Kimin meşgul olduğunu görün: Takvim ve Yol haritası

İki sayfa planınızı takvim üzerinde gösterir. Takvim, önümüzdeki hafta ve kişiler içindir. Yol haritası, bütün yıl ve projeler içindir.

Takvim

1. Menünün Proje Yönetimi modülünde Takvim'e basın.
2. Neyin ne zamana düştüğünü görmek için Takvim'i, her kişinin gününü görmek için Çalışan İş Yükü'nü seçin. Gezinmek için Önceki, Bugün ve İleri'yi kullanın.
3. Projeleri, ekipleri, kişileri ve Durum'u seçmek için üstteki filtreleri kullanın. Her biri aynı anda birden fazla seçeneği işaretlemenize izin verir (örneğin Yapılacak ve Devam Ediyor ya da iki proje). Her şeyi görmek için filtreyi boş bırakın. Kapalı veya Çözüldü gibi kapalı bir durumu işaretlemek, Kapalıları göster kapalıyken bile o görevleri gösterir.
4. Destek masasını görebiliyorsanız Talepleri göster işaretlidir: yardım masası talepleri de gösterilir (aşağıya bakın). Yalnızca görevleri görmek için işareti kaldırın.
5. Takvimden yeni bir görev oluşturmak için Görev Ekle'ye basın. Sağda açık bir göreve benzeyen bir panel açılır: adı yazın, projeyi seçin, açıklamayı yazın ve sorumluları, tarihleri ve ayrıntıları doldurun. Bastığınız gün (ve kişi) zaten doldurulmuştur. Görev oluştur'a basın; yeni görev aynı panelde yorumlara, alt görevlere ve dosyalara hazır olarak açılır. Bir gündeki + o gün için aynısını yapar.

Her günün saatleri nasıl hesaplanır

Hiçbir şey yapmanız gerekmez: Kaam360 her kişinin gününü görevlerinden hesaplar.

• Kalan iş: görevin tahmininden üzerine zaten kaydedilmiş zamanın çıkarılmasıdır. 16 saat tahmin edilen ve 4 saat kaydedilmiş bir görevin 12 saati kalmıştır.
• Çalışma günlerine yayılır: kalan iş bugünden (veya daha sonraysa başlangıç tarihinden) teslim tarihine kadar eşit olarak dağıtılır. Haftalık tatil günleri, resmî tatiller ve onaylanmış izinler atlanır. Yani çarşamba, perşembe ve cuma günlerine düşen 12 saat, her gün 12 saat değil, günde 4 saattir.
• Yalnızca teslim tarihi: bugünden teslim tarihine kadar yayılır.
• Gecikmiş: kalan her şey bugüne, bugün tatilse (hafta sonu, resmî tatil veya izin) bir sonraki iş gününe sayılır ve görev kırmızı gösterilir.
• Tarih yok: görev hiçbir günde yer almaz. Takvimin altındaki Planlanmamış başlığı altında listelenir; böylece ona bir teslim tarihi verebilirsiniz.
• Birden fazla sorumlu: her sorumlu eşit pay alır.
• Geçmiş günler kaydedilen zamanı gösterir. Çalışan İş Yükü'nde, geçmiş bir güne planlanmış ve üzerine zaman kaydedilmemiş bir görev orada soluk olarak, "planlandı, kayıt yok" notuyla görünmeye devam eder; böylece geçen hafta kişilerin ne yapması gerektiğini gösterir.
• Bugün, bugün şimdiye kadar kaydedilen zamanı ("sa kaydedildi" olarak işaretli) ve günün geri kalanı için hâlâ planlananı birlikte gösterir. Zaten kapatılmış bir göreve bugün kaydedilen zaman da orada görünür.
• Yardım masası talepleri de sayılır: her açık talep, beklenen işini (örneğin 1 h) vadesinin geldiği gün, atandığı kişi için sayar.

Takvimde yardım masası talepleri

Destek işi gerçek iştir; bu yüzden kişilerin ilgilendiği talepler günlerinin bir parçasıdır.

1. Bir talep, talep simgesi ve kendine ait rengiyle, numarasıyla (örneğin SUP-0012), konusuyla, bir durum rozetiyle (örneğin Açık) ve bir öncelik rozetiyle (örneğin Yüksek) gösterilir.
2. Talep son tarihinde durur. Kimse son tarih belirlemediyse, destek hedefinin talebin çözülmesi gerektiğini söylediği günde SLA vadesi işaretiyle durur. O gün tatilse saatleri, ondan önceki son iş gününe gider.
3. Gecikmiş veya bir destek hedefini aşmış (SLA ihlal edildi olarak işaretlenen) bir talep kırmızı gösterilir. Saatleri, gecikmiş bir görevde olduğu gibi bugüne, bugün tatilse bir sonraki iş gününe sayılır.
4. Destek talepleri'nde açmak için bir talebe basın. Talepler sürüklenemez: birini taşımak için talepteki Son tarih'i değiştirin.
5. Çözülen ve kapatılan talepler Takvim'den çıkar. Kimsenin ilgilenmediği talepler kimsenin gününde yer almaz.

Bir talebin kaç saat saydığı, öncelik başına Destek hedefleri altında belirlenir ve her talepte değiştirilebilir. Bkz. Yanıt süresi hedefleri belirleyin.

Bir kişinin gününü okuyun

Çalışan İş Yükü'nde her satır bir kişi, her kutu bir gündür. Bir kutunun altındaki çubuk, planlanan saatleri kişinin o gün sahip olduğu saatlerle karşılaştırarak gösterir (örneğin "6 / 8 h"):

• yeşil: saatlerinin %80'inin altında.
• sarı: %80 ile %100 arasında.
• kırmızı: %100'ün üzerinde veya tatil gününde iş.

Toplam sütunu haftayı gösterir. Takvim'de her günün altındaki ince çubuk, gösterilen herkes için aynısını gösterir. Tatil günleri İZİNLİ olarak görünür. Bir iş günündeki saatler Saat dilimi ve çalışma haftası altında belirlenir ve her kişinin kendine ait ayarı olabilir. Bkz. Saat diliminizi ve çalışma haftanızı ayarlayın.

Bir günü elle planlayın (isteğe bağlı)

Eşit dağılım işin gerçekte nasıl ilerleyeceğine uymuyorsa değiştirin:

1. Çalışan İş Yükü'nde bir görevin saatlerine basın (örneğin 4 h).
2. O günün saatlerini yazın ve Kaydet'e basın. Elle ayarlanan günü bir raptiye işaretler.
3. Görevin kalan saatleri diğer günlerine kendiliğinden dağıtılır.

Bir görevi aynı kişinin satırında, bugün ile teslim tarihi arasında başka bir güne de sürükleyebilirsiniz: o günün saatleri oraya taşınır ve geri kalanı yeniden dağıtılır. Bu günlerin dışına veya başka bir kişiye sürüklemek, daha önce olduğu gibi görevin tarihlerini taşır veya görevi o kişiye verir. Geri almak için saatlere basın ve Otomatiğe dön'ü ya da görevin tamamı için Tüm günleri yeniden dağıt'ı seçin.

Bir kişinin gününü önem sırasına koyun

Çalışan İş Yükü görünümünde, neyin önce geleceğini belirtmek için bir gün içindeki görevleri yukarı ve aşağı sürükleyin:

1. Bir görevi aynı kutudaki başka bir görevin üzerine sürükleyin. Yukarı taşınırsa o görevin üstüne, aşağı taşınırsa altına yerleşir. Bir çizgi nereye ineceğini gösterir.
2. Günün görevleri yukarıdan numaralanır: 1 en önemlisidir. Sıra o kişi ve o gün için saklanır ve takvimi gören herkes aynı sırayı görür.
3. Sıralanmamış görevler eskisi gibi numaralı görevlerden sonra gelir. Destek masası talepleri sürüklenemez.

Herkes kendi günlerini sıralayabilir. Ekip liderleri ve herkesin takvimini görebilenler, gördükleri kişiler için bunu yapabilir.

Yol haritası

1. Menüde Yol haritası'na basın.
2. Sahibi ya da üyesi olduğunuz projelerin aşamalarını ve kilometre taşlarını tek bir zaman çizelgesinde görürsünüz. Tüm projeleri görebilen kişiler hepsini görür.
3. Gecikmiş olarak işaretlenen kilometre taşlarını ve önümüzdeki 30 gün içinde vadesi gelenleri arayın.
4. Proje adlarını genişletmek veya daraltmak için ad sütununun kenarını sürükleyin ya da kenar seçilene kadar Tab tuşuna basıp ok tuşlarını kullanın. Adları gizlemek için kenara çift tıklayın, geri getirmek için yine çift tıklayın. Tarayıcınız genişliği hatırlar.

Sayfa boşsa aşamalara tarih verin veya bir projenin Kilometre taşları sekmesinden kilometre taşı ekleyin. Bkz. Kilometre taşları, riskler ve temel plan belirleyin.

Bir sorun olursa

• Takvim'de bir görev eksik: bir teslim tarihi ve bir sorumlusu olması gerekir. Tarihi olmayan görevler Planlanmamış altındadır.
• Bir talep eksik: açık olmalı ve birine atanmış olmalıdır; Talepleri göster işaretli olmalı ve filtrede hiçbir Durum seçilmemiş olmalıdır.
• Bir kişi hiç iş göstermiyor: bu hafta tarihli görevi olmayabilir ya da görevlerinin tahmini yoktur.
• Bir günün saatleri değiştirilemiyor: yalnızca bugünden teslim tarihine kadar değiştirilebilir, gecikmiş bir görevde değiştirilemez. Önce ona yeni bir teslim tarihi verin.