درخواست کا پیچھا کریں: یاد دہانیاں، ترتیب، واپس لینا، دوبارہ بھیجنا

جو کچھ بھیجا گیا وہ سب دیکھنے کے لیے ای دستخط کے نیچے دستاویزات کھولیں۔

جائزہ

اوپر چار کارڈ دکھاتے ہیں کہ کتنی دستخطوں کے منتظر ہیں، 3 دن میں ختم ہو رہی ہیں، پچھلے 30 دنوں میں مکمل ہوئیں اور مسترد، منسوخ یا میعاد ختم ہیں۔ فہرست کو فلٹر کرنے کے لیے کسی کارڈ کو دبائیں۔

فہرست کے اوپر ٹیب آپ کو سب، جاری، مکمل، مسترد، میعاد ختم، واپس لیا گیا، شیڈول شدہ، مسودہ، آپ کی کارروائی درکار ہے اور ردی کے درمیان بدلنے دیتے ہیں۔ کسی دستاویز کو عنوان، شخص یا گاہک سے تلاش کرنے کے لیے سرچ باکس استعمال کریں، اور اسے مزید محدود کرنے کے لیے فولڈر اور دستاویز کی قسم کی فہرستیں۔ آپ کو کون سے کالم نظر آئیں یہ چننے کے لیے کالم دبائیں؛ آپ کا انتخاب اس ڈیوائس پر یاد رکھا جاتا ہے۔ وصول کنندگان کا کالم پہلے لوگوں کو اور باقیوں کے لیے "+2 more" دکھاتا ہے؛ سب کو دیکھنے کے لیے ماؤس اس پر لے جائیں۔

ایک ساتھ بہت سی دستاویزات

کسی بھی قطار کے شروع کے خانے پر نشان لگائیں (یا پورے صفحے پر نشان لگانے کے لیے ہیڈر کے خانے پر)۔ ایک پٹی دکھاتی ہے کہ کتنی منتخب ہیں، ردی میں منتقل کریں اور فولڈر میں منتقل کریں کے ساتھ۔ ردی کے ٹیب میں یہ اس کے بجائے بحال کریں اور ہمیشہ کے لیے حذف کریں پیش کرتی ہے۔ جو دستاویزات ابھی دستخطوں کی منتظر ہیں انہیں ردی میں منتقل کرتے وقت چھوڑ دیا جاتا ہے؛ پہلے انہیں واپس لیں۔

چیزیں تیزی سے تلاش کریں

• ہر کالم کے عنوان کے نیچے ایک چھوٹا باکس دکھانے کے لیے فلٹر دبائیں اور فہرست کو محدود کرنے کے لیے اس میں ٹائپ کریں۔
• دستاویز کا نام، وصول کنندہ کا نام یا ای میل، گاہک، فولڈر، دستاویز کی قسم، ذمہ دار یا دستاویز کی شناخت میں کسی لفظ پر مشتمل ہونے جیسی شرائط شامل کرنے کے لیے جدید تلاش دبائیں۔ ایک اور شرط شامل کرنے کے لیے + دبائیں اور ایک ہٹانے کے لیے −۔
• دکھائیں فی صفحہ 10، 25، 50 یا 100 دستاویزات چنتا ہے، اور دائیں طرف کے تیر صفحات کے درمیان جاتے ہیں۔

قطار کا مینو

قطار کے آخر میں تین نقطے دبائیں۔ آپ کو کیا نظر آتا ہے اس کا انحصار حالت پر ہے:

• کھلا، دستاویز دیکھیں اور دستخط شدہ کاپی ڈاؤن لوڈ کریں (جب سب دستخط کر چکے ہوں)۔
• تکمیل کا سرٹیفکیٹ: ایک صفحے کی فائل جو ہر دستخط کنندہ، وقت اور دستاویز کا فنگر پرنٹ درج کرتی ہے، جب سب دستخط کر لیں تو دستیاب۔
• فارم کا ڈیٹا: خانوں میں ٹائپ کیے گئے جوابات، اسپریڈ شیٹ کی صورت میں۔
• توسیع کریں: مزید وقت دیں دبائیں اور ٹائپ کریں کہ آخری تاریخ میں کتنے دن شامل کرنے ہیں۔
• سرگرمی کی تاریخ: جو کچھ ہوا وہ سب، سادہ جملوں میں کہ کس نے کیا اور کب، اسپریڈ شیٹ کے لیے CSV کے طور پر برآمد کریں اور پرنٹ ہو سکنے والی فائل کے لیے PDF کے طور پر برآمد کریں کے ساتھ۔
• ڈیبگ معلومات کاپی کریں: درخواست کا نمبر اور حالت کاپی کرتا ہے تاکہ آپ اسے سپورٹ کو پیغام میں چسپاں کر سکیں۔
• ترمیم کریں اور دوبارہ بھیجیں درست کی ہوئی کاپی بناتا ہے۔
• ملکیت تبدیل کریں: درخواست کسی ساتھی کو مالک تبدیل کریں کے ساتھ دے دیں۔
• ردی میں منتقل کریں، پھر ردی کے ٹیب سے بحال کریں یا ہمیشہ کے لیے حذف کریں۔ جو درخواست ابھی دستخطوں کی منتظر ہو اسے پہلے واپس لینا ضروری ہے۔ ہمیشہ کے لیے حذف کرنے سے درخواست، اس کا ریکارڈ اور اس کی دستخط شدہ کاپی ہٹ جاتی ہے اور یہ واپس نہیں ہو سکتا۔

خود دستاویز پر دستخط کریں

کوئی دستاویز اپنی ای میل پر بھیجنے اور اس پر دستخط کرنے کے لیے خود دستخط کریں دبائیں، یا کسی بھی درخواست پر مجھے شامل کریں کے ساتھ اپنے آپ کو دستخط کنندہ کے طور پر شامل کریں۔ اگر آپ واحد دستخط کنندہ ہیں تو خانے تیار کرتے وقت آپ ابھی خود دستخط کریں دبا سکتے ہیں۔ آپ کے اپنے دستخط کی منتظر دستاویزات آپ کی کارروائی درکار ہے کے نیچے ظاہر ہوتی ہیں؛ انہیں کھولنے کے لیے ابھی دستخط کریں دبائیں۔

فولڈر اور دستاویز کی اقسام

جب آپ کوئی دستاویز بھیجتے ہیں تو آپ ایک فولڈر (مثلاً "HR") اور ایک دستاویز کی قسم (مثلاً "NDA") ٹائپ کر سکتے ہیں۔ آپ انہیں بعد میں درخواست کے صفحے پر ترتیب دیں کے نیچے بدل سکتے ہیں۔ یہ صرف چیزیں تلاش کرنے کے لیے ہیں؛ دستخط کرنے والے انہیں کبھی نہیں دیکھتے۔

درخواست کھولیں

آپ ہر دستخط کنندہ کی حالت، اس نے کب اسے کھولا یا اس پر دستخط کیے، اور جو کچھ ہوا اس کا ریکارڈ دیکھتے ہیں۔ جب سب دستخط کر لیں تو دستخط شدہ کاپی محفوظ ہو جاتی ہے۔ ہر خانہ اپنے صفحے پر چھپا ہوتا ہے، اور ایک اضافی صفحہ ہر دستخط کنندہ، وقت، وہ پتہ جہاں سے اس نے دستخط کیے اور اصل کا فنگر پرنٹ درج کرتا ہے، تاکہ بعد کی کوئی بھی تبدیلی پکڑی جا سکے۔ دستخط شدہ کاپی سب کو ای میل کی جاتی ہے، ان لوگوں کو بھی جو صرف کاپی وصول کرتے ہیں، اور اگر معاہدہ ہو تو اس کے ساتھ محفوظ کر دی جاتی ہے۔

یاد دہانیاں

Kaam360 لوگوں کو خود یاد دلاتا ہے، ہر چند دن بعد جیسا آپ نے چنا، اور درخواست ختم ہونے سے دو دن پہلے آپ کو بتاتا ہے۔ آپ کسی شخص کے ساتھ کسی بھی وقت یاد دہانی بھیجیں بھی دبا سکتے ہیں۔ یاد دہانی ایک نیا نجی لنک لے کر جاتی ہے، اور پرانا لنک کام کرنا بند کر دیتا ہے۔

روبرو دستخط

اپنے ڈیوائس پر دستخط کا صفحہ کھولنے کے لیے دستخط کنندہ کے ساتھ روبرو دستخط کریں دبائیں، تاکہ وہ آپ کے پاس بیٹھ کر دستخط کر سکے۔

بھیجی جا چکی درخواست کو درست کریں

بھیجنے کے بعد غلطی ہو گئی، جیسے غلط ای میل ایڈریس؟ درخواست کھولیں اور درست کریں دبائیں (فہرست کے قطار کے مینو میں بھی)۔ آپ کسی شخص کا نام یا ای میل ٹھیک کر سکتے ہیں، لوگوں کو شامل کر سکتے ہیں، ہٹا سکتے ہیں، اور عنوان یا پیغام بدل سکتے ہیں۔ تصحیحات محفوظ کریں دبائیں۔

• جس کی ای میل آپ بدلیں اسے صحیح ایڈریس پر نیا لنک ملتا ہے، اور پرانا لنک کام کرنا بند کر دیتا ہے۔
• جن لوگوں کو آپ شامل کریں وہ قطار کے آخر میں جاتے ہیں اور اپنی باری آنے پر انہیں اپنا لنک ملتا ہے۔ جسے کاپی وصول کرتا ہے کے ساتھ شامل کیا جائے اسے صرف مکمل کاپی ملتی ہے۔
• جب آپ اس شخص کو ہٹاتے ہیں جس کی باری ہو (جب لوگ ایک کے بعد ایک دستخط کر رہے ہوں) تو اگلے شخص کو ای میل بھیجی جاتی ہے۔
• جس نے پہلے ہی دستخط کر دیے ہوں یا مسترد کر دیا ہو اسے بدلا یا ہٹایا نہیں جا سکتا۔ کم از کم ایک شخص کو ابھی دستخط کرنے ہونا ضروری ہے؛ اگر کوئی نہ بچے تو اس کے بجائے درخواست واپس لیں۔
• اگر کوئی شخص رسائی کے کوڈ سے محفوظ ہو اور آپ اس کی ای میل بدلیں تو اس کے لیے نیا کوڈ چنیں۔

سرگرمی کی تاریخ ہر تصحیح ریکارڈ کرتی ہے۔

واپس لیں، یا دوبارہ بھیجیں

• واپس لیں درخواست کو روک دیتا ہے۔ جنہوں نے دستخط نہیں کیے انہیں بتایا جاتا ہے (آپ کی ٹائپ کی ہوئی وجہ کے ساتھ) اور ان کے لنک کام کرنا بند کر دیتے ہیں۔
• ترمیم کریں اور دوبارہ بھیجیں اسی دستاویز، لوگوں اور خانوں کے ساتھ نیا مسودہ بناتا ہے، تاکہ آپ غلطی ٹھیک کر کے درست کاپی بھیج سکیں۔
• ٹیمپلیٹ کے طور پر محفوظ کریں دستاویز، لوگوں اور خانوں کو بعد کے لیے رکھتا ہے۔ دیکھیں ٹیمپلیٹس اور بہت سوں کو بھیجنے کے ساتھ وقت بچائیں۔