ربط QuickBooks أو Xero

إذا كان محاسبك يعمل في QuickBooks Online أو Xero، يستطيع Kaam360 أن يرسل إليه ما تفعله هنا: كل فاتورة تصدرها وعميلها والإشعارات الدائنة والمدفوعات التي تستلمها. يحدث ذلك تلقائيًا كل دقيقة تقريبًا، في اتجاه واحد: من Kaam360 إلى برنامج المحاسبة. وإن شئت، أيضًا فواتير الموردين وما تدفعه عليها والمصروفات التي تسددها لفريقك.

من يمكنه استخدامه: المسؤولون، وكل من يملك دوره صلاحية ربط برنامج المحاسبة (راجع أنشئ أدوارك الخاصة). وهو جزء من باقة Business.

1. الربط

1. اضغط الإعدادات ثم بطاقة المحاسبة (تحت المالية).
2. إذا كانت لديك عدة شركات، فاختر الشركة أولًا. كل شركة تربط شركتها الخاصة في QuickBooks أو مؤسستها في Xero.
3. اضغط ربط QuickBooks أو ربط Xero.
4. سجّل الدخول إلى QuickBooks أو Xero، واختر شركتك (في Xero ضع علامة على مؤسستك)، ثم اضغط ربط أو Allow access.
5. تعود إلى Kaam360. في Xero، إذا كان تسجيل دخولك يصل إلى عدة مؤسسات، فاختر الصحيحة واضغط استخدم هذه المؤسسة.

يمكنك ربط الاثنين معًا، مثلًا أثناء الانتقال من أحدهما إلى الآخر. كل واحد يتلقى كل شيء.

2. اختر المطابقة

بعد الربط مباشرةً تُفتح المطابقة والإعدادات (ويمكنك فتحها مرة أخرى في أي وقت):

1. حساب المبيعات (Xero) أو المنتج أو الخدمة (QuickBooks): أين تذهب أسطر الفاتورة. في QuickBooks يُستخدم حساب الإيرادات الخاص بالمنتج.
2. الحساب البنكي للمدفوعات: أين تُسجَّل المدفوعات التي تستلمها.
3. إرسال المستندات الصادرة اعتبارًا من: تُترك المستندات الأقدم كما هي لأنها عادةً موجودة في دفاترك بالفعل. ويبدأ من أول يوم في هذا الشهر.
4. ضع العلامة أو أزلها عن إرسال المدفوعات المستلمة (بما فيها الدفعات الجزئية والمدفوعات عبر الإنترنت) وإرسال الإشعارات الدائنة وأين استُخدمت وتعليم الفواتير كمدفوعة في Kaam360 عندما تُسدَّد بالكامل في QuickBooks (أو Xero).
5. تحت نسب الضريبة، اختر لكل نسبة ضريبة لديك في Kaam360 النسبة المقابلة في برنامج المحاسبة، إضافةً إلى بدون ضريبة والفواتير الأقدم ذات نسبة ضريبة واحدة. يقترح Kaam360 مطابقة (معلَّمة بـ مقترح): راجعها.
6. اضغط حفظ. يبدأ الإرسال خلال دقيقة.

3. ما الذي يُرسل

• العملاء: يُطابَقون بالاسم (وفي Xero بالبريد الإلكتروني أيضًا)؛ وإن لم يوجد يُضاف العميل.
• الفواتير فور إصدارها (مرسلة أو معلَّمة كمرسلة)، وليس المسودات أبدًا. برقمها وتواريخها ومرجعها وأسطرها وضريبتها وعملتها. والإجماليات مطابقة لـ Kaam360 حتى آخر سنت.
• الإشعارات الدائنة، والفواتير التي استُخدمت عليها.
• المدفوعات المستلمة، بما فيها الدفعات الجزئية والمدفوعات عبر الإنترنت. إذا أُزيلت دفعة في Kaam360 تُزال هناك أيضًا. واسترداد المبلغ في Stripe يخفّض تلك الدفعة هناك أو يزيلها، فتبقى الفاتورة التي أُعيد فتحها مفتوحة هناك أيضًا (لا يُسجَّل الاسترداد نفسه هناك كاسترداد: سجّله في برنامج المحاسبة إن احتجت إليه).
• الفواتير والإشعارات الدائنة ملغاة تُلغى هناك أيضًا (في QuickBooks يُحذف الإشعار الدائن الملغى).
• لا يُرسل شيء مرتين أبدًا: يتذكر Kaam360 ما أصبح عليه كل سجل، ويبحث عن فاتورة بالرقم نفسه قبل إضافتها.
• إذا سُددت فاتورة بالكامل مباشرةً في QuickBooks أو Xero، يعلّمها Kaam360 كمدفوعة هنا مرة واحدة (عند وضع العلامة على المربع). ويذكر سجل النشاط ذلك.

الفواتير والمصروفات

ضمن الفواتير والمصروفات في المطابقة والإعدادات يمكنك أيضًا إرسال ما تنفقه. كلاهما متوقف حتى تحدده:

1. حدّد أرسل فواتير الموردين والمدفوعات عليها. يُضاف كل مورد هناك (في QuickBooks كمورّد؛ وإذا كان لعميل الاسم نفسه يُسمّى المورد "الاسم (supplier)")، وكل فاتورة برقمها ومرجع المورد والتواريخ والبنود ورسوم الشحن والضريبة والعملة. تُرسل المدفوعات التي تسجلها على فاتورة كمدفوعات فواتير؛ والدفعة المحذوفة تُحذف هناك أيضًا، والفاتورة الملغاة تُحذف (QuickBooks) أو تُلغى (Xero).
2. حدّد أرسل المصروفات بعد سدادها للشخص. يُرسل المصروف عند تعليمه كمسدَّد: في QuickBooks كعملية شراء (Expense)، وفي Xero كمعاملة صرف أموال (Spend Money)، بالمبلغ المسدَّد ومع اسم الشخص. وإذا أُلغي السداد يُحذف هناك.
3. اختر حساب المصروفات: تذهب إليه بنود الفواتير، والمصروفات التي ليس لنوعها حساب خاص.
4. اختر الحساب البنكي الذي تُدفع منه الفواتير والمصروفات.
5. ضمن الضريبة على الفواتير والمصروفات، اختر نسبة ضريبة المشتريات المطابقة لكل نسبة مستخدمة في الفواتير، ولعدم وجود ضريبة، وللضريبة على المصروفات.
6. ضمن نوع المصروف يمكنك إعطاء كل نوع من المصروفات (مثل السفر) حسابه الخاص. اترك حساب المصروفات أعلاه لاستخدام الحساب الرئيسي.
7. اضغط حفظ.

4. المتابعة

تعرض بطاقة كل برنامج آخر مزامنة، وما أُرسل خلال اليوم الأخير، وما هو في الانتظار، وما فشل.

• مزامنة الآن يرسل ما ينتظر فورًا.
• سجل المزامنة يعرض كل سجل مع حالته. ضع علامة على المشكلات فقط لترى ما فشل فقط، مع شرح برنامج المحاسبة نفسه (مثل فترة مقفلة أو نسبة ضريبة ناقصة).
• تُعاد محاولة أي فشل تلقائيًا بعد 1 و5 و30 دقيقة وساعتين و12 ساعة. بعد ذلك ينتظرك: أصلح السبب ثم اضغط إعادة المحاولة في السطر أو إعادة محاولة كل ما فشل. كما أن حفظ المطابقة والإعدادات يعيد محاولة كل ما فشل.
• إيقاف الإرسال مؤقتًا يوقف الإرسال لفترة؛ واستئناف الإرسال يكمل من حيث توقف.

قطع الاتصال

اضغط فصل الاتصال (مرتين للتأكيد). يسحب Kaam360 صلاحيته من QuickBooks أو Xero وينسى مفاتيحه. ما أُرسل بالفعل يبقى في برنامج المحاسبة. وإذا ربطت الشركة نفسها لاحقًا، فلن يُرسل شيء مرتين.

إذا حدث خطأ

• غير متاح بعد: لم يقم القائمون على Kaam360 بتشغيل هذا البرنامج بعد. اسأل الدعم.
• يحتاج إلى إعادة الربط: انتهت الصلاحية (QuickBooks بعد 100 يوم دون استخدام، وXero بعد 60) أو سحبها أحدهم في برنامج المحاسبة. اضغط إعادة الربط؛ لن يُرسل شيء أُرسل سابقًا مرتين.
• سطر في سجل المزامنة يقول إن نسبة ضريبة ليس لها مطابقة: اخترها تحت نسب الضريبة في المطابقة والإعدادات واضغط حفظ.
• تحتاج فقط إلى ملف لمحاسبك؟ راجع إنشاء الفواتير وإرسالها للتنزيل (جدول بيانات أو ملف لـ Xero أو QuickBooks) الذي لا يزال يعمل.