اہداف اور کلیدی نتائج (OKRs) طے کریں اور ان پر نظر رکھیں

ہدف بتاتا ہے کہ آپ کسی مدت میں کیا حاصل کرنا چاہتے ہیں، مثلاً «اس سہ ماہی اپنے شہر کی سب سے اچھی ریٹنگ والی ایجنسی بننا»۔ دو سے پانچ کلیدی نتائج بتاتے ہیں کہ آپ کو کیسے پتا چلے گا کہ آپ پہنچ گئے، مثلاً «12 نئے گاہک حاصل کرنا» یا «اطمینان اسکور 50 تک پہنچانا»۔ کام کے اس طریقے کو اکثر OKRs (اہداف اور کلیدی نتائج) کہا جاتا ہے۔ بائیں مینو میں اوپر کی طرف اہداف کھولیں۔

اہداف کی تین قسمیں

• کمپنی کے اہداف پوری تنظیم کے لیے ہوتے ہیں۔ انہیں وہ لوگ طے کرتے ہیں جو تمام اہداف سنبھال سکتے ہیں۔
• ٹیم کے اہداف ایک ٹیم کے ہوتے ہیں۔ انہیں ٹیم لیڈ (یا تمام اہداف سنبھالنے والا) طے کرتا ہے۔
• ذاتی اہداف ایک شخص کے ہوتے ہیں۔ ہر کوئی اپنے اہداف طے کر سکتا ہے؛ ٹیم لیڈ اپنی ٹیم کے لوگوں کے لیے بھی۔

ایک ہدف کسی بڑے ہدف کے نیچے ہو سکتا ہے جس میں وہ مدد کرتا ہے (اس کا بالائی ہدف)۔ مل کر یہ اہداف کا درخت بناتے ہیں، تاکہ ہر کوئی دیکھ سکے کہ اس کا کام کمپنی کے اہداف میں کیسے حصہ ڈالتا ہے۔

ہدف طے کریں

1. اہداف کھولیں اور نیا ہدف دبائیں۔ (کسی ہدف کے صفحے پر اس کے نیچے ہدف شامل کریں اس کے نیچے ایک ہدف شروع کرتا ہے۔)
2. ہدف لکھیں، اور چاہیں تو یہ بھی کہ یہ کیوں اہم ہے۔
3. کس کا ہدف میں کمپنی، ٹیم یا ذاتی چنیں، اور ذمہ دار: وہ شخص جو اسے تازہ رکھتا ہے اور یاد دہانیاں پاتا ہے۔
4. مدد کرتا ہے (بالائی ہدف) میں بڑا ہدف چنیں، یا کوئی نہیں: سب سے اوپر کا ہدف رہنے دیں۔
5. مدت میں ایک سہ ماہی، ایک سال یا میری چنی ہوئی تاریخیں چنیں۔
6. اسے کون دیکھ سکتا ہے میں سب، صرف ٹیم (ٹیم کے لوگ) یا نجی (ذمہ دار، اس کے کلیدی نتائج کے ذمہ دار اور تمام اہداف سنبھالنے والے) چنیں۔
7. چیک اِن یاد دہانیاں چنیں: ہر ہفتے (عام طور پر)، ہر دو ہفتے، ہر ماہ یا کوئی یاد دہانی نہیں۔
8. کلیدی نتائج شامل کریں (نیچے دیکھیں) اور ہدف بنائیں دبائیں۔

کلیدی نتائج

ہر کلیدی نتیجہ ابتدائی قدر سے ہدف تک بڑھتا ہے، اور اس کا ایک وزن ہوتا ہے جو بتاتا ہے کہ یہ کتنا گنا جائے۔ پیمائش میں چنیں کہ اس کی قدر کہاں سے آتی ہے:

• ہاتھ سے لکھا: آپ چیک اِن میں قدر خود لکھتے ہیں۔ قسم چنیں: نمبر (ساتھ اکائی (اختیاری) جیسے «گاہک»)، فیصد، رقم (آپ کی بنیادی کرنسی میں) یا ہو گیا یا نہیں ہوا۔
• پروجیکٹ میں مکمل کام: چنے گئے پروجیکٹ کے وہ کام جو ہدف کی مدت میں بند ہوئے۔
• پروجیکٹ % مکمل: پروجیکٹ کے بند کاموں کا حصہ۔
• جیتی گئی ڈیلز کی مالیت اور جیتی گئی ڈیلز کی تعداد: مدت میں جیتی گئی ڈیلز، سب کی، ایک ٹیم کی یا ایک شخص کی (CRM درکار)۔
• سیلز ٹارگٹ حاصل (%): مدت میں جیتا گیا، مدت کے سیلز ٹارگٹ کے مقابلے میں، ٹیم کا یا ایک شخص کا، جیسا کہ اہداف اور کمیشن میں طے ہے (CRM ڈیش بورڈ پر لنک)۔
• حل شدہ سپورٹ ٹکٹ: مدت میں حل یا بند ہونے والے ٹکٹ (سپورٹ ڈیسک درکار)۔
• ادا شدہ انوائسز: مدت میں ادا ہونے والی انوائسز کا کل (فنانس درکار)۔
• گاہک اطمینان اسکور (NPS): مدت میں دیے گئے سروے جوابات کا اسکور۔ دیکھیں گاہکوں سے پوچھیں کہ وہ آپ کی سفارش کرنے کا کتنا امکان رکھتے ہیں (NPS)۔

Kaam360 کے ڈیٹا پر چلنے والے کلیدی نتائج ہر گھنٹے خود اپ ڈیٹ ہوتے ہیں۔ فوراً اپ ڈیٹ کرنے کے لیے ہدف کے صفحے پر ابھی تازہ کریں دبائیں۔ اگر کوئی قدر نہ نکالی جا سکے (مثلاً کوئی سیلز ٹارگٹ طے نہیں)، تو وجہ کلیدی نتیجے کے نیچے لکھی ہوتی ہے۔ آپ صرف وہی ڈیٹا چن سکتے ہیں جو آپ کا کردار دیکھنے دیتا ہے۔

پیش رفت کیسے گنی جاتی ہے

• کلیدی نتیجے کی پیش رفت یہ ہے کہ اس کی قدر شروع سے ہدف کی طرف کتنی بڑھی، 0% سے 100% تک۔ ہدف نیچے کی طرف بھی ہو سکتا ہے، مثلاً «تاخیر سے ادائیگیاں 20 سے 5 تک کم کرنا»۔
• ہدف کی پیش رفت اس کے کلیدی نتائج اور نیچے والے اہداف کی وزنی اوسط ہے۔ ہر نیچے والا ہدف اپنے بالائی ہدف میں وزن کے ساتھ گنا جاتا ہے (1 اتنا ہی ہے جتنا وزن 1 والا کلیدی نتیجہ)۔
• پیش رفت کی پٹی پر باریک نشان دکھاتا ہے کہ اگر کام یکساں رفتار سے چلتا تو ہدف کو اب تک کہاں ہونا چاہیے تھا۔
• جب تک کوئی حالت نہ چنے، حالت پیش رفت کے مطابق رہتی ہے: گزرے وقت سے 10 پوائنٹ تک پیچھے ہو تو درست راستے پر، 25 پوائنٹ تک خطرے میں، اس سے زیادہ راستے سے ہٹا، اور 100% پر مکمل۔

چیک اِن

1. ہدف کھولیں۔ اگر چیک اِن کا وقت ہو تو اوپر ایک نوٹ بتاتا ہے۔
2. چیک اِن میں اپنے ہاتھ سے لکھے کلیدی نتائج کی نئی قدریں لکھیں۔
3. حالت چنیں (یا جیسا ہے ویسا رہنے دیں) اور اپنا اعتماد (1 سے 10): 10 کا مطلب ضرور حاصل ہوگا، 1 بہت کم امکان۔
4. مختصر نوٹ لکھیں: کیا آگے بڑھا، کیا رکاوٹ ہے، آگے کیا ہے۔
5. چیک اِن محفوظ کریں دبائیں۔

ہر چیک اِن، اور ہر وہ قدر جو خود بدلی، تاریخ میں محفوظ رہتی ہے۔ جو بھی ہدف دیکھ سکتا ہے وہ تبصرے میں پیغام چھوڑ سکتا ہے۔

یاد دہانیاں

جب کسی ہدف پر اس کی یاد دہانی کی ترتیب سے زیادہ وقت تک چیک اِن نہ ہو، تو اس کے ذمہ دار کو کام کے دنوں میں دفتری اوقات میں ایک ای میل ملتی ہے جس میں اس کے تمام انتظار کرتے اہداف ہوتے ہیں۔ تمام اہداف سنبھالنے والے اہداف صفحے پر اہداف کی ترتیبات میں یاد دہانیاں بند کر سکتے ہیں اور نئے اہداف کی ابتدائی ترتیب چن سکتے ہیں۔

اہداف صفحے کے منظر

• اہداف کا درخت: ہر ہدف اس ہدف کے نیچے جس میں وہ مدد کرتا ہے۔
• فہرست: تمام اہداف ایک جدول میں، ترتیب کے ساتھ۔
• میرے اہداف: وہ اہداف جن کے آپ ذمہ دار ہیں یا جن میں آپ کا کوئی کلیدی نتیجہ ہے۔ جو آپ کا منتظر ہے وہ دیکھنے کے لیے صرف باقی چیک اِن پر نشان لگائیں۔
• ٹیمیں: اہداف ٹیم اور شخص کے لحاظ سے، اوسط پیش رفت، کتنے درست راستے پر، خطرے میں اور راستے سے ہٹے ہیں، اور باقی چیک اِن کے ساتھ۔

اوپر کے فلٹر (مدت، ٹیم، ذمہ دار، حالت، سطح، تلاش، بند اہداف دکھائیں) ہر منظر پر لاگو ہوتے ہیں۔ Excel اور PDF دکھائی گئی فہرست ڈاؤن لوڈ کرتے ہیں (ٹیمیں میں ٹیم اور شخص والا جدول)۔ ڈیش بورڈ پر بھی اہداف کارڈ ہے جس میں آپ کے اہداف اور جاری کمپنی اہداف ہوتے ہیں۔

آپ ہر صفحے کے اوپر تلاش کے خانے سے بھی ہدف ڈھونڈ سکتے ہیں (یا Ctrl + K): ہدف یا اس کے کسی کلیدی نتیجے کے الفاظ لکھیں۔ کسی پروجیکٹ کے ڈیش بورڈ ٹیب پر اہداف کارڈ ان اہداف کی فہرست دکھاتا ہے جن کے کلیدی نتائج اس پروجیکٹ پر چلتے ہیں (مکمل کام یا % مکمل)، ان کی پیش رفت اور ہر ہدف کے لنک کے ساتھ۔ دونوں صرف وہی اہداف دکھاتے ہیں جو آپ دیکھ سکتے ہیں۔ Excel اور PDF وہ فہرست ڈاؤن لوڈ کرتے ہیں جو آپ دیکھ رہے ہیں (ٹیمیں پر ٹیموں اور افراد کا جدول)۔ ڈیش بورڈ پر بھی ایک اہداف کارڈ ہے جس میں آپ کے اہداف اور اس وقت جاری کمپنی کے اہداف ہوتے ہیں۔

مدت کا اختتام: بند کریں، گریڈ دیں اور آگے لے جائیں

1. اہداف صفحے پر مدت بند کریں دبائیں اور مدت چنیں۔ (یا کسی ایک ہدف پر بند کریں اور گریڈ دیں دبائیں۔)
2. ہر ہدف کو 0.0 سے 1.0 تک گریڈ ملتا ہے۔ تجویز اس کی پیش رفت ہے؛ 0.7 اور اوپر حاصل شدہ، 0.4 سے 0.69 پیش رفت ہوئی، اور 0.4 سے کم حاصل نہیں ہوا مانا جاتا ہے۔ چاہیں تو بدلیں اور نوٹ لکھیں۔
3. جاری رہنے والے اہداف کے لیے آگے لے جائیں پر نشان لگائیں۔ اگلی مدت میں ایک نقل شروع ہوتی ہے، اور ہر ہاتھ سے لکھا کلیدی نتیجہ وہیں سے جاری رہتا ہے جہاں وہ ختم ہوا۔
4. اہداف بند کرنے کے لیے بٹن دبائیں۔

بند ہدف اپنی پیش رفت اور گریڈ رکھتا ہے اور مزید چیک اِن نہیں لیتا۔ اس کا ذمہ دار، یا تمام اہداف سنبھالنے والا، دوبارہ کھولیں دبا سکتا ہے۔

کون کیا کر سکتا ہے

سیٹنگز، کردار اور اختیارات میں اہداف گروپ کے چار اختیارات ہیں: اہداف دیکھیں، اپنے اہداف کا انتظام، تمام اہداف کا انتظام اور اہداف حذف کریں۔ ملازمین پہلے دو سے شروع کرتے ہیں، مینیجرز چاروں سے۔ اہداف بنانا، بدلنا، چیک اِن، بند کرنا اور حذف کرنا سرگرمی کا لاگ (سیٹنگز میں) میں اہداف کے تحت درج ہوتا ہے۔