پروجیکٹ میں کام، بورڈ اور منصوبے کے چارٹ کے ساتھ کام کریں

کام وہ چھوٹے حصے ہیں جو مل کر پروجیکٹ بنتے ہیں۔ ہر پروجیکٹ کا ایک کام ٹیب ہوتا ہے جہاں آپ انہیں بنا اور سنبھال سکتے ہیں۔ یہ گائیڈ کام، بورڈ اور منصوبے کا چارٹ سے ذرا گہرائی میں جاتی ہے۔

کام شامل کریں

1. مینو میں پروجیکٹس کھولیں اور وہ پروجیکٹ دبائیں جو آپ کو چاہیے۔
2. کام ٹیب کھولیں اور کام شامل کریں دبائیں۔
3. کام کا نام بھریں، اور کاموں کی فہرست، ذمہ دار، تاریخیں، ترجیح اور اندازہ شدہ گھنٹے چنیں۔
4. محفوظ کریں۔ نئے کام کھلی حالت میں شروع ہوتے ہیں۔

دیکھنے کے چار طریقے

کاموں کے اوپر فہرست، کانبان، گینٹ، جدول یا مائنڈ میپ دبائیں۔ جدول کاموں کو اسپریڈ شیٹ کی طرح دکھاتا ہے جسے آپ وہیں بدل سکتے ہیں؛ دیکھیں جدول ویو۔ قسموں کی وضاحت کام کی قسمیں میں ہے۔

کام تلاش کریں

فہرست کے اوپر کام تلاش کریں کے باکس میں ٹائپ کریں۔ جب آپ ٹائپ کرنا روکتے ہیں تو فہرست اپ ڈیٹ ہوتی ہے، اور جن کاموں کی فہرستوں میں کوئی میل کھاتا کام نہ ہو وہ تلاش یا فلٹر کے دوران چھپ جاتی ہیں۔ آپ کا ٹائپ کیا ہوا ہر لفظ کام پر کہیں نہ کہیں ملنا چاہیے، اس لیے invoice ali ان انوائس کے کاموں کو ڈھونڈتا ہے جن کا ذمہ دار Ali ہے۔ یہ کام کا نمبر (مثلاً 1020، T1020 یا پورا CBS-46-T1020)، نام، تفصیل، ذمہ دار، ٹیگز، حالت، ترجیح، کاموں کی فہرست، مرحلہ اور تاریخیں دیکھتا ہے۔

"plan not complete" کا بیج

جب پروجیکٹ میں کچھ کم ہو (مثلاً اختتامی تاریخ، یا ایسے کام جن کا ذمہ دار یا آخری تاریخ نہ ہو) تو پروجیکٹ کے اوپر دائیں طرف، اس کی حالت کے ساتھ، ایک عدد والا چھوٹا پیلا بیج ظاہر ہوتا ہے۔ یہ دیکھنے کے لیے کہ ابھی کیا کم ہے اسے دبائیں۔ جب آپ کو اس کی ضرورت نہ ہو تو یہ کوئی جگہ نہیں لیتا۔

کام کو زیادہ تفصیل سے دیکھیں

کام کا سائیڈ پینل کھولنے کے لیے اسے دبائیں۔ وہاں آپ یہ کر سکتے ہیں:

• تبصرے لکھیں، اور کسی ساتھی کا ذکر کریں تاکہ اسے اطلاع ملے
• ذمہ دار اور فالو کرنے والے شامل کریں (فالو کرنے والوں کو کام کے بدلنے پر پیغام ملتا ہے)
• فائل منسلک کریں
• ذیلی کام شامل کریں (کام کے اندر چھوٹے مراحل)
• ایسا کام جوڑیں جو پہلے مکمل ہونا ضروری ہو، جسے انحصار (dependency) کہتے ہیں
• اپنا گزارا ہوا وقت درج کریں
• کام سے جڑا ہوا مسئلہ اٹھائیں
• یاد دہانی مقرر کریں، یا کام کو دہرانے والا بنائیں

تبصرے: فارمیٹنگ، جدولیں، ذکر اور فائلیں، اور لکھا ہوا ایڈٹ کرنا

• تبصرے کو فارمیٹ کریں۔ تبصرے کے خانے میں ٹول بار ہے: بولڈ، اٹالک، انڈر لائن، رنگ، فہرستیں، لنکس اور جدولیں۔ Excel یا Google Sheets سے خانے کاپی کر کے چسپاں کریں (مثلاً نکات کا کالم اور حالت کا کالم) تو وہ فوراً اصلی جدول بن جاتے ہیں، ہر نکتہ اپنی حالت کے ساتھ۔ بھیجنے کے لیے تبصرہ دبائیں (یا Ctrl+Enter)۔ یہی خانہ جوابات اور ایڈٹ کرتے وقت بھی استعمال ہوتا ہے۔
• کسی کا ذکر کریں۔ خانے کے نیچے ذکر کریں دبائیں، نام چنیں تو اسے آپ کے تبصرے کی اطلاع مل جاتی ہے۔ @ کے بعد شخص کا پورا نام لکھنا بھی کام کرتا ہے۔
• فائلیں منسلک کریں۔ خانے کے نیچے فائلیں منسلک کریں دبائیں اور 10 تک فائلیں چنیں (ہر ایک 25 MB تک)۔ وہ آپ کے تبصرے کے ساتھ جاتی ہیں اور اس کے نیچے چھوٹے فائل بٹنوں کی صورت میں نظر آتی ہیں؛ کھولنے کے لیے کلک کریں۔ فائلیں ٹاسک کے ٹیب دستاویزات میں بھی درج ہوتی ہیں۔ اگر آپ تبصرہ حذف کریں تو اس کی فائلیں ٹاسک پر رہتی ہیں جب تک کوئی انہیں وہاں سے نہ ہٹائے۔ آپ کے پاس فائلیں اپ لوڈ کرنے کا حق ہونا چاہیے؛ اگر فائلیں منسلک کریں نظر نہ آئے تو ایڈمنسٹریٹر سے پوچھیں۔
• اپنا تبصرہ بدلیں۔ اپنے لکھے ہوئے تبصرے کے نیچے ترمیم دبائیں، متن بدلیں اور محفوظ کریں دبائیں (یا Ctrl+Enter)۔ منسوخ کریں اسے ویسا ہی رکھتا ہے جیسا تھا۔ پھر تبصرہ وقت کے ساتھ ترمیم شدہ دکھاتا ہے۔ کوئی اور، ایڈمنسٹریٹر بھی نہیں، آپ کے تبصرے میں ترمیم نہیں کر سکتا؛ انہیں صرف حذف کیا جا سکتا ہے۔
• ترمیم کے دوران @ کے ساتھ جسے آپ شامل کریں اسے اطلاع ملتی ہے، بالکل نئے تبصرے کی طرح۔

اپنے کالم شامل کریں

بورڈ پر Testing جیسا مرحلہ شامل کرنے کے لیے کالم شامل کریں دبائیں۔ مراحل کا نام بدلنے یا انہیں چھپانے کے لیے حالتیں سنبھالیں استعمال کریں۔

کاموں کی فہرست کو کسی مرحلے میں رکھیں

ایک مرحلے میں کاموں کی جتنی چاہیں فہرستیں ہو سکتی ہیں، اور جس فہرست کا مرحلہ ہو اس کا ہر کام اسی مرحلے کا ہوتا ہے۔

1. فہرست والے منظر میں فہرست کے عنوان پر تین نقطے دبائیں اور مرحلہ… چنیں۔
2. مرحلہ (یا کوئی مرحلہ نہیں) چنیں اور محفوظ کریں دبائیں۔ فہرست کا ہر کام اس مرحلے میں چلا جاتا ہے، اور بعد میں فہرست میں شامل یا منتقل کیا جانے والا ہر کام بھی۔ پھر مرحلے کا نام فہرست کے نام کے ساتھ نظر آتا ہے۔
3. جب تک فہرست کا مرحلہ ہو، اس فہرست میں نئے کام کا مرحلے والا خانہ فہرست کے مرحلے پر بند رہتا ہے۔

مرحلے کی پیش رفت اس کی فہرستوں کے کاموں سے گنی جاتی ہے: جیسے جیسے وہ بند ہوتے ہیں، مرحلہ آگے بڑھتا ہے۔ منصوبے کا مراحل ٹیب ہر مرحلے کی کاموں کی فہرستیں اس کی پیش رفت کے ساتھ دکھاتا ہے۔ کسی فہرست کو اس کے مرحلے سے نکالنے پر اس کے کام اپنی جگہ رہتے ہیں، اور پھر آپ ہر نئے کام کے لیے دوبارہ مرحلہ چن سکتے ہیں۔

کام کو کسی اور فہرست یا پروجیکٹ میں منتقل کریں

فہرست ویو میں کسی کام کو اس کی قطار سے پکڑ کر گھسیٹیں اور جہاں چاہیں چھوڑ دیں: ترتیب بدلنے کے لیے اسی فہرست کے دو کاموں کے درمیان، یا وہاں منتقل کرنے کے لیے کسی اور کاموں کی فہرست میں۔ ایک لکیر دکھاتی ہے کہ کام کہاں آئے گا؛ سب سے اوپر رکھنے کے لیے فہرست کے عنوان پر چھوڑیں۔ ذیلی کام اپنے کام کے ساتھ منتقل ہوتے ہیں۔ کسی خانے میں تبدیلی کے دوران گھسیٹنا بند رہتا ہے، اور منتقل کرنے کے لیے اس کام میں ترمیم کا اختیار ضروری ہے۔

ذیلی کام بھی گھسیٹے جا سکتے ہیں: ترتیب بدلنے کے لیے کسی ذیلی کام کو اس کے کام کے دوسرے ذیلی کاموں کے درمیان اوپر یا نیچے گھسیٹیں۔ یہ اسی کام کے نیچے رہتا ہے؛ اسے کسی اور کام کے نیچے لے جانے کے لیے اسے کھولیں اور اس کا بنیادی کام بدلیں۔

آپ کام کی قطار کے آخر میں تین نقطے بھی دبا سکتے ہیں اور دوسرے پراجیکٹ میں منتقل کریں… چن سکتے ہیں، پھر پروجیکٹ اور کاموں کی فہرست چنیں۔ کام کھولیں اور اس کے پروجیکٹ کے نام کے ساتھ منتقل کریں… دبائیں۔ پروجیکٹ اور کاموں کی فہرست چنیں، پھر کام منتقل کریں دبائیں۔ اس کے ذیلی کام، تبصرے، فائلیں اور درج کیا ہوا وقت اس کے ساتھ جاتے ہیں۔ جب یہ کسی دوسرے پروجیکٹ میں جاتا ہے تو اس کا مرحلہ صاف ہو جاتا ہے، پیچھے رہ جانے والے کاموں کے لنک ہٹ جاتے ہیں، اور جو بھی کام کا ذمہ دار ہو وہ نئے پروجیکٹ میں شامل ہو جاتا ہے تاکہ وہ اسے اب بھی کھول سکے۔ آپ کام صرف ان پروجیکٹس میں منتقل کر سکتے ہیں جن کا آپ حصہ ہیں۔ ذیلی کام اپنے والدین کام کے ساتھ منتقل ہوتا ہے۔

پورے کاموں کی فہرست کو کسی اور پروجیکٹ میں منتقل کریں

کاموں کی فہرست کے ویو میں، فہرست کے عنوان پر تین نقطے دبائیں اور فہرست کو دوسرے پراجیکٹ میں منتقل کریں… چنیں۔ پروجیکٹ چنیں اور منتقل کریں دبائیں۔ فہرست اپنے تمام کاموں اور ذیلی کاموں کے ساتھ منتقل ہو جاتی ہے۔ ان کے مراحل صاف ہو جاتے ہیں، پیچھے رہ جانے والے کاموں کے لنک ہٹ جاتے ہیں، درج کیا ہوا وقت ان کے ساتھ جاتا ہے، اور کاموں کے ذمہ دار لوگ نئے پروجیکٹ میں شامل ہو جاتے ہیں۔ اس کے لیے پروجیکٹس میں ترمیم اور تمام کاموں میں ترمیم کے اختیارات چاہییں، اور آپ دونوں پروجیکٹس کا حصہ ہونے چاہییں۔

کاموں کی فہرستوں کی ترتیب بدلیں

فہرست ویو میں کسی فہرست کے عنوان پر تین نقطے دبائیں اور فہرست اوپر کریں یا فہرست نیچے کریں چنیں۔ فہرست ایک جگہ آگے پیچھے ہو جاتی ہے؛ نئی ترتیب ہر اس جگہ استعمال ہوتی ہے جہاں پراجیکٹ کی فہرستیں نظر آتی ہیں۔ بند فہرست صرف اپنا عنوان دکھاتی ہے: اس کے نیچے کام یا فہرست شامل کرنے کے لیے اسے کھولیں۔

کاموں کی فہرست حذف کریں

1. فہرست ویو میں فہرست کے عنوان پر تین نقطے دبائیں اور فہرست حذف کریں… چنیں۔
2. اگر فہرست میں ابھی کام ہیں تو اس کے کام یہاں منتقل کریں میں وہ فہرست چنیں جس میں انہیں جانا ہے۔ کام اپنے ذیلی کاموں، تبصروں، فائلوں اور درج وقت سمیت منتقل ہوتے ہیں، اس لیے کوئی کام ضائع نہیں ہوتا۔ فہرست کے جو کام ری سائیکل بن میں ہیں وہ بھی منتقل ہو جاتے ہیں اور بعد میں واپس لائے جا سکتے ہیں۔
3. فہرست حذف کریں دبائیں۔

خالی فہرست سیدھی ہٹ جاتی ہے۔ پراجیکٹ کی واحد فہرست صرف اسی وقت حذف ہو سکتی ہے جب اس میں کوئی کام نہ ہو: کام رکھنے ہوں تو پہلے کوئی اور فہرست بنائیں۔ فہرست حذف کرنے کے لیے مراحل، کاموں کی فہرستیں اور گروپس حذف کرنے کا اختیار درکار ہے۔

انحصار اور منصوبے کا چارٹ

انحصار کہتا ہے کہ "یہ اس وقت تک شروع نہیں ہو سکتا جب تک وہ مکمل نہ ہو"۔ منصوبے کے چارٹ پر نظر آنے کے لیے کاموں کی ایک آغاز یا آخری تاریخ ہونا ضروری ہے۔ جڑے ہوئے کام چارٹ پر آپس میں ملے ہوئے نظر آتے ہیں، اور دیر والا کام ان کو آگے دھکیلتا ہے جو اس کے انتظار میں ہیں۔

انتظار کے دن شامل کرنے، کاموں کو دوسرے طریقوں سے جوڑنے یا کریٹیکل پاتھ دیکھنے کے لیے کاموں کو جوڑیں، وقفہ شامل کریں اور کریٹیکل پاتھ دیکھیں پڑھیں۔ کوئی کام دہرا بھی سکتا ہے اور اس میں چیک لسٹ بھی ہو سکتی ہے؛ دیکھیں دہرائے جانے والے کام اور چیک لسٹ۔

اگر کچھ غلط ہو جائے

• کوئی کام منصوبے کے چارٹ پر نہیں ہے: اسے آغاز یا آخری تاریخ دیں۔
• آپ کام شامل نہیں کر سکتے: ہو سکتا ہے آپ کا کردار اس پروجیکٹ میں ترمیم کی اجازت نہ دیتا ہو۔

منصوبے کو مائنڈ میپ کی صورت میں دیکھیں

منصوبے کو شاخوں کی صورت میں دیکھنے کے لیے کاموں کے اوپر مائنڈ میپ دبائیں: درمیان میں منصوبہ، اس کی کاموں کی فہرستیں، اور ان کے کام اور ذیلی کام ایک طرف بڑھتے ہوئے۔ ہر کام اپنی حالت کا رنگ دکھاتا ہے؛ مکمل کام کٹے ہوئے اور رکے ہوئے کاموں کا کنارہ سرخ ہوتا ہے۔

1. کسی کام کو کھولنے کے لیے اسے دبائیں۔
2. کاموں کی فہرست شامل کرنے کے لیے منصوبے کے ساتھ، کام شامل کرنے کے لیے فہرست کے ساتھ، یا ذیلی کام شامل کرنے کے لیے کام کے ساتھ + دبائیں۔ نام لکھیں اور Enter دبائیں۔
3. کسی شاخ کو سمیٹنے کے لیے اس کا چھوٹا تیر دبائیں، اور کھولنے کے لیے دوبارہ۔

آپ کی شامل کی گئی ہر شاخ ایک عام فہرست، کام یا ذیلی کام ہے، اس لیے یہ فہرست، بورڈ اور Gantt میں بھی نظر آتی ہے۔