Trabalhe com tarefas, o quadro e o gráfico do plano

As tarefas são os pequenos trabalhos que, somados, formam um projeto. Todo projeto tem uma aba Tarefas onde você pode criá-las e gerenciá-las. Este guia vai um pouco além de Tarefas, quadros e o gráfico do plano.

Adicione uma tarefa

1. Abra Projetos no menu e clique no projeto que você quer.
2. Abra a aba Tarefas e clique em Adicionar tarefa.
3. Preencha o nome da tarefa e escolha o tipo (Tarefa, Bug, Funcionalidade etc.), a lista de tarefas, os responsáveis, as datas, a prioridade e as horas estimadas.
4. Salve. As tarefas novas começam com o status Aberta (ou com o status inicial do tipo delas).

Quatro formas de ver as tarefas

Acima das tarefas, clique em Lista, Kanban, Gantt, Tabela ou Mapa mental. A tabela mostra as tarefas como uma planilha que você pode alterar ali mesmo; veja a visualização Tabela. Os tipos são explicados em Tipos de tarefa.

Encontre uma tarefa

Digite na caixa Pesquisar tarefas acima da lista. A lista se atualiza quando você para de digitar, e as listas de tarefas sem nenhuma tarefa correspondente ficam ocultas enquanto você pesquisa ou filtra. Cada palavra digitada precisa estar em algum lugar da tarefa, então fatura ali encontra as tarefas de fatura das quais o Ali é responsável. A pesquisa olha o número da tarefa (por exemplo 1020, T1020 ou o completo CBS-46-T1020), o nome, a descrição, os responsáveis, as etiquetas, o status, a prioridade, a lista de tarefas, a fase e as datas.

O selo "plano incompleto"

Quando falta algo em um projeto (por exemplo uma data de término, ou tarefas sem responsável ou prazo), um pequeno selo amarelo com um número aparece no canto superior direito do projeto, ao lado do status. Clique nele para ver a lista do que ainda falta. Ele não ocupa espaço quando você não precisa dele.

Veja a tarefa em mais detalhes

Clique em uma tarefa para abrir o painel lateral. Lá você pode:

• escrever comentários e mencionar um colega para que ele seja avisado
• adicionar responsáveis e seguidores (os seguidores recebem uma mensagem quando a tarefa muda)
• anexar um arquivo
• adicionar subtarefas (passos menores dentro da tarefa)
• vincular uma tarefa que precisa terminar antes, chamada de dependência
• registrar o tempo gasto
• abrir uma ocorrência ligada à tarefa
• definir um lembrete ou fazer a tarefa se repetir

Comentários: formatação, tabelas, menções e arquivos, e edição do que você escreveu

• Formate seu comentário. A caixa de comentário tem uma barra de ferramentas: negrito, itálico, sublinhado, cores, listas, links e tabelas. Cole células do Excel ou do Google Sheets (por exemplo uma coluna de pontos e uma coluna de status) e elas viram na hora uma tabela de verdade, com cada ponto ao lado do seu status. Clique em Comentário (ou Ctrl+Enter) para enviar. A mesma caixa é usada para respostas e para editar.
• Mencione alguém. Clique em Mencionar abaixo da caixa, escolha um nome e a pessoa é avisada sobre o seu comentário. Digitar @ seguido do nome completo da pessoa também funciona.
• Anexe arquivos. Clique em Anexar arquivos abaixo da caixa e escolha até 10 arquivos (cada um com até 25 MB). Eles são enviados com o seu comentário e aparecem abaixo dele como pequenos botões de arquivo; clique em um para abri-lo. Os arquivos também ficam listados na aba Documentos da tarefa. Se você excluir o comentário, os arquivos continuam na tarefa até alguém removê-los lá. Você precisa da permissão para enviar arquivos; se não vir Anexar arquivos, peça a um administrador.
• Edite seu próprio comentário. Clique em Editar abaixo de um comentário que você escreveu, mude o texto e clique em Salvar (ou Ctrl+Enter). Cancelar mantém como estava. O comentário passa a mostrar editado ao lado da hora. Ninguém mais, nem mesmo um administrador, pode editar seus comentários; eles só podem ser excluídos.
• Quem você adicionar com @ ao editar é avisado, como em um comentário novo.

Adicione suas próprias colunas

No quadro, clique em Adicionar coluna para acrescentar uma etapa como Em teste. Use Gerenciar status para renomear ou ocultar etapas.

Colocar uma lista de tarefas numa fase

Uma fase pode ter quantas listas de tarefas quiser, e cada tarefa de uma lista com fase pertence a essa fase.

1. Na vista Lista, clique nos três pontos no cabeçalho da lista e escolha Fase….
2. Escolha a Fase (ou Sem fase) e clique em Salvar. Todas as tarefas da lista passam para essa fase, assim como as que você adicionar ou mover para a lista depois. O nome da fase aparece então ao lado do nome da lista.
3. Enquanto uma lista tiver fase, a caixa de fase de uma tarefa nova nessa lista fica fixada na fase da lista.

O progresso de uma fase conta as tarefas das suas listas: quando são fechadas, a fase avança. A aba Fases do projeto mostra as listas de tarefas de cada fase ao lado do progresso. Tirar uma lista da fase deixa as tarefas onde estão, e você volta a poder escolher uma fase para cada tarefa nova.

Mova uma tarefa para outra lista ou projeto

Na visualização Lista, arraste uma tarefa pela linha e solte onde quiser: entre duas tarefas da mesma lista para mudar a ordem, ou em outra lista de tarefas para movê-la para lá. Uma linha mostra onde ela vai ficar; solte sobre o título de uma lista para colocá-la no topo. As subtarefas vão junto com a tarefa. Não dá para arrastar enquanto você altera uma célula, e para mover é preciso ter o direito de editar essa tarefa.

As subtarefas também podem ser arrastadas: arraste uma subtarefa para cima ou para baixo entre as outras subtarefas da sua tarefa para mudar a ordem. Ela fica sob a mesma tarefa; para dar a ela outra tarefa, abra-a e mude a tarefa principal.

Você também pode usar os três pontos no fim da linha de uma tarefa e escolher Mover para outro projeto…, depois escolher o Projeto e a Lista de tarefas. Abra a tarefa e clique em Mover… ao lado do nome do projeto. Escolha o Projeto e a Lista de tarefas e clique em Mover tarefa. As subtarefas, comentários, arquivos e horas registradas vão junto. Quando ela vai para outro projeto, a fase é apagada, os vínculos com tarefas que ficaram para trás são removidos e quem é responsável pela tarefa é adicionado ao novo projeto para continuar podendo abri-la. Você só pode mover tarefas para projetos dos quais participa. Uma subtarefa se move junto com a tarefa principal.

Mova uma lista de tarefas inteira para outro projeto

Na visualização de listas de tarefas, clique nos três pontos do título da lista e escolha Mover lista para outro projeto…. Escolha o Projeto e clique em Mover. A lista vai com todas as tarefas e subtarefas. As fases delas são apagadas, os vínculos com tarefas que ficaram para trás são removidos, as horas registradas vão junto e os responsáveis pelas tarefas são adicionados ao novo projeto. Isso exige as permissões para editar projetos e para editar todas as tarefas, e você precisa participar dos dois projetos.

Mudar a ordem das listas de tarefas

Na visualização Lista, pressione os três pontos no cabeçalho de uma lista e escolha Mover lista para cima ou Mover lista para baixo. A lista se move um lugar; a nova ordem é usada em todos os lugares onde as listas do projeto aparecem. Uma lista fechada mostra só o cabeçalho: abra-a para adicionar uma tarefa ou lista abaixo dela.

Excluir uma lista de tarefas

1. Na visualização Lista, pressione os três pontos no cabeçalho da lista e escolha Excluir lista….
2. Se a lista ainda tiver tarefas, escolha em Mover as tarefas para a lista que deve recebê-las. Elas vão com subtarefas, comentários, arquivos e tempo registrado, então nenhum trabalho é perdido. As tarefas da lista que estão na lixeira também vão e ainda podem ser restauradas.
3. Pressione Excluir lista.

Uma lista vazia é simplesmente removida. A única lista do projeto só pode ser excluída quando não tem tarefas: adicione outra lista antes se quiser mantê-las. Excluir uma lista exige a permissão para excluir fases, listas de tarefas e grupos.

Dependências e o gráfico do plano

Uma dependência diz "isto não pode começar antes que aquilo termine". As tarefas precisam de uma data de início ou de um prazo para aparecer no gráfico do plano. Tarefas vinculadas aparecem ligadas no gráfico, e uma tarefa atrasada empurra as que esperam por ela.

Para adicionar dias de espera, vincular tarefas de outras formas ou ver o caminho crítico, leia Vincule tarefas, adicione defasagem e veja o caminho crítico. Uma tarefa também pode se repetir e ter um checklist; veja Tarefas recorrentes e checklists.

Se algo der errado

• Uma tarefa não aparece no gráfico do plano: dê a ela uma data de início ou um prazo.
• Você não consegue adicionar tarefas: talvez sua função não permita editar este projeto.

Ver o projeto como mapa mental

Clique em Mapa mental acima das tarefas para ver o projeto em ramos: o projeto no centro, suas listas de tarefas e as tarefas e subtarefas crescendo para a direita. Cada tarefa mostra a cor do seu status; as concluídas aparecem riscadas e as bloqueadas têm uma borda vermelha.

1. Clique em uma tarefa para abri-la.
2. Clique em + ao lado do projeto para adicionar uma lista de tarefas, ao lado de uma lista para adicionar uma tarefa, ou ao lado de uma tarefa para adicionar uma subtarefa. Digite o nome e pressione Enter.
3. Clique na pequena seta de um ramo para recolhê-lo, e de novo para abri-lo.

Cada ramo que você adiciona é uma lista de tarefas, tarefa ou subtarefa comum, então também aparece na lista, no quadro e no Gantt.