保管合同及其续约日期

合同是与客户签署的协议。在合同中，您的整个团队可以在一个地方打开每一份协议及其已签署的副本，这样就不会有文件只躺在某个人的邮箱里。

创建合同

1. 打开合同，按新建合同。或者在已成交的交易或已接受的报价单上按创建合同。
2. 输入标题。
3. 选择客户，或者选择交易（可选），客户会从交易中自动带出。合同不一定需要交易或报价单。
4. 如果合同基于某份报价单，请选择报价单（可选）。其付款条款会为您复制到合同中。
5. 输入合同金额和币种，并选择所有者。
6. 检查付款条款。这些是客户将支付的分期款项，例如预付款和尾款。如果选择了报价单，它们会从报价单复制并按合同金额换算，您可以为这份合同修改其中任何一项。如果没有报价单，请用+ 添加分期或某个快速填写按钮自行添加。每期可以是百分比或金额，合计必须等于合同金额。
7. 设置开始日期和结束日期。结束日期就是提醒您何时需要续约的日子。
8. 在备注中写下特殊条款、续约条件和违约金。
9. 在文件中附上已签署的副本、附件或扫描件（每个最大 25 MB）。然后保存。

推进合同的状态

打开合同。您可以用按钮推进它的状态：已发送待签署、评审中、标记为已签署、取消合同、返回草稿和标记为已过期。如果要让合同在线签署，请按发送电子签名。参见发送任何文件进行电子签名。只有从未生成项目的已取消或已过期合同才会显示返回草稿。

合同签署后，Kaam360 会根据金额和报价单的付款条款，为您创建项目及其付款计划。请在记录并跟进付款中检查它们是否正确。

合同结束前的提醒

已签署合同的所有者会在结束日期前 30 天和 7 天各收到一次提醒，显示在通知中，并通过电子邮件发送（如果他接收工作邮件）。结束日期后的第二天，Kaam360 会自动将合同标记为已过期，并告知所有者。如果合同在结束前续签，请修改它的结束日期：提醒会按新日期重新开始。要将已签署或已过期的合同延续到下一期，请按续签（见下文）。

续签合同

当客户在结束日期之后继续合作时，打开合同，按续签并确认。Kaam360 会为下一期创建一份新的合同草稿：它从本合同结束的次日开始，期限相同（整年的合同续签整年），客户、商机、金额、币种、负责人、备注和付款条款都保持不变。旧合同被标记为已续签。检查新草稿，修改这次不同的地方，然后像平常一样发送签署。两份合同都会在顶部显示其历史：新合同上显示续签自，旧合同上显示续签为。合同需要有开始和结束日期才能续签。

提前终止合同

如果已签署的合同在结束日期之前停止，打开它并按终止。选择它结束的日期，写下原因，然后再按一次终止。合同被标记为已终止，日期和原因显示在顶部，并且不再发送结束日期提醒。合同所属项目的定期发票在该日期之后不再开出。付款页面上的分期付款不会改变：请在那里取消您不会收取的分期。

制定项目计划

在已签署的合同上，您可以按创建计划，根据现成的计划生成阶段、任务、日期和里程碑。选择由谁来负责，之后可以随意调整。

根据合同制定计划

已签署且项目为空的合同会提供根据合同制定计划。Kaam360 读取合同并制定计划，在创建任何内容之前由您核对。AI 助手开启时可用（管理员在设置、AI 助手中开启），关闭时也可用：这时 Kaam360 会自己查找合同的常见措辞。

1. 打开已签署的合同，点击根据合同制定计划，然后点击读取合同。Kaam360 会读取合同的备注、报价单以及每个附件：PDF、Word 和文本文件，以及通过识别引擎读取的扫描页。长合同分段读取，不会遗漏。
2. 核对摘要。摘要列出合同中关于工作的内容：交付物及各自何时验收、阶段、里程碑和日期、付款计划及触发每笔付款的条件、客户必须提供或完成的事项、供应方的义务、质保和服务水平、罚则、变更控制、会议和报告、关键人员、除外事项和风险。每一项都显示出自哪一条款和哪一页。合同中找不到原文的项会标为正文中未找到：请核对，合同没有写的内容会标为未注明，并在黄色框中向您提问。修正需要修正的内容，把每笔付款与其交付物挂钩，然后点击保存摘要。
3. 点击生成计划。Kaam360 把每个交付物拆分为任务和步骤，带有工时、角色以及任务之间的等待关系。它还会加入启动会、在需要的工作之前安排客户的义务、为每个交付物加入审阅和验收步骤、移交、质保期或服务期，以及合同要求的会议和报告。日期按您的工作日和节假日安排。
4. 审阅计划。计划检查列出需要注意的地方：没有任务或没有验收步骤的交付物、晚于合同结束日期或其里程碑的日期、未与交付物挂钩的付款、工作量超过空闲时间的人员，以及只是标准大小的估算。时间线按阶段显示计划。修改标题、角色、工时、天数或等待，删除任务，或在某个交付物上点击重新拆分，然后点击更新日期并检查。在谁负责什么中为每个角色选一个人。
5. 点击创建项目计划。Kaam360 会创建阶段、任务（其步骤作为子任务）、任务之间的关联、里程碑（每笔付款一个）、风险，以及会议和报告的重复任务。项目的每笔付款都会注明哪项完成的工作使其到期，方便您知道何时开票。

每项任务都注明来自哪个交付物和合同的哪一条款。当计划无法满足合同日期时，Kaam360 会先缩短工作（从不缩短客户的审阅时间），顶部的提示会说明缩短了多少；仍无法满足的日期会留在计划检查中。摘要保存在合同上，以后可以回来查看。在您点击创建项目计划之前不会创建任何内容，而且计划只能在空项目上创建一次。

如果出了问题

• 如果项目中已经有任务，就无法自动创建计划。
• 误标记为已签署？已签署的合同不能返回草稿，因为签署时已经创建了它的项目和付款计划。请使用标记为已过期，让它不再算作有效合同；如果没人需要，再删除所创建的项目。