سجّل الدفعات وتابعها

تعرض الدفعات الجانب المالي من مشاريعك. لكل مشروع دفعات (تسمى أيضًا أقساطًا أو شروط دفع). وتنتقل كل واحدة عبر مراحل حتى يصل المال إلى البنك. وتأتي شروط الدفع عادةً من العقد، فنادرًا ما تكتبها من الصفر.

مراحل الدفعة

1. بانتظار الموافقة: لم يوافق العميل بعد على العمل.
2. تمت الموافقة: وافق العميل عليه. أصبحت الدفعة جاهزة للفوترة.
3. مفوتر: أرسلت الفاتورة.
4. المستلم: المال في بنكك. قد تصل الدفعة على أجزاء؛ انظر الدفعات الجزئية أدناه.

اعمل على دفعاتك

1. افتح الدفعات في وحدة المالية من القائمة. كل دفعة من كل مشروع في قائمة واحدة.
2. تعرض المربعات الأربعة في الأعلى (بانتظار الموافقة ومعتمد ومفوتر والمستلم) كم من المال في كل مرحلة. اضغط مربعًا لإظهار تلك المرحلة أو إخفائها. الدفعات المستلمة مخفية في البداية، فتعرض القائمة ما يحتاج إلى انتباه فقط. اضغط عرض الدفعات المستلمة لرؤيتها أيضًا.
3. لنقل دفعة إلى الخطوة التالية، اضغط الزر في نهاية صفها (تحديد كمعتمد أو تحديد كمفوتر أو تحديد كمستلم)، أو اختر المرحلة في قائمة المرحلة. يضع Kaam360 تاريخ اليوم عليها. غيّر التاريخ إذا كان التاريخ الحقيقي مختلفًا.
4. انقر على المبلغ أو اسم دفعة أو ملاحظة لتغييره. أضف في الملاحظة أشياء مثل رقم الفاتورة أو من يجب متابعته.
5. استخدم مربع البحث ومالك المشروع والتجميع حسب للتركيز. جمّع حسب مالك المشروع لترى أي مسؤول ينتظر أي دفعات، مع مجاميعهم في أعلى كل مجموعة. وجمّع حسب المشروع لترى مبلغ عقد مشروع وتعدّله.
6. لمحاسبة دفعة اضغط اكتب فاتورة لهذه الدفعة في نهاية صفها. وإن كان للدفعة فاتورة فيظهر رقمها بدلًا من ذلك. راجع إنشاء الفواتير وإرسالها.
7. اضغط زر التنزيل لـ تصدير إلى Excel القائمة التي تنظر إليها.

إثبات الموافقة

لا يمكن للدفعة مغادرة بانتظار الموافقة حتى يُحفظ إثبات موافقة العميل: صورة أو مسح ضوئي أو ملف PDF أو أي ملف آخر (البرامج غير مسموحة، وبحد أقصى 25 ميغابايت).

• عند الضغط على تحديد كمعتمد (أو اختيار مرحلة أخرى) لدفعة بلا إثبات، تُفتح لوحتها وتطلب الملف. اختره واضغط إرفاق ثم المتابعة؛ فتنتقل الدفعة تلقائيًا.
• اضغط إثبات (n) · الملاحظات (n) في نهاية الصف لرؤية ملفات الدفعة أو فتحها أو إضافتها أو إزالتها. الدفعة التي تمت الموافقة عليها أو تجاوزتها تحتفظ دائمًا بإثبات واحد على الأقل: أرفق الملف الجديد أولًا ثم أزل القديم.
• ينطبق الأمر نفسه عند إضافة دفعة تكون أصلًا تمت الموافقة أو مفوتر أو المستلم: تُضاف كدفعة بانتظار الموافقة وتطلب اللوحة الإثبات.
• العميل الذي يوافق في بوابة العميل لا يحتاج إلى ملف: موافقته نفسها هي السجل.

الملاحظات

تحتفظ كل دفعة بقائمة ملاحظات مؤرخة، فتُدوَّن قصتها أثناء حدوثها: «استُلم الشيك ويُصرف يوم الإثنين»، «طلب العميل فاتورة جديدة». وهي مخصصة أساسًا لقسم الحسابات.

• اضغط إثبات (n) · الملاحظات (n) في نهاية صف الدفعة، وابحث عن الملاحظات، واكتب الملاحظة واضغط إضافة ملاحظة.
• تُعرض الملاحظات من الأحدث إلى الأقدم، ومعها كاتبها ووقتها. ولا يمكن تغييرها أو إزالتها بعد ذلك: إن كان فيها خطأ فأضف ملاحظة جديدة تصححه.
• تحتاج إلى صلاحية إضافة ملاحظات الدفع لكتابتها (المديرون يملكونها، ويمكن للمسؤول منحها لآخرين مثل فريق الحسابات ضمن الأدوار). وكل من يستطيع رؤية الدفعات يستطيع قراءتها.

الدفعات الجزئية

لا يدفع العملاء الدفعة دائمًا مرة واحدة. سجّل كل مبلغ عند وصوله ويحتفظ Kaam360 بالرصيد.

• اضغط إثبات (n) · الملاحظات (n) في نهاية صف الدفعة وابحث عن المال المستلم. يعرض المبلغ وما المستلم حتى الآن والرصيد.
• بعد أن تصبح الدفعة تمت الموافقة أو مفوتر، اكتب المبلغ المستلم وراجع التاريخ وأضف المرجع (مثل رقم شيك أو تحويل) واضغط تسجيل الاستلام. يمكنك إدخال أقل من الرصيد، لكن ليس أكثر.
• تبقى الدفعة في مرحلتها ويعرض الصف «مُستلم … · الرصيد …». وتحسب الإجماليات ولوحة المعلومات وتوقعات التدفق النقدي والربح ما وصل فعلًا فقط، ولا يبقى للتحصيل إلا الرصيد.
• عندما تبلغ المبالغ المستلمة كامل المبلغ تصبح الدفعة المستلم في يوم وصول آخر مال. وتسجّل تحديد كمستلم ما تبقى مستحقًا كآخر استلام. وتعليم الفاتورة كمدفوعة يفعل الشيء نفسه لدفعتها.
• كما يكتب كل استلام سطرًا في الملاحظات الخاصة بالدفعة. ولتصحيح استلام سُجّل بالخطأ اضغط إزالة بجانبه: يعود الرصيد وتعود الدفعة المستلمة بالكامل إلى مرحلتها السابقة. ولا يمكن إعادة دفعة استلمت مالًا إلى بانتظار الموافقة، ولا خفض مبلغها دون ما وصل، قبل إزالة الاستلامات.
• عندما يكون للدفعة فاتورة، يُحتسب المال المسجل هنا على الفاتورة أيضًا: فهي تطلب فقط ما لا يزال مستحقًا، وتتوقف التذكيرات ورسوم التأخير عندما لا يتبقى شيء، والدفعة المستلمة بالكامل تجعل فاتورتها مدفوعة. إزالة إيصال تجعل الفاتورة مستحقة من جديد. المال المسجل قبل إرسال الفاتورة يُحتسب عليها عند إرسالها. الإيصال الذي جاء من شيك أو دفعة مقدمة أو الدفع الآن أو إشعار دائن يُلغى من مصدره (الشيك أو الدفعة المقدمة أو استرداد في Stripe أو الإشعار الدائن). والدفعة المسجلة عبر استلام دفعة في الفاتورة يُتراجع عنها في الفاتورة.

أضف دفعة أو أزلها

• اضغط إضافة دفعة، واختر المشروع، واكتب المبلغ واسمًا اختياريًا (مثل On go-live)، واختر المرحلة، ثم اضغط إضافة. وإذا كان للمشروع مبلغ عقد، يعرض Kaam360 كم لم يُخطَّط له بعد ويعرض استخدامه.
• استخدم إزالة في نهاية الصف لحذف دفعة. يُطلب منك التأكيد.

إذا كانت دفعات مشروع لا تساوي في مجموعها مبلغ عقده، فيخبرك Kaam360 كم لم يُخطَّط له بعد (عند التجميع حسب المشروع).

الصفحات الأخرى في المالية

• لوحة المعلومات: المال بنظرة واحدة. أربعة أرقام (جاهز للتحصيل وفي انتظار الموافقة والمستلم في آخر 30 يومًا وقيمة العقود)، وشريط يوضح أين المال، وجدول لكل مسؤول مشروع مع ما ينتظره، وقائمة المتابعة قصيرة. اضغط رقمًا أو اسم مسؤول لفتح الدفعات المطابقة.
• التقارير: تقارير بسيطة عن الأموال، في علامة تبويب لكل منها. من المسؤول عن أي أموال تسرد مشاريع كل مسؤول مع المال في كل مرحلة. المدة التي انتظرتها الأموال تعرض المال الذي تمت الموافقة عليه أو فُوتر لكنه لم يُدفع، مقسمًا إلى حتى 30 يومًا، و31 إلى 60، و61 إلى 90، وأكثر من 90 يومًا. المستلم كل شهر تعرض ما ورد في آخر 12 شهرًا. الإنفاق حسب المسؤول (لمن يُسمح لهم برؤية تكاليف المشاريع) يعرض ما كلّفته مشاريع كل مسؤول حتى الآن وما يُتوقع أن تكلّفه، مقارنةً بأموال العقد. توقعات التدفق النقدي (في باقة Business) تعرض متى يُرجَّح أن يصل المال خلال الأشهر الـ 6 أو 12 أو 18 القادمة. اختر مالك المشروع لتضييق تقرير، واضغط زر التنزيل لفتحه في Excel.

أما الصفحات الأقدم حسب المشروع وشروط الدفع وبانتظار الاستحقاق وجدول البيانات فقد صارت كلها جزءًا من الدفعات. ما تزال الروابط القديمة تعمل وتنقلك إلى هناك.

إذا حدث خطأ

في جدول البيانات، يؤدي ضبط مبلغ على 0 إلى إزالة ذلك القسط. اكتب المبلغ مرة أخرى لإعادته.