سياسات المصروفات: الحدود والإيصالات والبدل اليومي وبدل المسافة

في سياسات المصروفات تكتب القواعد التي يُفحص بها كل مصروف لحظة إرساله: كم لكل مطالبة أو يوم أو شهر، ومتى يلزم إيصال، وأي أنواع المصروفات لا يحق لبعض الأشخاص المطالبة بها أصلًا. وتحتفظ أيضًا بأسعار البدل اليومي وبدل المسافة التي يختارها الموظفون. أما من يوافق وبكم خطوة حسب المبلغ فيبقى في قواعد الموافقة.

إضافة قاعدة

1. افتح سياسات المصروفات في قائمة المالية (تحتاج إلى صلاحية تحديد قواعد المصروفات).
2. اضغط قاعدة جديدة وأعطها الاسم، مثل "الوجبات: 50 يوميًا كحد أقصى".
3. اختر نوع المصروف الذي تخصه، أو كل الأنواع.
4. اختياري: اختر فقط للدور (اختياري) أو فقط للفريق (اختياري). إذا تُركا فارغين فالقاعدة للجميع.
5. املأ واحدًا أو أكثر من الحد لكل مطالبة (اختياري) والحد لكل يوم (اختياري) والحد لكل شهر (اختياري) وإيصال مطلوب فوق (اختياري) (اكتب 0 ليُطلب الإيصال دائمًا). المبالغ بعملتك الرئيسية، وتُحوَّل المصروفات بعملات أخرى.
6. من عند مخالفة القاعدة اختر تنبيه (يمكن إرسال المصروف ويرى المعتمِد التنبيه) أو حظر (لا يمكن إرساله).
7. أو حدّد هذا النوع غير مسموح لهؤلاء الأشخاص: يُمنع هذا المصروف دائمًا.
8. اضغط حفظ.

ما يراه الموظفون

في المصروفات يفحص النموذج القواعد أثناء التعبئة. يبيّن مربع أصفر ما سيراه المعتمِد، ويوضح مربع أحمر سبب عدم إمكانية إرسال المصروف كما هو. تبقى التنبيهات على المصروف: يراها المعتمِدون في القائمة وفي الموافقات.

البدل اليومي وبدل المسافة

1. من البدل اليومي وأسعار المسافة اضغط سعر جديد.
2. اختر النوع: بدل يومي (مبلغ لكل يوم، مثلًا لكل مدينة أو دولة) أو بدل المسافة (مبلغ لكل كيلومتر أو ميل، مثل "السيارة الخاصة").
3. اكتب الاسم والمبلغ والعملة ثم اضغط حفظ.

بعدها يختار الموظف في المصروف نوع بدل يومي أو بدل المسافة والسعر، ويكتب الأيام أو المسافة: فيُحسب المبلغ. لا يمكن حذف سعر مستخدم؛ بل يُوقف بدلًا من ذلك.

الموافقات حسب المبلغ

لكي يوافق أكثر من شخص على المصروفات الكبيرة (مثلًا فوق 1,000: المدير ثم المالية)، افتح قواعد الموافقة في الإعدادات وأضف قاعدة لـمصروف بحد أدنى للمبلغ وخطوات. تُطبَّق القواعد بالترتيب، وتُستخدم أول قاعدة مطابقة.

السداد معًا

في المصروفات يرى من يعتمد المصروفات قسم السداد معًا: كل المصروفات المعتمدة التي لم تُسدَّد بعد، حسب الشخص. حدّد ما سددته دفعة واحدة، واختر التاريخ والطريقة والمرجع، ثم اضغط سداد المحدَّد. يُعلَّم كل مصروف مسددًا ويُبلَّغ كل شخص. ومن الدفعات السابقة تنزّل قائمة للبنك ما دُفع لكل شخص، للتحويل الجماعي في بنكك.