تذكيرات الدفع: ملاحقة الفواتير غير المدفوعة تلقائيًا

يستطيع Kaam360 أن يذكّر عملاءك بالفواتير غير المدفوعة نيابةً عنك: تنبيه ودي قبل تاريخ الاستحقاق ببضعة أيام، وآخر في يومه، ثم تذكيرات أكثر حزمًا ما دامت غير مدفوعة. وفي خطوة تختارها، يحصل مسؤول الحساب على مهمة متابعة ويمكن فرض رسوم تأخير. ويمكن أيضًا تذكير فريقك بفواتير الموردين الواجب دفعها. الصفحتان هما تذكيرات الدفع (في وحدة المالية) وتذكيرات الفواتير (في وحدة المشتريات).

تفعيل التذكيرات

1. افتح تذكيرات الدفع واضغط الإعدادات والخطط.
2. فعّل تذكير العملاء تلقائيًا بالفواتير غير المدفوعة.
3. اختر متى يمكن إرسال التذكيرات: من وحتى (بحسب المنطقة الزمنية لمؤسستك)، وبحد أقصى هذا العدد يوميًا. فعّل في أيام العمل فقط إن لم ترد تذكيرات في أيام العطلة والعطل الرسمية.
4. اضغط حفظ.

لا يُذكَّر إلا بالفواتير المرسلة بالبريد من Kaam360، وعلى العنوان الذي أُرسلت إليه. فعّل التذكير أيضًا بالفواتير المعلَّمة كمرسلة يدويًا لاستخدام بريد العميل (أو جهة اتصاله الرئيسية) للبقية.

خطط التذكير

الخطة هي قائمة الخطوات، محسوبة من تاريخ استحقاق كل فاتورة. تبدأ مساحات العمل الجديدة بـ: قبل 3 أيام، وفي تاريخ الاستحقاق، ثم بعد 3 و7 و14 و30 يومًا من التأخير.

1. تحت خطط التذكير، اضغط خطة لتعديلها، أو اضغط خطة جديدة.
2. لكل خطوة اختر قبل تاريخ الاستحقاق أو في تاريخ الاستحقاق أو بعد تاريخ الاستحقاق، وعدد الأيام.
3. بعد تاريخ الاستحقاق، اختر مدى حزم الخطوة: ودي أو حازم أو إنذار نهائي.
4. فعّل إرفاق الفاتورة (PDF)، وإن شئت إرفاق كشف حساب العميل (PDF).
5. اضغط + إضافة خطوة لمزيد من الخطوات (حتى 12)، أو سلة المهملات لحذف خطوة. اضغط حفظ الخطة.

إحدى الخطط هي الخطة الافتراضية: يتبعها كل عميل ما لم تُعطَ له خطة أخرى. لإعطاء عميل خطة أخرى (مثل خطة ألطف لكبار العملاء)، افتح العميل في CRM واضغط تغيير في بطاقة تذكيرات الدفع.

الصياغة بلغة كل عميل

• اترك الصياغة فارغة لاستخدام النص المدمج لكل خطوة. يُترجم إلى لغة العميل: اللغة المحددة في جهة اتصال العميل، وإلا اللغة عندما لا تكون للعميل لغة في الخطة.
• لكتابة صياغتك، افتح الصياغة في خطوة. أي لغة تُستخدم للجميع؛ اضغط لغة لكتابة نسخة للعملاء الذين يتحدثونها.
• يمكنك استخدام هذه الكلمات بين الأقواس المعقوفة، وتُملأ لكل فاتورة: {customer} و{invoice} و{amount} (ما يزال مستحقًا بعد إشعارات الدائن) و{due_date} و{days_late} و{organization} و{late_fee} و{fee_invoice}. {pay_link} هو صفحة الفاتورة الإلكترونية التي يدفع منها العميل، بعد إعداد الدفع الإلكتروني (راجع احصل على مدفوعاتك إلكترونيًا مع ادفع الآن)؛ وحتى ذلك الحين يبقى فارغًا.
• اختر لغة واضغط معاينة لترى التذكير كما سيصل إلى العميل.
• تُضاف جملة إضافية في كل تذكير في نهاية كل تذكير.

المتابعات ورسوم التأخير

• فعّل اطلب من مسؤول الحساب المتابعة (مهمة وبريد إلكتروني) في خطوة بعد تاريخ الاستحقاق. يحصل مسؤول العميل (أو الشخص المختار في من يتابع عندما لا يكون للعميل مسؤول حساب) على مهمة في الأنشطة لذلك اليوم وعلى بريد إلكتروني.
• اختر رسوم التأخير في خطوة بعد تاريخ الاستحقاق: مبلغ أو نسبة % من المستحق. تُفرض الرسوم بفاتورة مستقلة (لا تتغير فاتورة العميل أبدًا)، تستحق بعد أيام سداد رسوم التأخير، وتُرفق بالتذكير. لا تُفرض رسوم على رسوم أبدًا.
• لاسترداد رسوم، افتح الفاتورة واضغط سحب بجانبها في بطاقة تذكيرات الدفع. تُلغى فاتورتها.
• الخطوة التي يُوصَل إليها بعد أكثر من 7 أيام من تاريخها (مثلًا بعد إيقاف مؤقت أو عند تفعيل التذكيرات للتو) ترسل تذكيرها، لكنها لا تطلب متابعة ولا تفرض رسومًا أبدًا.

متى تتوقف التذكيرات

• تتوقف تلقائيًا عند دفع الفاتورة أو إصدار إشعار دائن بكامل قيمتها أو إلغائها.
• في الفاتورة، فعّل إيقاف التذكيرات مؤقتًا لهذه الفاتورة أو العميل يعترض على هذه الفاتورة (لا تذكيرات ولا رسوم تأخير حتى تلغي التفعيل)، واضغط حفظ.
• في صفحة العميل، اضغط تغيير وفعّل إيقاف التذكيرات مؤقتًا لهذا العميل، مع تاريخ انتهاء إن شئت.
• لا يتلقى العميل أبدًا أكثر من تذكير واحد لكل فاتورة يوميًا، ولا خارج ساعات الإرسال.

متابعة ما يحدث

في تذكيرات الدفع:

• القادمة: ما سيُرسل في الأيام القادمة، مع الخطوة وهل تطلب متابعة أو تفرض رسومًا.
• تم الإرسال: كل تذكير ومتابعة ورسوم تأخير. ابحث وصفِّ حسب النوع والتاريخ، واضغط Excel أو PDF للتنزيل.
• معلّقة: الفواتير المتنازع عليها والموقوفة، والعملاء الموقوفون.
• تقرير: التذكيرات المرسلة حسب الخطوة، وعدد الفواتير المدفوعة خلال الأيام المختارة بعد آخر تذكير لها، ومتوسط أيام السداد، والمبلغ المحصَّل. اضغط Excel أو PDF للتنزيل.

تعرض كل فاتورة تذكيراتها في بطاقة تذكيرات الدفع.

تذكيرات فواتير الموردين

1. افتح تذكيرات الفواتير.
2. فعّل ذكِّر الفريق بفواتير الموردين الواجب دفعها. اختر الأيام قبل تاريخ الاستحقاق، وهل يُذكَّر وفي يوم الاستحقاق أيضًا، وعند التأخر: في اليوم التالي، ثم كل (أيام).
3. اختر من يُذكَّر: مسؤول الفاتورة (من يتولى المورد أو من أدخل الفاتورة)، أو كل من يحق له الشراء من الموردين، أو كلاهما.
4. فعّل الملخص اليومي لتلقي بريد واحد يوميًا يسرد كل الفواتير بدلًا من بريد لكل فاتورة. اضغط حفظ.

تعرض علامتا التبويب القادمة وتم الإرسال ما هو مخطط وما أُرسل. وتعرض صفحة كل فاتورة تذكيراتها. تتوقف التذكيرات عند دفع الفاتورة كاملة أو إلغائها.

من يستطيع ماذا

في الأدوار والصلاحيات تحت المالية: رؤية الفواتير يفتح تذكيرات الدفع والتقرير. إعداد تذكيرات الدفع يفعّلها ويغيّر الخطط والصياغة ورسوم التأخير وساعات الإرسال ويعطي عميلًا خطة أخرى. كتابة الفواتير وإرسالها يوقف الفواتير والعملاء مؤقتًا ويعلّم الفواتير كمتنازع عليها ويسترد رسوم التأخير. تحتاج تذكيرات الفواتير إلى عرض المشتريات؛ وتغييرها يحتاج الشراء من المورّدين. يُسجَّل كل تغيير في سجل التدقيق.