CRM رپورٹس چلائیں اور بنائیں

CRM رپورٹس لیڈز، ڈیلز، سرگرمیوں اور کوٹیشنز کے بارے میں تیار رپورٹس کی لائبریری ہے، ساتھ وہ رپورٹس جو آپ خود بناتے ہیں۔ ہر ایک ایک فہرست یا خلاصہ ہے جسے آپ مدت اور اپنی مرضی کی کسی بھی چیز سے محدود کر سکتے ہیں، اور Excel کے لیے ڈاؤن لوڈ کر سکتے ہیں۔ جن کے کردار کو اجازت ہو، انہیں پروجیکٹس اور مالیات کے فولڈرز میں فی پروجیکٹ وقت، فی گاہک وقت (گھنٹے، بل کے قابل اور ناقابل)، خطرات کا رجسٹر (ہر پروجیکٹ کا خطرہ اس کے ذمہ دار، اثر اور حالت کے ساتھ) اور نقدی بہاؤ کا گوشوارہ (مہینہ بہ مہینہ آنے والی رقم بمقابلہ جانے والی رقم) بھی ملتے ہیں۔

رپورٹ کھولیں

1. CRM سیکشن میں CRM رپورٹس کھولیں۔
2. بائیں طرف کوئی فولڈر چنیں (لیڈز، ڈیلز، سرگرمیاں، کوٹیشنز، پروجیکٹس، مالیات یا میری رپورٹس) یا رپورٹس تلاش کریں میں لکھیں۔
3. رپورٹ کھولنے کے لیے اسے دبائیں۔ مثال کے طور پر ماخذ کے لحاظ سے لیڈز دکھاتی ہے کہ ہر ماخذ نے کتنی لیڈز دیں اور کتنی گاہک بنیں، اور جیتی ہوئی ڈیلز وہ ڈیلز بتاتی ہے جو آپ نے جیتیں۔

جو آپ دیکھتے ہیں اسے بدلیں

1. چنیں کون سی تاریخ دیکھنی ہے (مثلاً تخلیق کی تاریخ یا بند ہوا) اور مدت: آج، گزشتہ کل، اس ہفتے، پچھلا ہفتہ، اس ماہ، پچھلا مہینہ، اس سہ ماہی، پچھلی سہ ماہی، اس سال، پچھلا سال، پچھلے 7 دن، پچھلے 30 دن، پچھلے 90 دن، اگلے 7 دن، اگلے 30 دن، تمام وقت یا تاریخیں چنیں۔
2. فلٹر شامل کریں… دبائیں، فیلڈ اور شرط چنیں (ہے، شامل ہے، سے بڑا ہے وغیرہ)، قدر لکھیں یا چنیں اور شامل کریں دبائیں۔ فلٹر ہٹانے کے لیے اس کا × دبائیں۔
3. کالم کے عنوان کو دبا کر اس کے لحاظ سے ترتیب دیں۔ پہلے کالم کا نام اس لیڈ، ڈیل، سرگرمی یا کوٹیشن کو کھولتا ہے۔
4. جو آپ دیکھ رہے ہیں بالکل وہی ڈاؤن لوڈ کرنے کے لیے ایکسل میں ایکسپورٹ کریں دبائیں۔

اپنی رپورٹ بنائیں

1. نئی رپورٹ دبائیں۔
2. 1. نام رکھیں کے تحت نام لکھیں۔ اگر CRM دیکھنے والا ہر شخص اسے چلا سکتا ہے تو خانے پر نشان لگائیں۔ دوسرے مشترکہ رپورٹ چلا سکتے ہیں مگر اسے صرف آپ بدل سکتے ہیں۔
3. 2. یہ کس کے بارے میں ہے؟ کے تحت لیڈز، ڈیلز، سرگرمیاں یا کوٹیشنز چنیں، یا کوئی اور ریکارڈ جو آپ کا کردار دیکھ سکتا ہے، جیسے کام، پروجیکٹس، درج وقت، انوائسز، ٹکٹ، پروجیکٹ کے خطرات یا آمد و خرچ۔ یہ وہی قسمیں ہیں جو شیڈول شدہ ای میل بھیج سکتی ہے۔
4. 3. یہ کیسی دکھنی چاہیے؟ کے تحت ریکارڈز کی فہرست چنیں اور کالم چن کر ترتیب دیں، یا ایک خلاصہ چنیں اور گروپ بلحاظ چنیں، مثلاً ذمہ دار یا مہینے کے لحاظ سے۔ ہر گروپ کی گنتی ہوتی ہے۔ مزید کے لیے کالم شامل کریں دبائیں: مجموعہ، اوسط، گنتی جہاں یا حصہ (%) جہاں۔
5. 4. کون سے ریکارڈز؟ کے تحت تاریخ، مدت اور فلٹر چنیں۔
6. 5. کس ترتیب میں؟ کے تحت ترتیب چنیں، پیش منظر دیکھیں اور رپورٹ محفوظ کریں دبائیں۔

آپ کی رپورٹ میری رپورٹس میں ہے۔ اسے کھولیں اور بدلنے کے لیے رپورٹ میں ترمیم کریں دبائیں۔ کسی بھی تیار رپورٹ پر میری رپورٹ کے طور پر محفوظ کریں دبا کر اسی سے آغاز کر سکتے ہیں۔

اگر کچھ غلط ہو جائے

• رپورٹ میں کچھ نہیں دکھتا: تمام وقت آزمائیں یا کوئی فلٹر ہٹائیں۔
• صرف تازہ ترین 20,000 ریکارڈز دیکھے جاتے ہیں۔ پرانے دیکھنے کے لیے چھوٹی مدت چنیں۔
• آپ کو CRM رپورٹس نظر نہیں آتیں: آپ کے رول میں CRM شامل نہیں ہو سکتا۔ اپنے ورک اسپیس مالک سے پوچھیں۔
• آپ صرف اپنی بنائی ہوئی رپورٹس حذف کر سکتے ہیں۔ رپورٹ پر کوڑے دان کا آئیکن دبائیں اور تصدیق کریں۔
• نقدی بہاؤ کا گوشوارہ اس رقم کو گنتا ہے جو واقعی آئی گئی: گاہکوں کی ادائیگیاں (جیسے مالک کا جائزہ انہیں گنتا ہے)، سپلائرز کو ادائیگیاں اس دن جب وہ ادا کی گئیں، اور اخراجات اس دن جب وہ واپس ادا کیے گئے۔ یہ پیشگوئی نہیں ہے: آنے والے ہفتوں میں متوقع رقم کے لیے نقد بہاؤ کی پیش گوئی کھولیں۔

خلاصے کو کالموں میں تقسیم کریں اور رپورٹ شیڈول پر ای میل کریں

• کالموں میں تقسیم بلحاظ: رپورٹ بلڈر میں گروپ بلحاظ چننے کے بعد دوسرا فیلڈ چنیں۔ رپورٹ ایک جدول بن جاتی ہے جس میں پہلے فیلڈ کی ہر قدر کی ایک قطار، دوسرے کی ہر قدر کا ایک کالم، ہر خانے میں پہلا عدد اور مجموعے ہوتے ہیں (مثلاً مالک کے لحاظ سے جیتی گئی ڈیلز، ہر ماہ کا ایک کالم)۔ تقسیم میں باقی اعداد چھوڑ دیے جاتے ہیں۔
• شیڈول پر ای میل کریں: کوئی بھی رپورٹ کھولیں اور شیڈول پر ای میل کریں دبائیں۔ ہر روز، ہر ہفتے یا ہر ماہ چنیں، ایک سے دس ای میل پتے لکھیں اور بھیجنا شروع کریں دبائیں۔ رپورٹ صبح 08:00 بجے سے ای میل میں جدول اور منسلک اسپریڈشیٹ کے ساتھ جاتی ہے، اسی مدت اور فلٹرز کے ساتھ جو ترتیب دیتے وقت تھے۔ رپورٹس کے صفحے پر طے شدہ ای میلز دبا کر سب دیکھیں، کوئی ابھی بھیجیں، روکیں یا حذف کریں۔ رپورٹس جس بھی قسم کا ریکارڈ پڑھ سکتی ہیں (ڈیلز، لیڈز، ٹاسکس، پروجیکٹس، انوائسز، سپورٹ ٹکٹس، گھنٹے اور مزید)، اس کی رپورٹ شیڈول کی جا سکتی ہے، اگر آپ اس قسم کا ریکارڈ دیکھ سکتے ہیں۔ رپورٹ ہمیشہ ترتیب دینے والے شخص کے طور پر بنتی ہے، اس لیے اس میں صرف وہی ہوتا ہے جو وہ دیکھ سکتا ہے۔ یہ اپنے دن زیادہ سے زیادہ ایک بار جاتی ہے: اگر کچھ غلط ہو جائے تو وجہ طے شدہ ای میلز میں دکھائی جاتی ہے اور یہ دو بار بھیجنے کے بجائے اپنے اگلے دن کا انتظار کرتی ہے۔ ہر شخص کو ای میل کے الفاظ، کالموں کے نام، تاریخیں اور رقمیں اپنی زبان میں ملتی ہیں (منسلک اسپریڈشیٹ ویسی ہی رہتی ہے جیسی رپورٹ دکھاتی ہے)۔ اگر ترتیب دینے والا چلا جائے یا یہ رپورٹس نہ دیکھ سکے تو یہ بند ہو جاتی ہے۔

خلاصہ رپورٹس کے چارٹ (پٹیاں، یا تاریخوں کے لیے کالم) پہلے سے موجود تھے۔ کالموں میں تقسیم شدہ رپورٹ جدول کی صورت میں دکھائی جاتی ہے۔

پروڈکٹ کے لحاظ سے فروخت، جیت/ہار اور کوٹیشن کی تبدیلی

• پروڈکٹس فولڈر میں پروڈکٹ کے لحاظ سے فروخت، زمرے کے لحاظ سے فروخت، مہینے کے لحاظ سے پروڈکٹ کی فروخت اور انوائس شدہ پروڈکٹس ہیں۔ یہ جاری کی گئی انوائسز کی لائنیں گنتی ہیں (ڈرافٹ یا منسوخ شدہ نہیں): مقدار، اور ٹیکس سے پہلے کی آمدنی، آپ کی ڈسپلے کرنسی میں۔ کوئی لائن کسی آئٹم میں تب گنی جاتی ہے جب وہ انوائس پر یا اس کے سیلز آرڈر پر پروڈکٹس سے چنی گئی ہو؛ ہاتھ سے لکھی لائنیں مقرر نہیں کے طور پر دکھتی ہیں۔ جاری شدہ کریڈٹ نوٹس اپنی تاریخ پر منہا کیے جاتے ہیں: ان کی لائنیں کریڈٹ نوٹ کے طور پر، منفی مقدار اور آمدنی کے ساتھ، اس انوائس لائن کے آئٹم کے تحت دکھتی ہیں جسے وہ واپس لیتے ہیں۔ اس فولڈر کے لیے آپ کو انوائسز دیکھنے کا اختیار چاہیے۔
• ڈیلز فولڈر میں مہینے کے لحاظ سے جیت/ہار اور ذمہ دار کے لحاظ سے جیت/ہار مدت میں بند ہونے والی ڈیلز دکھاتے ہیں: جیتی، ہاری، جیتنے کی شرح اور ہر ایک کی مالیت۔ ڈیلز کیوں ہاری گئیں ہاری ہوئی ڈیلز کو بتائی گئی وجہ کے لحاظ سے گروپ کرتا ہے۔
• کوٹیشنز فولڈر میں مہینے کے لحاظ سے کوٹیشن کی تبدیلی اور ذمہ دار کے لحاظ سے کوٹیشن کی تبدیلی بھیجی گئی کوٹیشنز دکھاتے ہیں (ہر وہ جو ڈرافٹ نہیں): قبول شدہ، مسترد شدہ، تبدیلی کی شرح اور قبول ہونے تک اوسط دن، جو کوٹیشن کی تاریخ سے قبول ہونے کے دن تک گنے جاتے ہیں۔ اس رپورٹ کے آنے سے پہلے جن کوٹیشنز کا جواب آیا ان کی جواب کی تاریخ نہیں، اس لیے وہ اوسط میں شامل نہیں ہوتیں۔
• اپنی رپورٹ بنانے کے لیے نئی رپورٹ میں 2. یہ کس کے بارے میں ہے؟ کے تحت انوائس کی لائنیں چنیں۔