گاہکوں کو آن لائن آپ کے ساتھ میٹنگ بک کرنے دیں

بکنگ صفحہ گاہکوں کو Calendly کی طرح آپ سے ملنے کا وقت چننے دیتا ہے۔ وہ صرف وہ اوقات دیکھتے ہیں جب آپ واقعی فارغ ہوں، اور اپنے ٹائم زون میں۔ بکنگ کرنے پر میٹنگ آپ کے CRM کیلنڈر میں آ جاتی ہے، اس شخص کو کسی لیڈ، رابطے یا گاہک سے ملایا جاتا ہے (یا نئی لیڈ کے طور پر شامل کیا جاتا ہے)، اور آپ دونوں کو ای میل ملتی ہے۔

شروع کرنے سے پہلے

• آپ کے کردار کو آن لائن بکنگ استعمال کریں کا اختیار چاہیے (اور ٹیم میٹنگز کے لیے ٹیم کے بکنگ صفحات کا انتظام)۔ ایڈمنسٹریٹر سیٹنگز > کردار اور اختیارات میں اختیارات دیتا ہے۔
• کیلنڈر اور ای میل سنک میں اپنا Google یا Outlook کیلنڈر جوڑیں (اوپر دائیں اپنے نام پر دبائیں)۔ پھر وہاں جن اوقات میں آپ مصروف ہوں وہ کبھی پیش نہیں ہوتے، اور بک شدہ میٹنگز اس کیلنڈر میں بھی آ جاتی ہیں۔

اپنی پہلی میٹنگ کی قسم بنائیں

1. مینو میں CRM کھولیں اور بکنگ صفحات منتخب کریں۔
2. میٹنگ کی نئی قسم دبائیں۔
3. اسے نام دیں، مثلاً "30 منٹ کی تعارفی کال"۔ پتا نام سے خود بن جاتا ہے۔
4. دورانیہ اور جگہ میں ایک یا زیادہ دورانیے چنیں۔ کئی ہوں تو وزیٹر ایک چنتا ہے۔ کہاں چنیں: بالمشافہ (پتا لکھیں)، فون کال (وزیٹر اپنا نمبر دیتا ہے)، ویڈیو کال (اپنا Google Meet، Teams یا Zoom لنک پیسٹ کریں) یا کوئی اور جگہ۔
5. کب بکنگ کی جا سکتی ہے میں دنوں پر نشان لگائیں اور ہر دن کے اوقات طے کریں۔ دوسرے وقفے کے لیے اوقات شامل کریں دبائیں، مثلاً دوپہر کے کھانے کے بعد 14:00–17:00۔ ان اوقات کا ٹائم زون چنیں۔
6. ہفتہ وار چھٹیاں، عام تعطیلات اور منظور شدہ چھٹی شامل نہ کریں پر نشان رہنے دیں تاکہ کوئی آپ کو تعطیل یا چھٹی کے دوران بک نہ کرے۔
7. مختلف اوقات والے دن میں دن شامل کریں دبائیں، اس دن کے لیے جب آپ موجود نہ ہوں (بند) یا جس دن اوقات مختلف ہوں۔
8. حدود میں ہر میٹنگ سے پہلے خالی وقت اور بعد میں خالی وقت، کم از کم پیشگی اطلاع ("دس منٹ بعد" کی بکنگ نہیں)، کتنے دن پہلے تک بکنگ ہو سکتی ہے، اور روزانہ زیادہ سے زیادہ میٹنگز طے کریں۔
9. پوچھے جانے والے سوالات میں کچھ پوچھنے کے لیے سوال شامل کریں دبائیں، مثلاً "آپ کس بارے میں بات کرنا چاہیں گے؟"۔ نام اور ای میل ہمیشہ پوچھے جاتے ہیں۔
10. محفوظ کریں دبائیں۔

اپنا صفحہ شیئر کریں

• آپ کے صفحے کا اپنا پتا ہے جو میرا بکنگ صفحہ کے نیچے نظر آتا ہے۔ اسے کاپی کر کے گاہکوں کو بھیجنے یا اپنے ای میل دستخط میں لگانے کے لیے لنک کاپی کریں دبائیں۔
• ہر میٹنگ کی قسم کا بھی اپنا پتا ہے جو اسے سیدھا کھولتا ہے۔
• اسے اپنی ویب سائٹ پر لگانے کے لیے اپنی ویب سائٹ پر لگائیں دبائیں۔ صفحہ اپنی ویب سائٹ کے اندر دکھانے کے لیے فریم کاپی کریں، یا میٹنگ بک کریں کا بٹن لگانے کے لیے بٹن والی لائن کاپی کریں جو اسے ونڈو میں کھولتا ہے۔
• دکھایا جانے والا نام، صفحے کا پتا یا تعارف بدلنے، یا صفحہ بند کرنے کے لیے بکنگ صفحے کی ترتیبات دبائیں۔

گاہک کیا دیکھتا ہے

1. وہ آپ کا صفحہ کھول کر میٹنگ چنتا ہے۔
2. وہ ایک کیلنڈر دیکھتا ہے جس میں وہ دن نمایاں ہیں جن میں ابھی خالی اوقات ہیں، اور چنے ہوئے دن کے خالی اوقات، اپنے ٹائم زون میں (جسے وہ بدل سکتا ہے)۔
3. وہ وقت چن کر اپنا نام، ای میل اور جوابات لکھتا ہے اور بکنگ کی تصدیق کریں دباتا ہے۔
4. اسے تفصیلات، کیلنڈر فائل کی صورت میں میٹنگ، اور وقت بدلیں یا منسوخ کریں کے لیے ذاتی لنک کے ساتھ ای میل ملتی ہے۔ میٹنگ سے پہلے اسے یاد دہانیاں ملتی ہیں (کب، یہ وزیٹر کو یاد دہانی ای میلز میں چنیں)۔
5. صفحہ ہر اس زبان میں پڑھا جا سکتا ہے جو Kaam360 بولتا ہے: صفحے کے نیچے کے لنک زبان بدلتے ہیں۔

ٹیکسٹ میسج سے یاد دہانیاں

اگر وزیٹر رضامند ہوں تو وہ اپنی یاد دہانیاں ایس ایم ایس یا واٹس ایپ پر بھی لے سکتے ہیں۔ پہلے مارکیٹنگ > ایس ایم ایس اور واٹس ایپ > ترتیب دیں میں ایس ایم ایس یا واٹس ایپ اکاؤنٹ جوڑیں۔ دیکھیں ایس ایم ایس اور واٹس ایپ مہمات۔

1. میٹنگ کی قسم کھولیں اور یاد دہانیاں ٹیکسٹ میسج سے بھی پیش کریں (ایس ایم ایس یا واٹس ایپ) پر نشان لگائیں۔
2. بھیجنے کا ذریعہ میں ایس ایم ایس رہنے دیں، یا منظور شدہ واٹس ایپ ٹیمپلیٹ چنیں۔ واٹس ایپ ٹیمپلیٹ {{1}} میں وزیٹر کا نام، {{2}} میں میٹنگ، {{3}} میں تاریخ اور وقت اور {{4}} میں جگہ بھرتا ہے۔
3. محفوظ کریں دبائیں۔

پھر بکنگ صفحے پر وزیٹر کو ٹیکسٹ یاد دہانیوں کی رضامندی کے لیے الگ خانہ نظر آتا ہے اور وہ اپنا یاد دہانیوں کے لیے موبائل نمبر لکھتا ہے۔ اس کی رضامندی اس کی رضامندی کی تاریخ میں محفوظ رہتی ہے۔ یاد دہانیاں یاد دہانی ای میلز والے اوقات پر جاتی ہیں، مگر اس نمبر کے خاموش اوقات میں کبھی نہیں، STOP جواب دینے والے یا رابطہ نہ کرنے کی فہرست والے کو کبھی نہیں، اور سینڈ باکس سے کبھی نہیں۔ خانے پر نشان کے بغیر کوئی ٹیکسٹ نہیں جاتا۔

وہ اوقات جو کبھی پیش نہیں ہوتے

کوئی وقت صرف تب پیش ہوتا ہے جب میٹنگ، اپنے پہلے اور بعد کے خالی وقت سمیت، کسی ایسی چیز سے نہ ٹکرائے جس میں آپ مصروف ہوں: آپ کی CRM میٹنگز اور کالز، وہ پروجیکٹ میٹنگز جن میں آپ شریک ہوں، آپ کے دن کا منصوبہ کے بلاک، آپ کے جڑے ہوئے Google یا Outlook کیلنڈر کے ایونٹس، اور آپ کے ساتھ پہلے سے بک میٹنگز۔ اگر دو لوگ ایک ہی وقت ایک ساتھ بک کرنے کی کوشش کریں تو صرف ایک کو ملتا ہے؛ دوسرے سے کوئی اور وقت چننے کو کہا جاتا ہے۔

ہر بکنگ پہلے قبول کریں

میٹنگ کی قسم پر میں ہر بکنگ پہلے قبول کروں گا پر نشان لگائیں۔ پھر بکنگ آپ کا انتظار کرتی ہے اور اس دوران اس کا وقت روکا رہتا ہے۔ آپ کو گھنٹی، ان باکس اور ای میل سے پتا چلتا ہے۔ بکنگز کھولیں اور قبول کریں یا مسترد کریں دبائیں (آپ وجہ لکھ سکتے ہیں؛ گاہک کو بتایا جاتا ہے)۔

ادائیگی مانگیں

اگر آپ کے ادارے نے سیٹنگز > آن لائن ادائیگیاں میں Stripe جوڑا ہے تو میٹنگ کی قسم پر قیمت اور کرنسی لکھیں۔ گاہک بکنگ کے وقت Stripe کے صفحے پر ادائیگی کرتا ہے؛ ادائیگی کے دوران وقت 30 منٹ کے لیے روکا رہتا ہے، اور ادائیگی آنے پر بکنگ کی تصدیق ہو جاتی ہے۔ اگر آپ ادا شدہ میٹنگ منسوخ کریں تو رقم اپنے Stripe اکاؤنٹ سے واپس کریں۔ سینڈ باکس کبھی اصل ادائیگیاں نہیں لیتا۔

ٹیم کے ساتھ میٹنگز

جو لوگ ٹیم کے بکنگ صفحات کا انتظام کر سکتے ہیں وہ ادارے کا ٹیم کا بکنگ صفحہ بھی دیکھتے ہیں۔ ٹیم میٹنگ کی نئی قسم دبائیں اور میٹنگز کون لے گا میں چنیں:

• باری باری: چنے گئے لوگوں میں جو فارغ ہو وہ میٹنگ لیتا ہے۔ باریاں منصفانہ بانٹی جاتی ہیں: جس کی حال ہی میں ایسی میٹنگز سب سے کم ہوں وہ پہلے۔
• سب ایک ساتھ: صرف وہ اوقات پیش ہوتے ہیں جب تمام چنے گئے لوگ فارغ ہوں، اور میٹنگ ہر ایک کے کیلنڈر میں جاتی ہے۔

آپ کی بکنگز

1. CRM > بکنگز کھولیں۔
2. آنے والا، جواب کا انتظار، گزشتہ، نہیں آئے یا منسوخ چنیں۔
3. جوابات، فون نمبر اور بکنگ کا وقت دیکھنے کے لیے نام پر دبائیں۔
4. بٹنوں سے CRM میٹنگ یا لیڈ کھولیں، میٹنگ منسوخ کریں (گاہک کو بتایا جاتا ہے)، یا میٹنگ کے بعد نشان لگائیں کہ وہ شخص نہیں آئے۔ جو میٹنگ ابھی شروع نہیں ہوئی اس کا وقت بدلنے کے لیے کسی اور وقت پر منتقل کریں دبائیں، ایک دن اور خالی وقت چنیں اور میٹنگ منتقل کریں دبائیں: صرف وہی وقت دکھائے جاتے ہیں جب وہی لوگ فارغ ہوں، انہی اصولوں سے جن سے وزیٹر خود وقت بدلیں استعمال کرتا ہے، اور وزیٹر کو نئے وقت اور کیلنڈر فائل کے ساتھ ای میل جاتی ہے۔
5. ٹیم کے بکنگ صفحات کے انتظام کے اختیار کے ساتھ پوری ٹیم کی بکنگز دیکھنے کے لیے سب کی بکنگز پر نشان لگائیں۔

جاننا مفید ہے

• نئے لوگ صرف تب لیڈ کے طور پر شامل ہوتے ہیں جب کسی لیڈ، رابطے یا گاہک کا وہی ای میل نہ ہو۔ انہیں کبھی شامل نہ کرنے کے لیے نئے وزیٹرز کو لیڈ کے طور پر شامل کریں سے نشان ہٹا دیں۔
• انہیں ای میل بھیجنے کی اجازت مانگنے کے لیے نشان لگانے کے لیے رضامندی میں ایک جملہ لکھیں (مثلاً اپنے نیوز لیٹر کے بارے میں)؛ انہوں نے جس بات پر رضامندی دی وہ رضامندی کی تاریخ میں محفوظ رہتی ہے۔
• بکنگ صفحات اور میٹنگ کی اقسام میں تبدیلیاں، اور وہ بکنگز جو آپ منسوخ یا مسترد کریں، سرگرمی کا لاگ میں لکھی جاتی ہیں۔
• بکنگ صفحات سیٹنگز > برانڈنگ سے آپ کے ادارے کی شکل اپناتے ہیں، اور سیٹنگز > اپنا ویب ایڈریس والے آپ کے اپنے ویب ایڈریس پر بھی چلتے ہیں (وہاں صرف آپ کے اپنے صفحات دکھائے جاتے ہیں)۔