وقت کا اندراج: دیکھیں کون اپنے گھنٹے درج کرتا ہے، اور صبح کی ای میل

وقت کا اندراج ٹیم لیڈز اور مینیجرز کو دکھاتا ہے کہ کس نے اپنے گھنٹے درج کیے اور دن بند کیا۔ مینو کے پروجیکٹ مینجمنٹ ماڈیول میں وقت کا اندراج کھولیں۔ آپ اپنی زیرِ قیادت ٹیموں کے لوگ اور اپنے ماتحت دیکھتے ہیں؛ ایڈمنسٹریٹر سب کو دیکھتے ہیں۔ جو لوگ گھنٹے درج کرنے کے بجائے محنت کی شیٹ بھرتے ہیں وہ یہاں نظر نہیں آتے، اور یاد دہانیوں اور خلاصوں میں شامل نہیں ہوتے۔

جدول پڑھیں

1. اس ہفتے، پچھلا ہفتہ یا مہینہ چنیں۔
2. ہر شخص کے لیے ہر دن کا ایک خانہ ہے جس میں درج گھنٹے اور ایک لفظ ہے: بند، بند نہیں (یا درج شدہ جب دن بند کرنا اختیاری ہو)، کم (متوقع سے کم گھنٹے)، کچھ درج نہیں ہوا، جاری (آج)، چھٹی، تعطیل یا چھٹی کا دن۔ رنگ ہمیشہ ان الفاظ کے ساتھ آتے ہیں۔
3. کل، اب تک کے متوقع گھنٹوں کے مقابلے میں درج گھنٹے دکھاتا ہے۔ ایک چھوٹا شعلہ بتاتا ہے کہ کسی نے مسلسل کتنے کام کے دن بند (یا مکمل درج) کیے۔
4. فہرست کو ٹیم، پراجیکٹ، اس مینیجر جسے لوگ رپورٹ کرتے ہیں، یا نام سے محدود کریں۔
5. کسی دن کو دبائیں تاکہ اس کے اندراجات اور اس دن کے بارے میں اس شخص کا نوٹ نظر آئے۔
6. شخص کو یاد دلانے کے لیے قطار میں گھنٹی (یا کسی دن پر یاد دلائیں) دبائیں۔ اسے یہ گھنٹی میں، ای میل سے، اور منسلک ہو تو Slack یا Teams میں ملتی ہے۔
7. ایک کاپی رکھنے کے لیے Excel کے لیے ڈاؤن لوڈ کریں دبائیں۔

حاضری کے مطابق کام پر گزرے گھنٹے

جب آپ کا ادارہ حاضری رکھتا ہے (ڈیوائس، فائل یا کسی مینیجر کے شامل کیے گئے پنچ، دیکھیں حاضری)، تو وقت کا اندراج یہ بھی دکھاتا ہے کہ ہر شخص کتنی دیر کام پر رہا:

• کام پر (حاضری) کا خانہ اس مدت میں کام پر گزرے گھنٹے اور ان میں سے کتنے کام پر درج ہوئے، بتاتا ہے۔
• ہر دن درج گھنٹوں کے نیچے پنچ کے مطابق کام پر گزرے گھنٹے دکھاتا ہے؛ کل کالم بھی اس مدت کے کام پر گزرے گھنٹے دکھاتا ہے۔
• آمد اور روانگی کا وقت دیکھنے کے لیے کسی دن پر دبائیں، ساتھ ہی اس شخص کی حاضری کا لنک بھی ہے۔

یوں تینوں نمبر ساتھ ساتھ ہوتے ہیں: وہ گھنٹے جو اس شخص کے پاس تھے (متوقع، اس کی شفٹ سے، رخصت اور تعطیلات نکال کر)، کام پر گزرے گھنٹے، اور درج کیے گئے گھنٹے۔ کام پر گزرے اور درج گھنٹوں میں بڑا فرق دکھاتا ہے کہ کون اپنا وقت درج نہیں کرتا۔

صبح کی ای میل

ہر کام کی صبح (09:00 بجے جب تک بدلا نہ جائے، آپ کی تنظیم کے ٹائم زون میں؛ ہفتہ وار یا سرکاری تعطیلات پر کبھی نہیں) ٹیم لیڈز اور مینیجرز کو پچھلے کام کے دن کے بارے میں ایک ای میل ملتی ہے: کس نے کچھ درج نہیں کیا، کس نے توقع سے بہت کم درج کیا، کس نے دن بند نہیں کیا، ٹیم کا کل، اور وہ پراجیکٹ جن پر گھنٹے لگے۔ اسے میری پروفائل پر میری ٹیم کے وقت کا صبح کا خلاصہ سے بند کریں۔

ہفتہ وار خلاصہ

ہر پیر (جب تک بدلا نہ جائے) اسی وقت، وہی لوگ پچھلے سات دنوں کا خلاصہ پاتے ہیں۔ یہ ہر شخص کے لیے اس کے مقررہ گھنٹے (شفٹ کے گھنٹے، چھٹیاں نکال کر)، حاضری استعمال ہو تو حاضری کے مطابق کام پر گزرے گھنٹے، درج کیے گئے گھنٹے، اور وہ کام کے دن دکھاتا ہے جن میں کچھ درج نہیں ہوا۔ جنہوں نے ہر دن اپنے گھنٹے درج کیے وہ فہرست میں نہیں آتے۔ دن چنیں یا اسے بند کریں: سیٹنگز، وقت کا اندراج میں، انہیں پچھلے ہفتے کا ہفتہ وار خلاصہ بھی بھیجیں کے ساتھ۔ میری پروفائل میں میری ٹیم کے وقت کا صبح کا خلاصہ دونوں ای میلز روک دیتا ہے۔

ترتیبات

ایڈمنسٹریٹر سیٹنگز، وقت کا اندراج میں چنتے ہیں:

• کیا سب اپنا کام کا دن بند کرتے ہیں، اور روزانہ کم از کم گھنٹے؛
• ایک دن میں کوئی بھی زیادہ سے زیادہ کتنے گھنٹے درج کر سکتا ہے: ایک دن میں کسی شخص کے تمام اندراجات ملا کر۔ کوئی بھی اس سے زیادہ درج نہیں کر سکتا، مینیجر بھی نہیں؛ ٹائمر، ٹائم شیٹ اور وقت درج کریں بتاتے ہیں کہ کتنی گنجائش باقی ہے۔ خالی کا مطلب کوئی حد نہیں؛
• دن ختم ہونے کے اتنے دن بعد اسے مقفل کریں: اس کے بعد صرف وہی اسے بدل سکتا ہے جسے مقفل دن بدلنے کا حق ہو، اور ہر تبدیلی آڈٹ لاگ میں لکھی جاتی ہے؛
• کیا ہر اندراج پر نوٹ ضروری ہے، 5 یا 15 منٹ تک راؤنڈ کرنا، اور کیا نئے اندراج قابلِ بل ہیں؛
• دن کے آخر کی یاد دہانی اور کام کا دن کب ختم ہوتا ہے، اور صبح کی ای میل کا وقت؛
• ہر ٹیم کے لیے صبح کی ای میل اور کس کو ملے، اور کون سے کردار وقت کا اندراج کھول سکتے ہیں۔

ڈیش بورڈ

میرے ڈیش بورڈ میں تیار وقت کا اندراج ڈیش بورڈ اور وقت کے اندراج کی پابندی کا ذریعہ آپ کے زیرِ نگرانی لوگوں کے درج اور کم گھنٹے، بند دن اور بغیر اندراج کے دن دکھاتے ہیں۔