جواب دینے کے وقت کے اہداف مقرر کریں

جواب دینے کے وقت کا ہدف (جسے اکثر SLA، یعنی "سروس لیول ایگریمنٹ" کہتے ہیں) ایک وعدہ ہے جیسے "ہم فوری ٹکٹوں کا جواب 2 گھنٹے کے اندر دیتے ہیں"۔ Kaam360 دکھاتا ہے کہ ہر ٹکٹ کب واجب ہے اور جب تاخیر ہو جائے تو آپ کو خبردار کرتا ہے۔

اہداف مقرر کریں

1. سیٹنگز کھولیں اور سپورٹ اہداف چنیں۔ آپ ای میل سے ٹکٹ کے صفحے کے اوپر ایک لنک کے ذریعے بھی یہاں پہنچ سکتے ہیں۔ آپ کو سپورٹ سنبھالنے کی اجازت چاہیے۔
2. ہر ترجیح (فوری، زیادہ، عام، کم) کے لیے پہلا جواب (گھنٹوں کے اندر) اور حل (گھنٹوں کے اندر) کے گھنٹوں کی تعداد ٹائپ کریں۔
3. اگر آپ انتباہ چاہتے ہیں تو جب کوئی ٹکٹ ہدف سے گزر جائے تو اس کے ذمہ دار کو ای میل کریں پر نشان لگائیں۔ شخص کو ہر ٹکٹ کے لیے ایک بار ای میل ہوتی ہے۔
4. مزید مطلع کریں (بالا افسر) میں کسی مینیجر کو چنیں جسے بھی بتایا جائے، یا کوئی نہیں رہنے دیں۔
5. فی ٹکٹ معمول کا کام (گھنٹے) میں لکھیں کہ ہر ترجیح کا ایک ٹکٹ عام طور پر کتنے گھنٹے کا کام لیتا ہے۔ معیاری قدریں کم 0.5، عام 1، زیادہ 2 اور فوری 3 ہیں۔
6. ہدف چُوکنے سے پہلے خبردار کریں (کام کے گھنٹے، 0 = بند) میں لکھیں کہ ہدف سے کتنا پہلے ٹکٹ کے ذمہ دار کو خبردار کیا جائے، مثلاً 2۔ انہیں ایک بار ای میل ملتی ہے، جب ابھی وقت باقی ہو۔
7. محفوظ کریں دبائیں۔

معمول کا کام اس شخص کے دن میں شمار ہوتا ہے جسے ٹکٹ دیا گیا ہے، شیڈول اور گنجائش میں، اس دن جب وہ واجب ہو۔ کسی ٹکٹ کے اپنے گھنٹے اور اپنی آخری تاریخ ہو سکتی ہے، جو ٹکٹ میں حیثیت اور ذمہ دار کے نیچے مقرر کی جاتی ہیں۔

تجویز کردہ قدروں پر واپس جانے کے لیے معیاری اہداف استعمال کریں دبائیں۔ اس کے بعد محفوظ کریں دبانا یاد رکھیں۔

مخصوص گاہکوں کے اہداف

کچھ گاہکوں کا اپنا وعدہ ہوتا ہے، مثلاً ان کے معاہدے میں لکھا ہوا زیادہ تیز پہلا جواب۔

1. سپورٹ اہداف صفحے پر، مخصوص گاہکوں کے اہداف کے نیچے گاہک شامل کریں دبائیں۔
2. گاہک چنیں اور ہر ترجیح کے گھنٹے لکھیں۔
3. گاہک کے اہداف محفوظ کریں دبائیں۔

پھر اس گاہک اور اس کی شاخوں کے ٹکٹ معیاری گھنٹوں کی بجائے یہی گھنٹے استعمال کرتے ہیں: آخری وقت، انتباہات، تاخیر والے ٹکٹوں اور رپورٹس کے لیے۔ ٹکٹ پر لکھا آتا ہے "اس گاہک کے اپنے سپورٹ اہداف ہیں۔" انہیں بدلنے کے لیے پنسل دبائیں، یا معیاری اہداف پر واپس جانے کے لیے کوڑے دان دبائیں۔

آپ کو اہداف کہاں نظر آتے ہیں

• ٹکٹ کی فہرست میں پہلا جواب کالم "due in" یا "late by" دکھاتا ہے۔
• ٹکٹ کے اندر تفصیلات کے خانے میں پہلے جواب کی مقررہ تاریخ اور حل کی آخری تاریخ نظر آتے ہیں۔
• شیڈول پر، جس ٹکٹ کی اپنی آخری تاریخ نہ ہو وہ اپنے حل کی آخری تاریخ والے دن ہوتا ہے، جس پر SLA کی آخری تاریخ لکھا ہوتا ہے؛ جو کسی ہدف سے آگے نکل گیا ہو اس پر SLA کی خلاف ورزی لکھا ہوتا ہے۔
• سپورٹ رپورٹس میں پہلا جواب ہدف کے اندر اور ہدف کے اندر حل کے کارڈ دکھاتے ہیں کہ آپ نے اپنا وعدہ کتنی بار نبھایا۔ دیکھیں سپورٹ رپورٹس پڑھیں۔

اگر کچھ غلط ہو جائے

• ٹکٹ پر کوئی مقررہ وقت نظر نہیں آتا: ہو سکتا ہے اہداف ابھی محفوظ نہ ہوئے ہوں، یا ٹکٹ آپ کے انہیں مقرر کرنے سے پہلے بنا تھا۔