دفتر الأستاذ العام: دليل الحسابات وقيود اليومية والتقارير المالية

يحتفظ دفتر الأستاذ العام بدفاتر شركتك بالقيد المزدوج داخل Kaam360. يُسجَّل كل مبلغ مرتين: مرة مدينًا في حساب ومرة دائنًا في حساب آخر، فتبقى الدفاتر متوازنة دائمًا. ومن هذه القيود يُعدّ Kaam360 الأرباح والخسائر والميزانية العمومية وميزان المراجعة.

تحتاج إلى صلاحية رؤية دفتر الأستاذ العام لفتحه، ومسك الدفاتر لكتابة القيود وتعديل الحسابات، وإقفال الدفاتر لإقفال فترة. يملك المديرون الصلاحيتين الأوليين؛ ويبقى إقفال الدفاتر لدى المسؤولين حتى يمنحوه لأحد.

دليل الحسابات

1. افتح دفتر الأستاذ العام من قائمة المالية واختر دليل الحسابات.
2. في المرة الأولى يعطيك Kaam360 دليل حسابات جاهزًا مرتبًا في مستويات كما في معظم معايير المحاسبة: فئة (مثل 1 Assets) ثم مجموعة (11 Current assets) ثم مجموعة فرعية (111 Cash and bank) ثم الحسابات نفسها (1000 Bank). الفئات هي: 1 الأصول، 2 الالتزامات، 3 حقوق الملكية، 4 الإيرادات، 5 تكلفة المبيعات، 6 المصروفات التشغيلية.
3. الفئات والمجموعات والمجموعات الفرعية عناوين: تجمع فقط الحسابات التي تحتها. القيود تذهب دائمًا إلى حساب.
4. اضغط إضافة حساب لإضافة حساب، مثل 6150 Internet من نوع مصروف، واختر العنوان في يندرج تحت. إن تركته فارغًا يوضع تحت فئة نوعه.
5. اضغط إضافة عنوان لإضافة مجموعة أو مجموعة فرعية خاصة بك، مثل 631 تكاليف تقنية المعلومات تحت 6 Operating expenses.
6. اضغط القلم لإعادة تسمية حساب أو عنوان أو تغيير رمزه. ضع علامة على هذا حساب بنك أو نقد لحساباتك البنكية وصناديق النقد.

لا يمكن حذف حساب عليه قيود: ضع علامة على مؤرشف: لم يعد يُستخدم في القيود الجديدة بدلًا من ذلك، ويبقى سجله في التقارير. يمكن إعادة تسمية الحسابات التي تستخدمها قيود Kaam360 التلقائية (الذمم المدينة، المبيعات، الضريبة، البنك) لكن لا يمكن حذفها. يمكن حذف العنوان عندما لا يبقى تحته شيء.

كتابة قيد يومية

1. اضغط قيد يومية جديد.
2. اختر التاريخ واكتب الوصف (مثل "أدخل المالك مالًا في الشركة") والمرجع إن أردت.
3. في كل سطر اختر الحساب واكتب المبلغ في مدين أو دائن. تظهر العناوين باللون الرمادي في القائمة لتساعدك على التنقل، لكن لا يمكن اختيار سوى الحسابات. اضغط إضافة سطر لمزيد من الأسطر.
4. راقب المجاميع: لا يمكن ترحيل القيد إلا عندما يظهر متوازن (المدين يساوي الدائن).
5. اضغط الترحيل إلى الدفاتر، أو حفظ كمسودة لإكماله لاحقًا. المسودة لا تغيّر شيئًا في التقارير.

كل قيد هو سند، ويعرف Kaam360 نوعه من أسطره:

• سند قبض (RV-0001) عندما يدخل مال إلى حساب بنك أو نقد؛
• سند صرف (PV-0001) عندما يخرج مال منه؛
• سند تحويل (CV-0001) عندما ينتقل المال فقط بين حسابات البنك والنقد الخاصة بك؛
• سند قيد (JV-0001) لكل ما عدا ذلك، مثل بيع بالآجل.

لكل نوع أرقامه الخاصة دون فجوات. القيود المرحّلة قبل أنواع السندات تحتفظ بأرقام JE-. في اليومية اختر نوعًا في كل السندات لرؤيته وحده.

لا يمكن تغيير القيود المرحّلة أو حذفها. لتصحيح قيد افتحه واضغط عكس: يرحّل Kaam360 قيدًا جديدًا يبدّل كل مدين ودائن فيلغي أحدهما الآخر. ثم رحّل القيد الصحيح.

المدين والدائن باختصار: تزيد الأصول والمصروفات بالمدين؛ وتزيد الالتزامات وحقوق الملكية والإيرادات بالدائن. المال الداخل إلى البنك مدين في Bank؛ والبيع دائن في Sales.

التقارير

اختر التقارير ثم التقرير والشركة (عند وجود عدة شركات) والفترة، واضغط عرض.

• الأرباح والخسائر: الإيرادات، ثم تكلفة المبيعات وإجمالي الربح، ثم الإيرادات الأخرى والمصروفات، مع صافي الربح أو الخسارة. ضع علامة على المقارنة مع الفترة السابقة لرؤية الفترة السابقة مباشرة بجانبها.
• الميزانية العمومية: ما تملكه الشركة (الأصول) وما عليها (الالتزامات) وحصة المالكين (حقوق الملكية) في يوم. يظهر ربح هذه السنة المالية وربح السنوات السابقة منفصلين، فلا تحتاج أبدًا إلى قيد إقفال في نهاية السنة. ضع علامة على المقارنة مع السنة السابقة لرؤية اليوم نفسه قبل سنة.
• ميزان المراجعة: رصيد كل حساب في يوم، في عمودي مدين ودائن متساويين في المجموع، مع مجموع كل عنوان.
• دفتر أستاذ حساب: كل سطر مرحّل لحساب واحد في فترة، مع الرصيد الافتتاحي والرصيد الجاري والرصيد الختامي. اضغط اسم حساب في أي تقرير أو في دليل الحسابات لفتحه. اضغط عنوانًا لرؤية أسطر كل الحسابات التي تحته.

اختر مقدار التفصيل: كل الحسابات أو حتى المجموعات الفرعية أو المجموعات فقط. يُظهر كل عنوان مجموع الحسابات التي تحته، ولا تتغير مجاميع التقرير أبدًا. اضغط Excel أو PDF لتنزيل أي تقرير كما يظهر. لا تحسب التقارير إلا القيود المرحّلة، لكل شركة على حدة، بعملتها الرئيسية.

إقفال الدفاتر

عند انتهاء فترة (مثلًا بعد إقفال المحاسب لنهاية السنة)، افتح إقفال الدفاتر، واختر التاريخ في إغلاق حتى واضغط حفظ. لن يمكن بعدها ترحيل أو عكس أي قيد بتاريخ ذلك اليوم أو قبله. لإعادة فتح فترة مغلقة، اختر تاريخًا أبكر (أو امسحه)، واكتب السبب واضغط حفظ: يُحفظ السبب في سجل النشاط. وهنا تختار أيضًا الشهر الذي تبدأ السنة المالية فيه (مثل يوليو)، وتستخدمه الميزانية العمومية وفترة هذه السنة المالية.

القيود التلقائية

يرحّل Kaam360 مستنداتك إلى دفتر الأستاذ بنفسه، فلا تكتبها مرتين. للشركة التي لم تختر شيئًا قط، فُعّلت هذه الميزة منذ يوم إضافتها إلى Kaam360. ويمكن لمن لديه صلاحية إقفال الدفاتر تغييرها:

1. افتح دفتر الأستاذ العام واختر القيود التلقائية.
2. في ترحيل المستندات المؤرخة من، اختر أول يوم يُرحَّل (مثل اليوم التالي لأرصدتك الافتتاحية)، أو أفرغ الحقل لإيقاف القيود التلقائية.
3. إن أردت، اختر إلى أين المبيعات تذهب إلى، وإلى أين الأموال المستلمة والمدفوعة تذهب إلى، وإلى أين فواتير الموردين تذهب إلى، وحسابًا لكل نوع مصروف. عند ترك الحساب الجاهز يستخدم Kaam360 حسابات الدليل الجاهز.
4. اضغط حفظ. تُرحَّل المستندات من ذلك اليوم فورًا، ثم كل بضع دقائق.

ما يُرحَّل، كل منه سند متوازن بالعملة الرئيسية للشركة:

• الفاتورة عند إرسالها: ما يدين به العميل، والمبيعات، والضريبة المحصّلة.
• المال المستلم على فاتورة (مُعلّمة كمدفوعة، دفعة جزئية، ادفع الآن أو شيك مودَع): سند قبض إلى البنك، يُخصم مما يدين به العميل.
• المال المستلم على دفعة مشروع لم تُفوتر بعد: سند قبض إلى البنك، يُحفظ تحت Advances from customers. عندما تُفوتر الدفعة ينتقل السند نفسه إلى ما يدين به العميل.
• دفعة مقدمة من عميل: سند قبض إلى البنك، تُحفظ تحت Advances from customers. عند استخدامها على فاتورة ينقلها سند قيد إلى الفاتورة؛ ولا يُحسب مالًا جديدًا إلا باقي الفاتورة. ردّ الدفعة المقدمة سند صرف.
• دفعة مقدمة مدفوعة لمورد: سند صرف من البنك، تحت Advances paid to suppliers. عند استخدامها على فاتورة تسدّدها دون المساس بالبنك.
• الإشعار الدائن عند إصداره، والمال المردود منه كاسترداد.
• فاتورة المورد: المصروف والضريبة المدفوعة وما تدين به للمورد؛ وكل دفعة عليها (الشيك الصادر عندما يصرفه البنك).
• المصروف عند اعتماده (مستحق للشخص)، ومرة أخرى عند ردّه إليه.
• النثرية (petty cash): النقد الافتتاحي للصندوق، وكل تعبئة من البنك، وكل صرف (حساب مصروفه وضريبته)، وكل فرق جرد، في حساب Petty cash.
• دفعات ادفع الآن التي تصل إلى البنك في تحويل من Stripe: أولًا إلى Stripe clearing؛ وفي يوم وصول التحويل ينتقل الصافي إلى البنك ورسوم Stripe إلى Bank charges (انظر تحصيل المدفوعات إلكترونيًا عبر ادفع الآن).
• ربح أو خسارة صرف محققة (دفعة أو مبلغ مسترد أو إشعار دائن بسعر يختلف عن سعر مستنده): إلى Exchange gains and losses، الذي تعرضه الأرباح والخسائر تحت إيرادات أخرى. فقط للأموال التي تحركت منذ يوم إضافة ذلك، فلا يتغير شيء مقيد مسبقًا.

المستندات المؤرخة قبل اليوم الأول جزء من أرصدتك الافتتاحية، فلا تُرحَّل. أما المال الذي يصل عليها من ذلك اليوم فصاعدًا فيُرحَّل، فتُسوّى تلك الأرصدة الافتتاحية. ويُحوَّل كل قيد بأسعار الصرف في تاريخ مستنده، فلا تتغير القيود الموجودة في الدفتر عند تحديث الأسعار.

تظهر القيود التلقائية بعلامة تلقائي في اليومية وتتبع مستندها: إذا تغيّر المستند أو أُلغي أو حُذف يصحّح Kaam360 القيد. لا يمكنك تغييرها أو عكسها بنفسك؛ غيّر المستند بدلًا من ذلك. القيد في فترة مُقفلة لا يتغير أبدًا: يُرحَّل التصحيح في الفترة المفتوحة (في تاريخ المستند إن كان مفتوحًا، وإلا في اليوم التالي لتاريخ الإقفال؛ وللمستند الملغى أو المحذوف، في يوم ملاحظة ذلك).

التسوية البنكية

طابق دفتر الأستاذ مع كشف حسابك البنكي، لتتأكد أن كل دفعة مسجّلة وأن لا شيء مسجّل مرتين.

1. افتح دفتر الأستاذ العام واختر التسوية البنكية.
2. اختر حساب البنك أو النقد. تظهر حسابات البنك والنقد التي أضفتها في توقعات التدفق النقدي في دليل الحسابات تلقائيًا (تحت Bank وCash، برموز مثل 1000.1)، فلا تحتفظ أبدًا بقائمتين.
3. اختر تاريخ الكشف واكتب الرصيد الختامي للكشف.
4. ضع علامة على كل سطر يظهر في الكشف. يُظهر الفرق عن الكشف ما بقي ناقصًا.
5. عندما يصبح الفرق صفرًا، اضغط إنهاء التسوية.

تبدأ التسوية التالية من رصيد هذا الكشف. السطر الموجود في الكشف وغير الموجود في الدفتر بعد (رسوم بنكية، فوائد) لم يُسجَّل غالبًا: رحّل له قيد يومية ثم ضع عليه علامة. تحت التسويات السابقة يمكنك التراجع عن آخر تسوية. لا تعيد القيود التلقائية كتابة سطر عليه علامة أبدًا؛ إذا تغيّر مستنده يُرحَّل التغيير كتصحيح.

لاختيار الحساب البنكي الذي تستخدمه القيود التلقائية، اختره في الأموال المستلمة والمدفوعة تذهب إلى ضمن القيود التلقائية.

الأصول الثابتة

وزّع تكلفة المعدات والمركبات والآلات على السنوات التي تستخدمها فيها.

1. افتح دفتر الأستاذ العام، واختر الأصول الثابتة ثم إضافة أصل.
2. اكتب الاسم وتاريخ الشراء والتكلفة وقيمته في نهاية عمره (0 مقبول) والعمر الإنتاجي (بالأشهر)، مثلًا 60 لخمس سنوات.
3. اختر الطريقة: القسط الثابت يُهلك المبلغ نفسه كل شهر؛ والقسط المتناقص نسبة سنوية مما تبقى من قيمته، أي أكثر في السنوات الأولى.
4. في دُفع من اختر البنك (أو Accounts payable، أو Opening balances لشيء كنت تملكه بالفعل). اختر مسجّل في الدفاتر بالفعل إذا رُحّل الشراء بطريقة أخرى.
5. اضغط حفظ.

يرحّل Kaam360 الشراء، ثم قيد إهلاك في نهاية كل شهر إلى Depreciation وAccumulated depreciation، فتعرض الميزانية العمومية الأصل بقيمته المتبقية. انقر اسم الأصل لترى جدوله شهرًا بشهر. عند بيعه أو شطبه، عدّله واملأ بيع أو شُطب: يخرج الأصل من الدفاتر ويُرحَّل الربح أو الخسارة.

الموازنات

1. افتح دفتر الأستاذ العام واختر الموازنات.
2. اختر السنة المالية. اكتب موازنة لكل حساب إيرادات ومصروفات شهرًا بشهر، أو اكتب مبلغًا سنويًا في السنة كاملة لتوزيعه بالتساوي.
3. اضغط حفظ الموازنة.

تحت الموازنة، يقارنها الموازنة مقابل الفعلي بما حدث فعلًا من بداية السنة حتى هذا الشهر، مع الفرق والنسبة المستخدمة. يُعلَّم حساب المصروف الذي أنفق حتى الآن أكثر من موازنته بـ تجاوز الموازنة، ويظهر تحذير في اليومية.

ما لم يُشمل بعد

أرباح وخسائر فروق العملة لا تُرحَّل تلقائيًا: سجّلها بقيد يومية. لمعرفة من يدين لك ومنذ متى، استخدم كشوف حسابات العملاء وتقارير المدفوعات (وصفحة التقارير ترتبط بها أيضًا)؛ ولما تدين به للموردين، استخدم تقارير المشتريات. لا يقدّم Kaam360 أي شيء لمصلحة الضرائب: راجع دفاترك مع محاسبك.