Müşterilerin sizinle çevrimiçi toplantı ayarlamasına izin verin

Randevu sayfası, Calendly gibi, müşterilerin sizinle görüşmek için bir saat seçmesini sağlar. Yalnızca gerçekten boş olduğunuz saatleri, kendi saat dilimlerinde görürler. Randevu aldıklarında toplantı CRM takvimi içinde görünür, kişi bir potansiyel müşteri, kişi veya müşteriyle eşleştirilir (ya da yeni potansiyel müşteri olarak eklenir) ve ikiniz de e-posta alırsınız.

Başlamadan önce

• Rolünüzün Çevrimiçi randevu kullan yetkisi olmalı (ekip toplantıları için de Ekip randevu sayfalarını yönet). Yetkileri bir yönetici Ayarlar > Roller ve yetkiler altında verir.
• Google veya Outlook takviminizi Takvim ve e-posta eşitleme altında bağlayın (sağ üstte adınıza basın). Böylece orada meşgul olduğunuz saatler hiç sunulmaz ve ayarlanan toplantılar o takvimde de görünür.

İlk toplantı türünüzü oluşturun

1. Menüde CRM açın ve Randevu sayfaları seçin.
2. Yeni toplantı türü düğmesine basın.
3. Ona bir Ad verin, örneğin "30 dakikalık tanışma görüşmesi". Adres addan doldurulur.
4. Süre ve yer altında bir veya daha fazla süre seçin. Birden çoksa ziyaretçi birini seçer. Nerede seçin: Yüz yüze (adresi yazın), Telefon görüşmesi (ziyaretçi numarasını verir), Görüntülü görüşme (Google Meet, Teams veya Zoom bağlantınızı yapıştırın) ya da Başka bir yer.
5. Ne zaman randevu alınabilir altında günleri işaretleyin ve her biri için saatleri belirleyin. Öğle arasından sonra 14:00–17:00 gibi ikinci bir aralık için Saat ekle düğmesine basın. Bu saatlerin saat dilimi seçin.
6. Kimsenin sizi tatilde veya izindeyken ayarlamaması için Haftalık izin günlerini, resmi tatilleri ve onaylı izinleri dışarıda bırak işaretli kalsın.
7. Farklı saatleri olan günler altında, uzakta olduğunuz bir gün (Kapalı) ya da farklı saatleri olan bir gün için Gün ekle düğmesine basın.
8. Sınırlar altında her toplantının Öncesinde boş süre ve Sonrasında boş süre değerlerini, En az bildirim süresi (“on dakika sonrası” için randevu yok), ne kadar önceden randevu alınabileceğini ve Günde en fazla toplantı değerini belirleyin.
9. Sorulacak sorular altında bir şey sormak için Soru ekle düğmesine basın, örneğin "Ne hakkında konuşmak istersiniz?". Ad ve e-posta adresi her zaman sorulur.
10. Kaydet düğmesine basın.

Sayfanızı paylaşın

• Sayfanızın Randevu sayfam altında gösterilen kendi adresi vardır. Kopyalayıp müşterilere göndermek ya da e-posta imzanıza koymak için Bağlantıyı kopyala düğmesine basın.
• Her toplantı türünün de onu doğrudan açan kendi adresi vardır.
• Web sitenize koymak için Web sitenize ekleyin düğmesine basın. Sayfayı sitenizin içinde göstermek için çerçeveyi, ya da onu bir pencerede açan Toplantı ayarla düğmesini eklemek için düğme satırını kopyalayın.
• Gösterilen adı, sayfa adresini veya girişi değiştirmek ya da sayfayı kapatmak için Randevu sayfası ayarları düğmesine basın.

Müşterinin gördükleri

1. Sayfanızı açar ve bir toplantı seçer.
2. Hâlâ boş saati olan günleri ve seçilen günün boş saatlerini kendi saat diliminde gösteren bir takvim görür (saat dilimini değiştirebilir).
3. Bir saat seçer, adını, e-posta adresini ve yanıtlarını yazar ve Randevuyu onayla düğmesine basar.
4. Ayrıntıları, takvim dosyası olarak toplantıyı ve Yeniden planla ya da İptal için özel bir bağlantıyı içeren bir e-posta alır. Toplantıdan önce hatırlatmalar alır (ne zaman olacağını Ziyaretçiye hatırlatma e-postaları altında seçin).
5. Sayfa Kaam360'ın konuştuğu her dilde okunabilir: sayfanın altındaki bağlantılar dili değiştirir.

Kısa mesajla hatırlatmalar

Ziyaretçiler kabul ederlerse hatırlatmalarını SMS veya WhatsApp ile de alabilir. Önce Pazarlama > SMS ve WhatsApp > Kur altında bir SMS veya WhatsApp hesabı bağlayın. Bkz. SMS ve WhatsApp kampanyaları.

1. Toplantı türünü açın ve Hatırlatmaları kısa mesajla da sun (SMS veya WhatsApp) kutusunu işaretleyin.
2. Gönderme yolu altında SMS'i bırakın veya onaylı bir WhatsApp şablonu seçin. Bir WhatsApp şablonu {{1}} yerine ziyaretçinin adını, {{2}} toplantıyı, {{3}} tarih ve saati, {{4}} yeri koyar.
3. Kaydet'e basın.

Rezervasyon sayfasında ziyaretçi, kısa mesajla hatırlatmayı kabul etmek için ayrı bir kutu görür ve Hatırlatmalar için cep telefonu numarasını yazar. Onayı, onay geçmişinde saklanır. Hatırlatmalar hatırlatma e-postalarıyla aynı anlarda gider; ama numaranın sessiz saatlerinde asla, STOP yanıtı veren veya iletişim kurulmayacaklar listesindeki birine asla ve bir sanal alandan asla gitmez. Kutu işaretlenmezse hiçbir mesaj gönderilmez.

Hiç sunulmayan saatler

Bir saat yalnızca toplantı, öncesi ve sonrasındaki boş süreyle birlikte, meşgul olduğunuz hiçbir şeye değmiyorsa sunulur: CRM toplantılarınız ve aramalarınız, katıldığınız proje toplantıları, Gün planlayıcı üzerindeki bloklar, bağlı Google veya Outlook takviminizdeki etkinlikler ve sizinle zaten ayarlanmış toplantılar. İki kişi aynı saati aynı anda ayarlamaya çalışırsa yalnızca biri alır; diğerinden başka bir saat seçmesi istenir.

Her randevuyu önce kabul edin

Bir toplantı türünde Her randevuyu önce ben kabul ederim seçeneğini işaretleyin. Randevu sizi bekler ve bu sırada saati ayrılı tutulur. Bunu zilden, Gelen kutusu üzerinden ve e-postayla öğrenirsiniz. Rezervasyonlar'ı açın ve Kabul et ya da Reddet düğmesine basın (nedenini yazabilirsiniz; müşteriye bildirilir).

Ödeme isteyin

Kuruluşunuz Stripe'ı Ayarlar > Çevrimiçi ödemeler altında bağladıysa toplantı türüne bir fiyat ve para birimi yazın. Müşteri randevu alırken Stripe sayfasında öder; ödeme yaparken saat 30 dakika ayrılı tutulur ve ödeme gelince randevu onaylanır. Ücretli bir toplantıyı iptal ederseniz iadeyi Stripe hesabınızdan yapın. Bir sandbox asla gerçek ödeme almaz.

Ekiple toplantılar

Ekip randevu sayfalarını yönetebilenler kuruluşun Ekip randevu sayfası sayfasını da görür. Yeni ekip toplantı türü düğmesine basın ve Toplantıları kim üstlenir altında seçin:

• Sırayla: seçilen kişilerden kim boşsa toplantıyı o üstlenir. Sıra adil paylaşılır: son zamanlarda bu toplantılardan en az alan kişi önce gelir.
• Herkes birlikte: yalnızca seçilen herkesin boş olduğu saatler sunulur ve toplantı her birinin takvimine girer.

Randevularınız

1. CRM > Rezervasyonlar'ı açın.
2. Yaklaşanlar, Cevap bekleniyor, Geçmiş, Gelmedi veya İptal edildi seçin.
3. Yanıtları, telefon numarasını ve ne zaman ayarlandığını görmek için bir ada basın.
4. Düğmelerle CRM toplantısını veya potansiyel müşteriyi açın, Toplantıyı iptal et (müşteriye bildirilir) ya da toplantıdan sonra kişinin Gelmedi olduğunu işaretleyin. Henüz başlamamış bir toplantının saatini değiştirmek için Başka bir saate taşı'ya basın, bir gün ve boş bir saat seçin ve Toplantıyı taşı'ya basın: yalnızca aynı kişilerin boş olduğu saatler, ziyaretçinin kendi Yeniden planla düğmesiyle aynı kurallarla sunulur ve ziyaretçi yeni saati ve bir takvim dosyasını içeren bir e-posta alır.
5. Ekip randevu sayfalarını yönetme yetkisiyle tüm ekibinkileri görmek için Herkesin randevuları işaretleyin.

Bilmekte fayda var

• Yeni kişiler yalnızca aynı e-posta adresine sahip bir potansiyel müşteri, kişi veya müşteri yoksa potansiyel müşteri olarak eklenir. Hiç eklememek için Yeni ziyaretçileri potansiyel müşteri olarak ekle işaretini kaldırın.
• Onlara e-posta göndermek için izin istemek üzere İşaretlenecek onay altına bir cümle yazın (örneğin bülteniniz hakkında); neyi kabul ettikleri onay geçmişinde saklanır.
• Randevu sayfalarında ve toplantı türlerindeki değişiklikler ile iptal ettiğiniz veya reddettiğiniz randevular Etkinlik günlüğü içine yazılır.
• Randevu sayfaları kuruluşunuzun Ayarlar > Marka görünümünü taşır ve Ayarlar > Özel web adresi altındaki kendi web adresinizde de çalışır (orada yalnızca sizin sayfalarınız gösterilir).