسب الشهر والنتائج حسب الشخص ومن أين يأتي العملاء المحتملون ولماذا خُسرت الصفقات. اضغط تصدير إلى Excel لتنزيل هذه الأرقام.

المسار والمتابعة (كما هو الآن):

• أربعة مربعات: المسار المفتوح والتوقع الموزون (تُحسب كل صفقة وفق احتمال فوز مرحلتها) وعروض أسعار تنتظر ردًا وأنشطة متأخرة. اضغط مربعًا لفتح الصفحة خلفه.
• يحتاج إلى انتباه: الصفقات المفتوحة التي تجاوزت تاريخ إغلاقها المتوقع، والصفقات المفتوحة التي لم يلمسها أحد منذ ثلاثة أسابيع، والعملاء المحتملون الجدد الذين ينتظرون ثلاثة أيام دون أن يعمل عليهم أحد. الأكبر أولًا.
• المسار المفتوح حسب المرحلة والمتوقع إغلاقه (الصفقات المفتوحة حسب شهر إغلاقها المنتظر).

الأنشطة والعملاء المحتملون الجدد: أنشطتي المفتوحة واجتماعات ومكالمات هذا الأسبوع والعملاء المحتملون المفتوحون حسب الحالة وأحدث العملاء المحتملين.

تقارير CRM

للتقارير الجاهزة وللتقارير التي تنشئها بنفسك، راجع تشغيل تقارير CRM وإنشاؤها.

مستندات CRM

1. افتح مستندات CRM. تعرض مكتبة CRM وكل ملف مرفق بعميل محتمل أو عميل أو صفقة أو عرض سعر أو عقد.
2. اضغط رفع ملفات لإضافة كتيبات وقوائم أسعار وقوالب. اكتب فئة قبل ذلك إن شئت، مثل كتيب. يمكن أن يصل حجم كل ملف إلى 25 ميغابايت.
3. استخدم مربع البحث، أو القائمة في الأعلى لعرض المكتبة فقط أو ملفات عروض الأسعار أو ملفات العقود.
4. اضغط اسم الملف أو أيقونة التنزيل لفتحه. من أضاف الملف، أو أي شخص يحق له الحذف في CRM، يستطيع إزالته بأيقونة السلة. أما ملفات عروض الأسعار والعقود فتُزال من صفحاتها.

يمكنك أيضًا إرفاق ملف بعميل محتمل أو عميل أو صفقة: في صفحته اضغط إرفاق ملفات في مربع المرفقات. فيظهر أيضًا في مستندات CRM.

إذا حدث خطأ

• إذا لم ترَ هذه الصفحات فقد لا يشمل دورك CRM. اسأل مالك مساحة العمل.
• يُتخطى أي ملف أكبر من 25 ميغابايت.
• حذف عميل محتمل أو عميل أو صفقة يحذف الملفات المرفقة به أيضًا.

أهداف لكل شخص والعمولة

افتح أهداف المبيعات في وحدة المبيعات، أو اضغط الأهداف والعمولة في النتائج حسب الشخص في لوحة CRM.

• اكتب هدفًا شهريًا لكل شخص تحت الهدف كل شهر. فتضيف اللوحة عمودي الهدف وتم بلوغه: ما ربحه الشخص في الفترة كنسبة من هدفه لتلك الأشهر.
• تحت العمولة اكتب نسبة من القيمة المكسوبة وإن شئت نسبة إضافية مما يُكسب فوق هدف الشخص. فتعرض اللوحة العمولة لكل شخص. مثلًا مع 5% و3% يحصل من هدفه 100,000 ويربح 150,000 على 5% من 150,000 زائد 3% من الـ 50,000 فوق الهدف.

الأهداف بعملة العرض لديك. ولا يغيّرها إلا من يحق له الحذف في CRM. والعمولة المعروضة دليل يُحسب من الصفقات الرابحة في الفترة التي تنظر إليها: راجعها قبل أن تدفع لأحد.

كشوف العمولات

افتح كشوف العمولات في وحدة المبيعات (أو اضغط الرابط تحت العمولة في أهداف المبيعات). تعرض عمولة شخص واحد شهرًا بشهر.

1. اختر الشخص (يمكن للمديرين اختيار أي شخص؛ ويرى الآخرون كشفهم فقط) والأشهر في من وإلى.
2. يعرض جدول شهرًا بشهر الصفقات المكسوبة والقيمة المكسوبة والهدف والعمولة وما مدفوعة وما ما زال مستحقًا. وتحته الصفقات التي تستند إليها العمولة والمدفوعات المسجلة.
3. يضغط المدير وضع علامة مدفوع على شهر، ويكتب تاريخ تاريخ الدفع وملاحظة، ثم يضغط وضع علامة مدفوع مرة أخرى. هذا يسجّل فقط أن العمولة دُفعت (مثلًا مع الراتب): لا تُنقل أي أموال ولا يتغير أي مبلغ. ويمكن التراجع عن علامة وُضعت خطأً بأيقونة التراجع.
4. اضغط Excel أو PDF لتنزيل الكشف.

تُحسب العمولة لكل شهر على حدة، من الصفقات التي يملكها الشخص وكُسبت في ذلك الشهر، بالقاعدة والأهداف كما هي محددة الآن. لا شيء في هذه الصفحة يغيّر القاعدة أو هدفًا أو صفقة. وتُحسب الصفقات المكسوبة في مسارات لا يحق لك رؤيتها ضمن المبالغ، لكنها تظهر كعدد فقط دون أسمائها.