Görevler, pano ve plan şemasıyla çalışın

Görevler, bir araya gelerek bir projeyi oluşturan küçük iş parçalarıdır. Her projenin, görevleri oluşturup yönetebileceğiniz bir Görevler sekmesi vardır. Bu rehber, Görevler, panolar ve plan şeması rehberinden biraz daha derine iner.

Görev ekleyin

1. Menüden Projeler'i açın ve istediğiniz projeye basın.
2. Görevler sekmesini açın ve Görev Ekle'ye basın.
3. Görev adını girin; türünü (Görev, Hata, Özellik vb.), görev listesini, sorumluları, tarihleri, önceliği ve tahmini saatleri seçin.
4. Kaydedin. Yeni görevler Açık durumuyla (veya türlerinin başlangıç durumuyla) başlar.

Görevleri görmenin dört yolu

Görevlerin üstünde Liste, Kanban, Gantt, Tablo veya Zihin haritası'na basın. Tablo, görevleri yerinde değiştirebileceğiniz bir elektronik tablo gibi gösterir; bkz. Tablo görünümü. Türler Görev türleri rehberinde açıklanır.

Bir görevi bulun

Listenin üstündeki Görevlerde ara kutusuna yazın. Yazmaya ara verdiğinizde liste güncellenir; ararken veya filtrelerken eşleşen görevi olmayan görev listeleri gizlenir. Yazdığınız her sözcüğün görevde bir yerde geçmesi gerekir; yani fatura ali, Ali'nin sorumlu olduğu fatura görevlerini bulur. Arama; görev numarasına (örneğin 1020, T1020 veya tam hâliyle CBS-46-T1020), ada, açıklamaya, sorumlulara, etiketlere, duruma, önceliğe, görev listesine, aşamaya ve tarihlere bakar.

"Plan tamamlanmadı" rozeti

Bir projede eksikler olduğunda (örneğin bitiş tarihi ya da sorumlusu veya teslim tarihi olmayan görevler), projenin sağ üstünde, durumunun yanında sayılı küçük sarı bir rozet görünür. Hâlâ neyin eksik olduğunun listesini görmek için ona basın. Gerekmediğinde hiç yer kaplamaz.

Göreve daha ayrıntılı bakın

Yan panelini açmak için bir göreve basın. Orada şunları yapabilirsiniz:

• yorum yazmak ve haberdar olması için bir iş arkadaşınızdan bahsetmek
• sorumlu ve takipçi eklemek (takipçiler görev değiştiğinde mesaj alır)
• dosya eklemek
• alt görev eklemek (görevin içindeki daha küçük adımlar)
• önce bitmesi gereken bir görevi bağlamak; buna bağımlılık denir
• harcadığınız zamanı kaydetmek
• göreve bağlı bir sorun açmak
• bir hatırlatma ayarlamak veya görevi tekrarlanır yapmak

Yorumlar: biçimlendirme, tablolar, bahsetmeler ve dosyalar, yazdığınızı düzenleme

• Yorumunuzu biçimlendirin. Yorum kutusunda bir araç çubuğu vardır: kalın, italik, altı çizili, renkler, listeler, bağlantılar ve tablolar. Excel'den veya Google E-Tablolar'dan hücreler yapıştırın (örneğin bir madde sütunu ve bir durum sütunu); her madde durumunun yanında olacak şekilde hemen gerçek bir tabloya dönüşür. Göndermek için Yorum'a (veya Ctrl+Enter) basın. Yanıtlar ve düzenleme için de aynı kutu kullanılır.
• Birinden bahsedin. Kutunun altındaki Bahset'e basın, bir ad seçin; o kişiye yorumunuz bildirilir. @ ve ardından kişinin tam adını yazmak da işe yarar.
• Dosya ekleyin. Kutunun altındaki Dosya ekle'ye basın ve en fazla 10 dosya seçin (her biri en fazla 25 MB). Dosyalar yorumunuzla birlikte gönderilir ve altında küçük dosya düğmeleri olarak gösterilir; açmak için birine tıklayın. Dosyalar görevin Belgeler sekmesinde de listelenir. Yorumu silerseniz dosyaları, biri oradan kaldırana kadar görevde kalır. Dosya yükleme yetkiniz olması gerekir; Dosya ekle'yi görmüyorsanız bir yöneticiye sorun.
• Kendi yorumunuzu düzenleyin. Yazdığınız bir yorumun altındaki Düzenle'ye basın, metni değiştirin ve Kaydet'e (veya Ctrl+Enter) basın. İptal yorumu olduğu gibi bırakır. Yorumda bundan sonra saatin yanında düzenlendi görünür. Başka hiç kimse, bir yönetici bile, yorumlarınızı düzenleyemez; yalnızca silinebilirler.
• Düzenlerken @ ile eklediğiniz herkes, yeni bir yorumda olduğu gibi bilgilendirilir.

Kendi sütunlarınızı ekleyin

Panoda Test ediliyor gibi bir aşama eklemek için Sütun ekle'ye basın. Aşamaları yeniden adlandırmak veya gizlemek için Durumları yönet'i kullanın.

Bir görev listesini bir aşamaya koyun

Bir aşama istediğiniz kadar görev listesi içerebilir ve aşaması olan bir listedeki her görev o aşamaya aittir.

1. Liste görünümünde listenin başlığındaki üç noktaya basın ve Aşama… seçin.
2. Aşamayı (veya Aşama yok) seçin ve Kaydete basın. Listedeki her görev o aşamaya geçer; daha sonra listeye eklediğiniz veya taşıdığınız her görev de öyle. Ardından aşamanın adı listenin adının yanında görünür.
3. Bir listenin aşaması olduğu sürece, o listedeki yeni bir görevin aşama kutusu listenin aşamasına sabitlenir.

Bir aşamanın ilerlemesi, görev listelerindeki görevleri sayar: görevler kapandıkça aşama ilerler. Projenin Aşamalar sekmesi her aşamanın görev listelerini ilerlemesinin yanında gösterir. Bir listeyi aşamasından çıkarmak görevlerini olduğu yerde bırakır ve her yeni görev için yeniden aşama seçebilirsiniz.

Bir görevi başka bir listeye veya projeye taşıyın

Liste görünümünde bir görevi satırından tutup sürükleyin ve istediğiniz yere bırakın: sırayı değiştirmek için aynı listedeki iki görevin arasına ya da oraya taşımak için başka bir görev listesine. Bir çizgi görevin nereye düşeceğini gösterir; en üste koymak için bir listenin başlığına bırakın. Alt görevler görevleriyle birlikte taşınır. Bir hücreyi değiştirirken sürükleme kapalıdır ve taşımak için o görevi düzenleme hakkınız olmalıdır.

Alt görevler de sürüklenebilir: sıralarını değiştirmek için bir alt görevi, görevinin diğer alt görevleri arasında yukarı veya aşağı sürükleyin. Alt görev aynı görevin altında kalır; ona başka bir görev vermek için açın ve üst görevini değiştirin.

Bir görev satırının sonundaki üç noktayı kullanıp Başka bir projeye taşı…'yı seçebilir, ardından Proje'yi ve Görev listesi'ni seçebilirsiniz. Ya da görevi açıp proje adının yanındaki Taşı…'ya basın. Proje'yi ve Görev listesi'ni seçin, ardından Görevi taşı'ya basın. Alt görevleri, yorumları, dosyaları ve kaydedilen zaman da onunla gider. Başka bir projeye taşındığında aşaması temizlenir, geride kalan görevlere bağlantıları kaldırılır ve görevin sorumluları açabilmeye devam etmeleri için yeni projeye eklenir. Görevleri yalnızca üyesi olduğunuz projelere taşıyabilirsiniz. Bir alt görev, üst göreviyle birlikte taşınır.

Bütün bir görev listesini başka bir projeye taşıyın

Görev listesi görünümünde listenin başlığındaki üç noktaya basın ve Listeyi başka bir projeye taşı…'yı seçin. Proje'yi seçin ve Taşı'ya basın. Liste tüm görevleri ve alt görevleriyle birlikte taşınır. Aşamaları temizlenir, geride kalan görevlere bağlantılar kaldırılır, kaydedilen zaman onlarla birlikte taşınır ve görevlerin sorumluları yeni projeye eklenir. Bunun için projeleri düzenleme ve tüm görevleri düzenleme yetkileri gerekir; ayrıca iki projenin de üyesi olmalısınız.

Görev listelerinin sırasını değiştirme

Liste görünümünde bir listenin başlığındaki üç noktaya basın ve Listeyi yukarı taşı ya da Listeyi aşağı taşı seçeneğini seçin. Liste bir sıra kayar; yeni sıra projenin listelerinin göründüğü her yerde kullanılır. Kapalı bir liste yalnızca başlığını gösterir: altına görev veya liste eklemek için açın.

Bir görev listesini silme

1. Liste görünümünde listenin başlığındaki üç noktaya basın ve Listeyi sil… seçeneğini seçin.
2. Listede hâlâ görev varsa Görevlerini şuraya taşı altında onları alacak listeyi seçin. Görevler alt görevleri, yorumları, dosyaları ve kaydedilen süreleriyle birlikte taşınır; hiçbir iş kaybolmaz. Listenin geri dönüşüm kutusundaki görevleri de taşınır ve yine geri getirilebilir.
3. Listeyi sil düğmesine basın.

Boş bir liste doğrudan kaldırılır. Projenin tek listesi yalnızca hiç görevi yoksa silinebilir: görevleri tutmak istiyorsanız önce başka bir liste ekleyin. Liste silmek için aşamaları, görev listelerini ve grupları silme yetkisi gerekir.

Bağımlılıklar ve plan şeması

Bağımlılık, "bu, şu bitmeden başlayamaz" der. Görevlerin plan şemasında görünmesi için bir başlangıç veya teslim tarihi gerekir. Bağlı görevler şemada birbirine bağlı görünür ve geciken bir görev onu bekleyenleri ileri iter.

Bekleme günleri eklemek, görevleri başka şekillerde bağlamak veya kritik yolu görmek için Görevleri bağlayın, gecikme ekleyin ve kritik yolu görün rehberini okuyun. Bir görev ayrıca tekrarlanabilir ve bir kontrol listesi içerebilir; bkz. Tekrarlanan görevler ve kontrol listeleri.

Bir sorun olursa

• Bir görev plan şemasında yok: ona bir başlangıç veya teslim tarihi verin.
• Görev ekleyemiyorsunuz: rolünüz bu projeyi düzenlemeye izin vermiyor olabilir.

Projeyi zihin haritası olarak görün

Projeyi dallar halinde görmek için görevlerin üstündeki Zihin haritası düğmesine basın: ortada proje, görev listeleri ve sağa doğru uzanan görevler ve alt görevler. Her görev durumunun rengini gösterir; tamamlananların üstü çizilidir, engellenenlerin kenarı kırmızıdır.

1. Açmak için bir göreve basın.
2. Görev listesi eklemek için projenin, görev eklemek için bir listenin, alt görev eklemek için bir görevin yanındaki + düğmesine basın. Adı yazıp Enter'a basın.
3. Bir dalı katlamak için üzerindeki küçük oka, açmak için yeniden basın.

Eklediğiniz her dal normal bir görev listesi, görev ya da alt görevdir; listede, panoda ve Gantt'ta da görünür.