معاہدے اور ان کی تجدید کی تاریخیں سنبھالیں

معاہدہ گاہک کے ساتھ دستخط شدہ سمجھوتہ ہوتا ہے۔ معاہدے میں آپ کی پوری ٹیم ہر سمجھوتے اور اس کی دستخط شدہ کاپیوں کو ایک ہی جگہ کھول سکتی ہے، اس لیے کوئی چیز کسی ایک شخص کی ای میل میں پڑی نہیں رہتی۔

معاہدہ بنائیں

1. معاہدے کھولیں اور نیا معاہدہ دبائیں۔ یا جیتی ہوئی ڈیل یا منظور شدہ کوٹیشن پر معاہدہ بنائیں دبائیں۔
2. ایک عنوان ٹائپ کریں۔
3. گاہک چنیں، یا ڈیل (اختیاری) چنیں اور گاہک اسی سے لے لیا جائے گا۔ معاہدے کے لیے ڈیل یا کوٹیشن ضروری نہیں۔
4. اگر معاہدہ کسی کوٹیشن پر مبنی ہے تو کوٹیشن (اختیاری) چنیں۔ اس کی ادائیگی کی شرائط معاہدے میں نقل ہو جاتی ہیں۔
5. معاہدے کی رقم اور کرنسی ٹائپ کریں، اور ذمہ دار چنیں۔
6. ادائیگی کی شرائط دیکھیں۔ یہ وہ قسطیں ہیں جو گاہک ادا کرے گا، مثلاً پیشگی اور آخری ادائیگی۔ اگر آپ نے کوٹیشن چنی ہے تو یہ اسی سے معاہدے کی رقم کے مطابق نقل ہوتی ہیں، اور آپ اس معاہدے کے لیے کوئی بھی بدل سکتے ہیں۔ کوٹیشن نہ ہو تو انہیں خود + قسط شامل کریں یا کسی فوری بھرائی والے بٹن سے شامل کریں۔ ہر قسط فیصد یا رقم ہو سکتی ہے، اور سب مل کر معاہدے کی رقم کے برابر ہونی چاہییں۔
7. شروع کی تاریخ اور اختتامی تاریخ مقرر کریں۔ اختتامی تاریخ آپ کے لیے تجدید کی یاد دہانی ہے۔
8. خاص شقیں، تجدید کی شرائط اور جرمانے نوٹس میں لکھیں۔
9. فائلیں میں دستخط شدہ کاپی، ضمیمے یا اسکین منسلک کریں (ہر ایک زیادہ سے زیادہ 25 MB)۔ محفوظ کریں۔

اسے حالتوں سے گزاریں

معاہدہ کھولیں۔ بٹن آپ کو اسے آگے بڑھانے دیتے ہیں: دستخط کے لیے بھیجا گیا، زیرِ جائزہ، دستخط شدہ لکھیں، معاہدہ منسوخ کریں، مسودے پر واپس اور میعاد ختم لکھیں۔ معاہدے پر آن لائن دستخط کروانے کے لیے ای دستخط کے لیے بھیجیں دبائیں۔ دیکھیں کوئی بھی دستاویز ای دستخط کے لیے بھیجیں۔ مسودے پر واپس صرف اس منسوخ یا میعاد ختم معاہدے پر نظر آتا ہے جو کبھی پروجیکٹ نہیں بنا۔

جب معاہدے پر دستخط ہو جائیں تو Kaam360 رقم اور کوٹیشن کی ادائیگی کی شرائط کے مطابق آپ کے لیے پروجیکٹ اور اس کا ادائیگیوں کا شیڈول بنا دیتا ہے۔ ادائیگیاں درج کریں اور ان کا پیچھا کریں میں دیکھ لیں کہ وہ ٹھیک نظر آ رہے ہیں۔

معاہدہ ختم ہونے سے پہلے یاد دہانیاں

دستخط شدہ معاہدے کی اختتامی تاریخ سے 30 دن پہلے اور پھر 7 دن پہلے معاہدے کے ذمہ دار کو اطلاعات میں اور ای میل سے (اگر وہ کام کی ای میلز لیتا ہے) یاد دہانی ملتی ہے۔ اختتامی تاریخ کے اگلے دن Kaam360 خود معاہدے کو میعاد ختم لکھ دیتا ہے اور ذمہ دار کو بتا دیتا ہے۔ اگر معاہدہ ختم ہونے سے پہلے تجدید ہو جائے تو اس کی اختتامی تاریخ بدل دیں: نئی تاریخ کے لیے یاد دہانیاں پھر سے شروع ہو جاتی ہیں۔ کسی دستخط شدہ یا میعاد ختم شدہ معاہدے کو اگلی مدت میں جاری رکھنے کے لیے تجدید کریں دبائیں (نیچے دیکھیں)۔

معاہدے کی تجدید

جب گاہک اختتامی تاریخ کے بعد بھی کام جاری رکھے تو معاہدہ کھولیں، تجدید کریں دبائیں اور تصدیق کریں۔ Kaam360 اگلی مدت کے لیے ایک نیا مسودہ معاہدہ بناتا ہے: یہ اس معاہدے کے ختم ہونے کے اگلے دن شروع ہوتا ہے اور اتنی ہی مدت چلتا ہے (پورے سال کا معاہدہ پورے سال کے لیے تجدید ہوتا ہے)، اسی گاہک، ڈیل، رقم، کرنسی، ذمہ دار، نوٹس اور ادائیگی کی شرائط کے ساتھ۔ پرانا معاہدہ تجدید شدہ کے طور پر نشان زد ہو جاتا ہے۔ نیا مسودہ چیک کریں، اس بار جو مختلف ہے وہ بدلیں، اور معمول کے مطابق دستخط کے لیے بھیجیں۔ دونوں معاہدے اوپر اپنی تاریخ دکھاتے ہیں: نئے پر تجدید کرتا ہے اور پرانے پر تجدید بطور۔ تجدید کے لیے معاہدے کی شروع اور ختم ہونے کی تاریخ ضروری ہے۔

معاہدہ قبل از وقت ختم کرنا

اگر کوئی دستخط شدہ معاہدہ اپنی اختتامی تاریخ سے پہلے رک جائے تو اسے کھولیں اور ختم کریں دبائیں۔ وہ تاریخ چنیں جب یہ ختم ہوتا ہے، وجہ لکھیں، اور دوبارہ ختم کریں دبائیں۔ معاہدہ ختم شدہ کے طور پر نشان زد ہو جاتا ہے، تاریخ اور وجہ اوپر دکھائی دیتی ہیں، اور اختتامی تاریخ کی مزید یاد دہانیاں نہیں بھیجی جاتیں۔ معاہدے کے پروجیکٹ کی بار بار بننے والی انوائسیں اس تاریخ کے بعد کچھ نہیں بناتیں۔ ادائیگیاں کے صفحے پر اقساط تبدیل نہیں ہوتیں: جو آپ وصول نہیں کریں گے انہیں وہاں منسوخ کریں۔

پروجیکٹ کا منصوبہ بنائیں

دستخط شدہ معاہدے پر آپ پلان بنائیں دبا کر کسی تیار منصوبے سے مراحل، کام، تاریخیں اور سنگِ میل بنا سکتے ہیں۔ چنیں کہ اس پر کون کام کرے گا، اور بعد میں جو چاہیں بدل لیں۔

معاہدے سے منصوبہ بنائیں

جس دستخط شدہ معاہدے کا پروجیکٹ خالی ہو، اس پر معاہدے سے منصوبہ ملتا ہے۔ Kaam360 معاہدہ پڑھ کر ایک منصوبہ بناتا ہے، جسے آپ کچھ بھی بنانے سے پہلے جانچتے ہیں۔ یہ AI اسسٹنٹ آن ہونے پر بھی کام کرتا ہے (ایڈمنسٹریٹر اسے سیٹنگز، AI اسسٹنٹ میں آن کرتا ہے) اور اس کے بغیر بھی: تب Kaam360 خود معاہدوں کی عام عبارت تلاش کرتا ہے۔

1. دستخط شدہ معاہدہ کھولیں اور معاہدے سے منصوبہ دبائیں، پھر معاہدہ پڑھیں۔ Kaam360 معاہدے کے نوٹس، کوٹیشن اور ہر منسلک فائل پڑھتا ہے: PDF، Word اور ٹیکسٹ فائلیں، اور ریڈنگ انجن کے ذریعے اسکین شدہ صفحات۔ لمبا معاہدہ حصوں میں پڑھا جاتا ہے تاکہ کچھ نہ چھوٹے۔
2. خلاصہ جانچیں۔ اس میں وہ سب ہے جو معاہدہ کام کے بارے میں کہتا ہے: ڈیلیوریبلز اور ہر ایک کب منظور ہوتا ہے، مراحل، سنگ میل اور تاریخیں، ادائیگی کا شیڈول اور ہر ادائیگی کو کیا واجب کرتا ہے، گاہک کو کیا دینا یا کرنا ہے، سپلائر کی ذمہ داریاں، وارنٹی اور سروس لیولز، جرمانے، تبدیلی کا طریقہ، میٹنگز اور رپورٹس، اہم لوگ، استثنا اور خطرات۔ ہر نکتہ دکھاتا ہے کہ وہ کس شق اور صفحے سے آیا۔ جن نکات کے الفاظ معاہدے میں نہیں ملے ان پر متن میں نہیں ملا: جانچیں لکھا ہوتا ہے، اور جو معاہدہ نہیں کہتا اس پر درج نہیں لکھا ہوتا ہے، اور پیلے خانے میں آپ سے سوال ہوتا ہے۔ جو ضروری ہو درست کریں، ہر ادائیگی کو اس کے ڈیلیوریبلز سے جوڑیں اور خلاصہ محفوظ کریں دبائیں۔
3. منصوبہ بنائیں دبائیں۔ Kaam360 ہر ڈیلیوریبل کو کاموں اور قدموں میں تقسیم کرتا ہے، گھنٹوں، کرداروں اور اس کے ساتھ کہ کون سا کام کس کا انتظار کرتا ہے۔ یہ آغاز کی میٹنگ، گاہک کی ذمہ داریاں ان کاموں سے پہلے جنہیں ان کی ضرورت ہے، ہر ڈیلیوریبل کے لیے جائزے اور منظوری کا قدم، حوالگی، وارنٹی یا سروس کی مدت، اور معاہدے میں مانگی گئی میٹنگز اور رپورٹس شامل کرتا ہے۔ تاریخیں آپ کے کام کے دنوں اور چھٹیوں کے مطابق ہوتی ہیں۔
4. منصوبے کا جائزہ لیں۔ منصوبے کی جانچ وہ سب بتاتی ہے جس پر توجہ چاہیے: بغیر کاموں یا بغیر منظوری کے قدم والے ڈیلیوریبلز، معاہدے کے اختتام یا اس کے سنگ میل کے بعد کی تاریخیں، کسی ڈیلیوریبل سے نہ جڑی ادائیگیاں، فارغ وقت سے زیادہ کام والے لوگ، اور وہ اندازے جو صرف معیاری سائز ہیں۔ ٹائم لائن منصوبہ مرحلہ وار دکھاتی ہے۔ عنوان، کردار، گھنٹے، دن یا انتظار کرتا ہے بدلیں، کام ہٹائیں، یا کسی ڈیلیوریبل پر دوبارہ تقسیم کریں دبائیں، پھر تاریخیں تازہ کریں اور جانچیں دبائیں۔ کون کیا کرتا ہے میں ہر کردار کے لیے ایک شخص چنیں۔
5. پروجیکٹ پلان بنائیں دبائیں۔ Kaam360 مراحل، کام اور ان کے قدم ذیلی کاموں کی صورت میں، ان کے درمیان ربط، سنگ میل (ہر ادائیگی کا ایک)، خطرات، اور میٹنگز اور رپورٹس کے لیے دہرائے جانے والے کام بناتا ہے۔ پروجیکٹ کی ہر ادائیگی بتاتی ہے کہ کون سا مکمل کام اسے واجب کرتا ہے، تاکہ آپ جانیں کہ انوائس کب بنانا ہے۔

ہر کام بتاتا ہے کہ وہ کس ڈیلیوریبل اور معاہدے کی کس شق سے آیا۔ جب منصوبہ معاہدے کی تاریخیں پوری نہ کر سکے تو Kaam360 پہلے کام مختصر کرتا ہے (گاہک کے جائزے کا وقت کبھی نہیں)، اور اوپر کا نوٹ بتاتا ہے کہ کتنا؛ جو تاریخیں پھر بھی رہ جائیں وہ منصوبے کی جانچ میں رہتی ہیں۔ خلاصہ معاہدے پر محفوظ رہتا ہے، تاکہ آپ بعد میں اس پر واپس آ سکیں۔ جب تک آپ پروجیکٹ پلان بنائیں نہ دبائیں کچھ نہیں بنتا، اور منصوبہ صرف ایک بار، خالی پروجیکٹ پر بن سکتا ہے۔

اگر کچھ غلط ہو جائے

• اگر پروجیکٹ میں پہلے سے کام موجود ہوں تو منصوبہ خود بخود نہیں بن سکتا۔
• غلطی سے دستخط شدہ لکھ دیا؟ دستخط شدہ معاہدہ مسودے پر واپس نہیں جا سکتا، کیونکہ دستخط سے اس کا پروجیکٹ اور ادائیگی کا شیڈول پہلے ہی بن چکا ہے۔ میعاد ختم لکھیں استعمال کریں تاکہ یہ جاری شمار نہ ہو، اور اگر کسی کو ضرورت نہ ہو تو بنایا گیا پروجیکٹ حذف کر دیں۔