Zaman kaydı: kimin saatlerini kaydettiğini görün ve sabah e-postası

Zaman kaydı, ekip liderlerine ve yöneticilere kimin saatlerini kaydedip gününü kapattığını gösterir. Menüdeki Proje Yönetimi modülünde Zaman kaydı'nı açın. Yönettiğiniz ekiplerdeki kişileri ve size bağlı kişileri görürsünüz; yöneticiler (admin) herkesi görür. Saat kaydetmek yerine efor formu dolduran kişiler burada listelenmez; hatırlatmalara ve özetlere de dahil edilmez.

Tabloyu okumak

1. Bu hafta, Geçen hafta veya Ay seçin.
2. Her kişinin her gün için kaydedilen saatleri ve bir kelimeyi gösteren bir kutusu vardır: Kapalı, Kapatılmadı (kapatmak isteğe bağlıysa Kaydedildi), Eksik (beklenenden az saat), Hiçbir şey kaydedilmedi, Devam ediyor (bugün), İzin, Tatil veya İzin günü. Renkler her zaman bu kelimelerle birlikte gelir.
3. Toplam, şimdiye kadar beklenen saatlere karşı kaydedilen saatleri gösterir. Küçük bir alev, birinin art arda kaç iş gününü kapattığını (veya tam kaydettiğini) gösterir.
4. Listeyi ekibe, projeye, kişilerin bağlı olduğu yöneticiye veya bir ada göre daraltın.
5. Kayıtlarını ve kişinin gün hakkındaki notunu görmek için bir güne basın.
6. Kişiye hatırlatmak için satırdaki zile (veya bir günde Hatırlat'a) basın. Kişi bunu zilinde, e-postayla ve bağlıysa Slack veya Teams'te alır.
7. Bir kopya saklamak için Excel için indir'e basın.

Devama göre işteki saatler

Kuruluşunuz devam takibi yapıyorsa (bir cihazdan, bir dosyadan gelen ya da bir yöneticinin eklediği kayıtlar, bkz. Devam), Zaman kaydı her kişinin ne kadar süre işte olduğunu da gösterir:

• İşte (devam) kutucuğu dönemdeki işte geçen saatleri ve bunun ne kadarının işe kaydedildiğini verir.
• Her gün, kaydedilen saatlerin altında kayıtlara göre işteki saatleri gösterir; Toplam sütunu dönemin işteki saatlerini de gösterir.
• Giriş ve çıkış saatini görmek için bir güne basın; kişinin Devam sayfasına bağlantı da vardır.

Böylece üç sayı yan yana durur: kişinin sahip olduğu saatler (Beklenen, vardiyasından, izin ve tatiller düşülerek), işteki saatler ve kaydedilen saatler. İşte geçen ile kaydedilen arasındaki büyük fark, kimin zamanını kaydetmediğini gösterir.

Sabah e-postası

Her iş sabahı (değiştirilmedikçe 09:00'da, kuruluşunuzun saat diliminde; hafta sonları veya tatillerde asla) ekip liderleri ve yöneticiler önceki iş günü hakkında bir e-posta alır: kim hiçbir şey kaydetmedi, kim beklenenden çok daha az kaydetti, kim gününü kapatmadı, ekibin toplamları ve saatlerin gittiği projeler. Profilim'de Ekibimin zamanının sabah özeti ile kapatın.

Haftalık özet

Her pazartesi (değiştirilmediyse) aynı saatte, aynı kişiler önceki yedi günün özetini alır. Her kişi için olması gereken saatleri (vardiya saatleri, tatiller ve izinler düşülerek), devam kullanıyorsanız devama göre işte geçen saatleri, kaydedilen saatleri ve hiçbir şey kaydedilmeyen iş günlerini gösterir. Saatlerini her gün kaydedenler listelenmez. Günü seçin ya da kapatın: Ayarlar, Zaman kaydı altında, Onlara ayrıca önceki haftanın haftalık özetini gönder ile. Profilim'deki ekibimin zamanının sabah özeti ayarı iki e-postayı da durdurur.

Ayarlar

Yöneticiler Ayarlar, Zaman kaydı altında şunları seçer:

• herkesin iş gününü kapatıp kapatmayacağı ve günlük asgari saat;
• Bir kişinin bir günde kaydedebileceği en fazla saat: bir kişinin bir gündeki tüm kayıtları toplamı. Yöneticiler dahil kimse daha fazlasını kaydedemez; zamanlayıcı, zaman çizelgesi ve Zaman kaydet ne kadar daha sığdığını söyler. Boş, sınır yok demektir;
• Bir günü bittikten bu kadar gün sonra kilitle: bundan sonra yalnızca kilitli günleri değiştirebilenler değiştirebilir ve her değişiklik denetim günlüğüne yazılır;
• her kayıtta not gerekip gerekmediği, 5 veya 15 dakikaya yuvarlama ve yeni kayıtların faturalanabilir olup olmadığı;
• gün sonu hatırlatması ve iş gününün ne zaman bittiği, sabah e-postasının saati;
• her ekip için sabah e-postasını başka kimin alacağı ve hangi rollerin Zaman kaydı'nı açabileceği.

Panolar

Panolarım'da hazır Zaman kaydı panosu ve Zaman kaydı uyumu kaynağı, sorumlu olduğunuz kişiler için kaydedilen ve eksik saatleri, kapatılan günleri ve hiçbir şey kaydedilmeyen günleri gösterir.