بینک اسٹیٹمنٹس: امپورٹ کریں، ملائیں اور اپنے کھاتے جانچیں

اپنے بینک کی اسٹیٹمنٹ Kaam360 میں امپورٹ کریں اور ہر لائن کو اس رقم سے ملائیں جو آپ پہلے درج کر چکے ہیں: انوائسز کی ادائیگیاں، پروجیکٹ ادائیگیاں، ابھی ادا کریں، چیک، سپلائر ادائیگیاں، واپس ادا شدہ اخراجات، ایڈوانس اور ریفنڈ۔ جو ابھی درج نہیں، وہ اسی لائن سے درج کیا جا سکتا ہے۔ پھر ملائی گئی لائنوں پر کھاتوں میں ایک ساتھ نشان لگائیں۔

بینک اسٹیٹمنٹس کھولنے کے لیے جنرل لیجر دیکھیں کا اختیار، اور اسٹیٹمنٹس امپورٹ کرنے اور ملانے کے لیے کھاتے رکھیں کا اختیار چاہیے۔

شروع کرنے سے پہلے

آپ کے بینک اکاؤنٹس نقد بہاؤ کی پیش گوئی سے آتے ہیں: اسے کھولیں، بینک اور نقد اکاؤنٹس منتخب کریں اور ہر کمپنی کا ہر بینک اکاؤنٹ اس کی کرنسی کے ساتھ شامل کریں۔ ہر ایک خود بخود بینک اسٹیٹمنٹس میں نظر آتا ہے۔

اسٹیٹمنٹ امپورٹ کرنا

1. اپنی آن لائن بینکنگ سے اسٹیٹمنٹ CSV، OFX، QFX یا QIF میں ڈاؤن لوڈ کریں (OFX کو اکثر "Quicken" یا "Money" کہا جاتا ہے)۔
2. مالیات مینو میں (نقد اور بینک کے تحت) بینک اسٹیٹمنٹس کھولیں اور بینک اکاؤنٹ منتخب کریں۔
3. اسٹیٹمنٹ امپورٹ کریں دبائیں اور فائل منتخب کریں۔
4. CSV فائل میں کون سا کالم کیا رکھتا ہے دیکھیں: تاریخ، تفصیل، حوالہ اور یا تو ایک رقم (آمد اور خرچ ایک ہی کالم میں) یا خرچ اور آمد۔ Kaam360 انہیں کالموں کے ناموں سے اندازہ لگاتا ہے؛ غلط ہوں تو بدل دیں، اسی طرح تاریخیں اس طرح لکھی ہیں اور اعشاری علامت بھی۔ نتیجہ دیکھنے کے لیے دوبارہ پڑھیں دبائیں۔
5. اگر آپ کا بینک باہر جانے والی رقم مثبت عدد میں دکھاتا ہے تو میرا بینک خرچ کو مثبت دکھاتا ہے (علامتیں الٹ دیں) پر نشان لگائیں۔
6. امپورٹ کا بٹن دبائیں: یہ بتاتا ہے کہ کتنی لائنیں نئی ہیں۔

Kaam360 اس بینک اکاؤنٹ کے کالم یاد رکھتا ہے، اس لیے اگلی اسٹیٹمنٹ بھی اسی طرح پڑھی جاتی ہے۔ پہلے امپورٹ شدہ لائنیں چھوڑ دی جاتی ہیں، اس لیے آپ ایک دوسرے پر آنے والی مدتیں ڈاؤن لوڈ کر سکتے ہیں اور کچھ دو بار نہیں آتا۔ غلطی سے امپورٹ ہونے والی اسٹیٹمنٹ امپورٹ شدہ اسٹیٹمنٹس میں نکال دیں سے ہٹائی جا سکتی ہے، جب تک اس کی کوئی لائن ملائی نہ گئی ہو۔

لائنیں ملانا

ہر وہ لائن جو ابھی نہیں ملائی گئی Kaam360 میں درج سب سے ممکنہ ادائیگی دکھاتی ہے: وہی رقم، چند دن کا فرق، اور بہتر یہ کہ لائن میں انوائس، حوالہ یا گاہک کا نام ہو۔

• ملانے کے لیے تصدیق کریں دبائیں۔
• ہر وہ لائن جس کی صرف ایک ممکنہ ادائیگی ہو، ایک ساتھ ملانے کے لیے ممکنہ لائنیں ملائیں دبائیں۔
• اس دن کے آس پاس 60 دن تک درج ہر ادائیگی دیکھنے کے لیے تلاش کریں یا درج کریں دبائیں اور ملائیں سے ایک منتخب کریں۔
• جس لائن کو Kaam360 میں کچھ نہیں چاہیے (مثلاً آپ کے اپنے اکاؤنٹس کے درمیان منتقلی جو آپ خود پوسٹ کرتے ہیں)، اس کے لیے الگ رکھی گئی دبائیں۔

صرف وہی رقم ملائی جا سکتی ہے۔ ملاپ واپس لینے کے لیے واپس کریں دبائیں۔

جب آپ کوئی لائن ملاتے ہیں تو Kaam360 ادائیگی پر بینک اکاؤنٹ بھی درج کر دیتا ہے، تاکہ جنرل لیجر میں اس کی خودکار انٹری اسی بینک اکاؤنٹ میں جائے۔

اسٹرائپ پے آؤٹ آپ کی اسٹیٹمنٹ پر کئی Pay now ادائیگیوں کی ایک ہی لائن ہوتی ہے، اسٹرائپ فیس کاٹ کر۔ اس لائن کو ادائیگیوں سے ایک ایک کر کے نہیں بلکہ پے آؤٹ سے ملائیں (یہ اپنے نمبر کے ساتھ Stripe payout کے طور پر نظر آتا ہے)۔

جو رہ گیا ہو درج کرنا

تلاش کریں یا درج کریں میں، ابھی درج نہیں؟ اس لائن سے درج کریں کے تحت:

• آنے والی رقم: انوائس منتخب کریں اور اس انوائس کی ادائیگی کے طور پر درج کریں دبائیں۔ یہ انوائس پر ادائیگی وصول کریں جیسا ہی ہے؛
• جانے والی رقم: سپلائر بل منتخب کریں اور اس بل کی ادائیگی کے طور پر درج کریں دبائیں؛
• کچھ اور (بینک چارجز، سود، قرض): اکاؤنٹ منتخب کریں اور جرنل انٹری پوسٹ کریں دبائیں۔ یہ بینک اکاؤنٹ اور اس اکاؤنٹ کے درمیان پوسٹ ہوتی ہے۔

نیا ریکارڈ فوراً لائن سے ملا دیا جاتا ہے۔

کھاتوں میں نشان لگانا

کھاتوں میں نشان لگائیں کے تحت ایک دن منتخب کریں اور اس دن تک نشان لگائیں دبائیں۔ اس دن تک ہر لائن ملائی ہوئی یا الگ رکھی ہونی چاہیے۔ ملائی گئی ادائیگیوں پر جنرل لیجر کی بینک ریکنسیلی ایشن میں نشان لگ جاتا ہے، اور لائنیں نشان لگا ہوا دکھاتی ہیں۔ بعد میں کسی کو بدلنے کے لیے پہلے بینک ریکنسیلی ایشن میں وہ ریکنسیلی ایشن واپس لیں۔

اس کے لیے کمپنی کی خودکار انٹریاں آن ہونی چاہئیں اور ادائیگیاں ان کے شروع کے دن یا اس کے بعد کی تاریخ کی ہونی چاہئیں۔

کون سا بینک اکاؤنٹ

ادائیگیاں بتا سکتی ہیں کہ رقم کس بینک اکاؤنٹ سے گزری، تاکہ ہر بینک اکاؤنٹ کی الگ ریکنسیلی ایشن ہو:

• انوائس پر ادائیگی وصول کریں میں جمع شدہ بینک اکاؤنٹ ہے؛
• سپلائر بل پر ادائیگی درج کرنے میں ادائیگی والا بینک اکاؤنٹ ہے؛
• اخراجات کے تحت اکٹھے واپس ادا کریں میں ادائیگی والا بینک اکاؤنٹ ہے۔

ہر ایک کمپنی کے معمول کے بینک اکاؤنٹ سے شروع ہوتا ہے: جو جنرل لیجر کی خودکار انٹریاں میں موصول اور ادا شدہ رقم یہاں جاتی ہے کے تحت منتخب ہو، ورنہ کمپنی کا پہلا بینک اکاؤنٹ۔ Kaam360 پر چھوڑنے کے لیے معمول کا بینک اکاؤنٹ منتخب کریں۔

لیجر کی صحت کی جانچ

مالیات مینو میں (اکاؤنٹنگ اور ٹیکس کے تحت) لیجر کی صحت کی جانچ کھولیں اور کمپنی منتخب کریں۔ یہ کچھ بدلے بغیر جانچتا ہے:

• انٹریاں جو برابر نہیں: پوسٹ شدہ انٹریاں جن کا ڈیبٹ اور کریڈٹ مختلف ہو؛
• بند مدتوں میں تبدیلی: بند مدت کی تاریخ والی انٹریاں جو کھاتے بند ہونے کے بعد پوسٹ یا تبدیل ہوئیں؛
• گاہکوں کے ذمے رقم اور سپلائرز کو واجب الادا رقم: کھاتے جو دکھاتے ہیں، کھلی انوائسز اور ادا طلب سپلائر بلوں کے مقابلے میں۔ خودکار انٹریاں شروع ہونے سے پہلے کے دستاویزات آپ کے ابتدائی بیلنس کا حصہ ہیں، فرق ہو تو پہلے انہیں دیکھیں؛
• رقم جو کھاتوں میں نہیں: خودکار انٹریاں شروع ہونے کے بعد درج ادائیگیاں جن کی ابھی کوئی انٹری نہیں؛
• معلق اکاؤنٹس: وہ اکاؤنٹس جن کے نام میں "suspense" یا "clearing" ہو اور ابھی بیلنس باقی ہو؛
• غیر ملائی گئی بینک لائنیں: اسٹیٹمنٹ کی وہ لائنیں جو آپ کے منتخب کردہ دنوں (شروع میں 30) سے زیادہ غیر ملائی رہیں۔

ہر وہ جانچ جسے دیکھنے کی ضرورت ہو، جو ملا اس کی فہرست دیتی ہے، ہر ایک کے لنک اور اس صفحے کے بٹن کے ساتھ جہاں اسے ٹھیک کیا جاتا ہے۔