Escreva e compartilhe documentos da equipe na Wiki

A Wiki é onde sua organização registra as coisas para que todos as encontrem depois: o manual da empresa, tutoriais, políticas, atas de reunião, resumos de projetos e decisões. Abra Wiki no menu à esquerda, perto do topo.

Espaços e páginas

• Um espaço é uma estante de páginas com as suas próprias pessoas. Há três tipos: Empresa (para todos), Equipe (para uma equipe) e Projeto (para um projeto).
• Dentro de um espaço, as páginas ficam em uma árvore, como capítulos de um livro: uma página pode ter páginas abaixo dela.
• Todo espaço abre na sua página inicial.

A página de entrada da Wiki tem estas abas: Espaços, Todas as páginas (busca, filtro por espaço, ordenação e download da lista em Excel), Atualizadas recentemente, Favoritos, Vistas recentemente e Meus rascunhos.

Quem pode ler e escrever

Cada pessoa recebe uma função em um espaço:

• Pode ler: ler as páginas publicadas, comentar, acompanhá-las e marcá-las com estrela.
• Pode escrever: também criar, alterar, publicar e mover páginas e anexar arquivos a elas.
• Administrador: também alterar as configurações do espaço e os seus membros.

O administrador de um espaço define isso em Configurações no espaço: o que Todos na organização recebem (escolha Sem acesso (somente membros) para um espaço privado), o que O responsável e os membros do projeto recebem em um espaço de projeto, e os Membros (adicione uma pessoa ou uma equipe inteira, cada uma com uma função). Quem tem a permissão "Gerenciar todos os espaços" é administrador de todos os espaços. Quem não tem a permissão "Usar a wiki" não vê a Wiki.

Crie um espaço

1. Abra Wiki e pressione Novo espaço. (Você precisa da permissão "Criar espaços na wiki"; os gestores a têm.)
2. Dê um Nome a ele e, se quiser, diga para que serve. Escolha um Ícone e uma Cor.
3. Em Tipo de espaço, escolha Empresa: para todos, Equipe: para uma equipe ou Projeto: para um projeto, e a equipe ou o projeto.
4. Escolha quem pode fazer o quê (veja acima) e pressione Criar espaço. Você se torna o administrador, e o espaço começa com uma página inicial.

Escreva uma página

1. No espaço, pressione Nova página (ou, em uma página, Nova página abaixo desta no menu ⋮).
2. Digite um Título e escolha de onde Começar a partir de: uma Página em branco ou um modelo como Ata de reunião, Resumo do projeto, Política, Tutorial ou Registro de decisão. Pressione Criar e editar.
3. Escreva. A barra de ferramentas tem Estilo (texto normal, títulos, uma citação ou um bloco de código), Destaque (uma caixa colorida para uma observação, uma dica, um aviso ou algo importante), negrito, cores, listas, uma Lista de verificação, uma Tabela, links, Imagem e Linha divisória.
4. Para adicionar uma imagem, pressione Imagem (ou Adicionar em Imagens e arquivos), escolha o arquivo e depois pressione a imagem para colocá-la onde está o cursor.
5. Para mencionar alguém, pressione Mencionar abaixo do editor e escolha a pessoa. Ela recebe uma notificação e um e-mail quando você publicar.

O que você digita é salvo sozinho como rascunho. Os leitores continuam vendo a página publicada até que alguém publique. Quando estiver pronto, digite O que mudou (opcional) e pressione Publicar. Pressione Salvar rascunho e fechar para parar por enquanto, ou Descartar o rascunho para voltar à página publicada (para todos que estiverem editando naquele momento).

Escrevam uma página juntos

Várias pessoas podem editar a mesma página ao mesmo tempo. Todos que pressionam Editar (ou Juntar-se) trabalham no mesmo texto:

• O que cada pessoa digita aparece para as outras em um instante. Digitar ao mesmo tempo, mesmo na mesma frase, não é problema: as palavras de ninguém se perdem.
• Cada pessoa tem uma cor. Você vê os cursores dos outros no texto com os seus nomes, e as suas fotos redondas no topo do editor, com quantas pessoas estão editando com você.
• Quem lê a página vê quem está editando agora, com um botão Juntar-se para quem pode escrever.
• O texto compartilhado é guardado como rascunho a cada poucos segundos. Qualquer um pode publicá-lo: os outros são avisados e continuam editando, e a próxima publicação cria a próxima versão.
• O histórico da página cita todos que escreveram uma versão, ao lado de quem a publicou.
• Se alguém restaurou uma versão antiga enquanto você editava, Publicar para e diz quem fez isso. O texto fica guardado como rascunho. Veja o histórico da página e depois pressione Publicar a minha mesmo assim se a sua versão deve prevalecer (a da outra pessoa fica no histórico).

Histórico: todas as versões são guardadas

Pressione Histórico (o botão de relógio em uma página) para ver cada versão publicada, quem a publicou, quando e o que mudou.

• Pressione o olho para ler uma versão antiga como ela era.
• Escolha uma versão em De e outra em Até e pressione o botão de comparar versões para ver as linhas adicionadas (verde) e removidas (vermelho). Marque Somente as alterações para esconder o resto.
• Pressione o botão de restaurar para Restaurar esta versão. Isso cria uma nova versão com o texto antigo, então nada se perde.

Leia, acompanhe e compartilhe

• Pressione a estrela para Adicionar aos favoritos: a página então aparece em Favoritos na página de entrada da Wiki.
• Pressione o olho para Acompanhar uma página: você recebe uma notificação e um e-mail quando ela for publicada de novo ou alguém comentar. Quem escreve ou publica uma página passa a acompanhá-la automaticamente.
• Escreva em Comentários, no fim da página, e pressione Adicionar comentário. Use Mencionar para citar alguém.
• Pressione Imprimir para uma impressão limpa só da página, ou Baixar em PDF.
• Imagens e documentos guardados com a página ficam listados em Arquivos. Quem pode escrever pode pressionar Adicionar um arquivo. Programas não podem ser adicionados, e os arquivos têm no máximo 25 MB.

Vincule páginas a projetos e tarefas

• Em uma página, abra o menu ⋮ e escolha Vincular a um projeto. A página passa a aparecer na aba Wiki do projeto, junto com as páginas dos espaços do próprio projeto.
• Na aba Wiki de um projeto, digite em Encontrar uma página da Wiki para vincular… e pressione uma página.
• Em uma tarefa, o cartão Páginas da Wiki lista as páginas vinculadas. Quem pode alterar a tarefa pode encontrar e vincular mais páginas ali.

As pessoas só veem páginas vinculadas que podem ler.

Organize

• Mover (no menu ⋮) coloca uma página abaixo de outra página ou em outro espaço. Quem pode escrever também pode arrastar uma página na árvore à esquerda: solte-a sobre outra página para colocá-la abaixo dela, ou na borda de cima ou de baixo para colocá-la antes ou depois. As páginas abaixo dela vão junto.
• Tornar página inicial (administradores do espaço) escolhe em qual página o espaço abre.
• Excluir página exige a permissão "Excluir páginas e espaços da wiki". As páginas abaixo dela sobem um nível. Um espaço inteiro pode ser excluído nas suas Configurações, ou arquivado (Arquivado: manter apenas para leitura) para guardá-lo sem alterações.

Modelos

Pressione Modelos na página de entrada da Wiki para ver os modelos. Os cinco que vêm com o Kaam360 estão sempre lá. Quem tem a permissão "Gerenciar modelos da wiki" pode adicionar os modelos próprios da sua organização com Novo modelo, ou transformar qualquer página em modelo com Salvar como modelo no menu ⋮ da página.

Busca

A caixa de busca no topo de todas as páginas também encontra páginas da Wiki, pelo título e pelo texto. Ela só mostra páginas publicadas em espaços que você pode ler. Veja Pesquisa: encontre tudo rapidamente.

Tudo o que é importante (espaços criados, alterados ou excluídos, páginas publicadas, restauradas, movidas ou excluídas, modelos) fica registrado no Registro de atividades com o tipo Wiki.