Envie qualquer documento para assinatura eletrônica

O módulo Assinatura eletrônica permite enviar qualquer documento para ser assinado on-line: um contrato, uma carta de contratação, um acordo de confidencialidade, um formulário. Quem assina não precisa de conta. Tudo fica guardado aqui: quem assinou, quando e a cópia assinada. Um documento não precisa de cliente nem de contrato, embora você possa vincular um.

Envie um documento

1. Abra Assinatura eletrônica no menu e clique em Enviar para assinatura. (Em um contrato, você pode clicar em Enviar para assinatura eletrônica.)
2. Escolha o documento: Enviar um documento (um PDF, ou uma imagem JPG ou PNG, até 15 MB). Para enviar vários documentos em uma única solicitação, escolha o primeiro e use Adicionar outro documento abaixo dele: eles são unidos, em ordem, em um único arquivo (até 10 documentos e 150 páginas), assinado uma vez e selado uma vez. Para um contrato, você pode escolher Usar um PDF anexado ao contrato ou Gerar um PDF com os dados do contrato. Para um arquivo do Word, Excel ou PowerPoint, salve ou exporte como PDF antes.
3. Em Destinatários, clique em Escolher pessoas para abrir uma lista com a sua equipe, os contatos do cliente escolhido e as pessoas para quem você enviou documentos recentemente. Marque quantas pessoas quiser, escolha Precisa assinar, Aprova (a pessoa só diz sim: nenhuma assinatura é desenhada e ela não recebe campos) ou Recebe uma cópia (só recebe o documento finalizado por e-mail) e clique em Adicionar selecionados. Você também pode clicar em Adicionar outro destinatário para digitar um nome e e-mail, ou em Adicionar a mim para se incluir.
4. Quando há dois ou mais signatários, Enviar em ordem vem marcado: cada pessoa só recebe o e-mail quando chega a vez dela. Mude a ordem com a caixa de número ou as setas ao lado de cada pessoa. Desmarque para enviar a todos de uma vez.
5. Clique em Personalizar ao lado de um signatário para definir algo só para ele:- Assina presencialmente no meu dispositivo: ninguém envia um link por e-mail para essa pessoa. Quando chegar a vez dela, abra a solicitação e clique em Assinar presencialmente ao lado do nome, para que ela assine ao seu lado.- Nota privada: uma mensagem que só essa pessoa vê na página de assinatura.- Verificar quem é: Um código de 6 dígitos enviado por e-mail (a pessoa clica em Enviar um código por e-mail na página de assinatura e o digita), ou Um código de acesso que você entrega a eles (você escolhe de 4 a 20 caracteres e informa pessoalmente ou por telefone; nunca no mesmo e-mail do link). Até o código estar certo, nada do documento é exibido. Depois de cinco tentativas erradas, a verificação fica bloqueada por 15 minutos, e cada tentativa é gravada no histórico de atividades.
6. Adicione uma mensagem opcional, por quantos dias a solicitação é Válida por e de quantos em quantos dias Lembrar a cada (0 significa nunca).
7. Clique em Próximo: posicionar os campos, ou em Enviar sem campos se as pessoas devem apenas assinar no fim do documento.

Posicione os campos

A página seguinte mostra o seu documento com miniaturas das páginas à esquerda, e Destinatários e Campos padrão à direita. Escolha um destinatário e arraste um campo da direita para a página (ou escolha um e clique na página). Os campos são Assinatura, Iniciais, Empresa, Nome completo, E-mail, Data da assinatura (preenchida sozinha com o dia em que a pessoa assina), Data (a pessoa escolhe), Caixa de texto, Cargo, Caixa de seleção, Lista suspensa e Botões de opção.

Arraste um campo para movê-lo, arraste o canto para redimensioná-lo, ou use as setas do teclado. Clique em um campo para ver as configurações dele à direita:

• Destinatário, Obrigatório e Somente leitura (o campo mostra o que você digitou em Valor padrão e o signatário não pode mudar).
• Etiqueta, Rótulo de dados e Descrição (uma dica mostrada ao signatário).
• Limite de caracteres e Validação para caixas de texto: Apenas números, Apenas letras, Endereço de e-mail ou um Padrão personalizado.
• Opções para uma lista suspensa ou botões de opção (uma por linha), Formato de data para datas, e Tamanho da fonte.

Clique com o botão direito em um campo para Recortar, Copiar, Colar, Duplicar, Posicionar em outras páginas ou Alterar destinatário. Desfazer e Refazer ficam no topo, com os controles de página e zoom. Clique em Salvar rascunho para voltar depois, em Salvar como modelo para reaproveitar este layout, ou em Enviar para assinatura quando estiver pronto. Quem tem campos precisa de pelo menos um campo de assinatura.

Envie mais tarde

Na página em que você posiciona os campos, abra Enviar mais tarde, escolha uma data e hora (pelo menos cinco minutos à frente, dentro de 90 dias, no fuso horário da sua organização) e clique em Enviar nesse horário. A solicitação aguarda como rascunho, aparece como Agendado na lista e sai sozinha. Até lá você ainda pode mudar os campos, ou clicar em Cancelar o agendamento. Se algo estiver errado na hora (por exemplo uma pessoa com campos mas sem campo de assinatura), nada é enviado, a solicitação continua como rascunho e você recebe um e-mail explicando o motivo.

O que o signatário vê

A pessoa abre o link e vê o documento com os próprios campos destacados. Ela faz a assinatura do jeito que sua organização permite: Desenhar minha assinatura (com escolha da cor da caneta), Digitar meu nome (em um de três estilos de letra manuscrita) ou Enviar uma imagem. Ela adiciona as iniciais se pedido, clica em cada campo, preenche as caixas de texto, marca o aceite e clica em Assinar o documento. Se você permitir comentários dos signatários, aparece uma caixa para um comentário para você. Se você permitir, Repassar deixa a pessoa passar o documento para outra, que recebe o próprio link enquanto o primeiro link deixa de funcionar. Abaixo do campo de assinatura, Lembrar minha assinatura neste dispositivo a guarda no próprio navegador da pessoa (e Lembrar minhas iniciais neste dispositivo faz o mesmo com as iniciais), para que da próxima vez Usar minha assinatura salva a preencha na hora; Esquecer a remove. Nada fica guardado do nosso lado. Próximo campo leva a pessoa ao que ainda falta. Ela também pode clicar em Recusar assinatura e dizer por quê. Clientes que têm o próprio acesso também veem o documento no portal do cliente, em Documentos aguardando sua assinatura.

Assinar você primeiro (as duas partes assinam)

Em um contrato assinado pelos dois lados, sua empresa assina primeiro e o cliente depois.

1. Em Enviar para assinatura, em Quem assina pela nossa empresa, escolha Eu assino primeiro (pela nossa empresa) ou Outra pessoa da nossa empresa assina primeiro e selecione o colega. Em um rascunho você pode escolher o mesmo na página da solicitação e clicar em Salvar.
2. Ao clicar em enviar, a página de assinatura normal abre na hora para você. Assine como todos os outros; nenhum código é pedido porque você está conectado. Horário, endereço e dispositivo são registrados. Se você parar, nada é enviado e a solicitação continua como rascunho; abra-a depois e clique em Assinar e enviar.
3. Assim que seu lado assinar, o cliente recebe o e-mail. Um colega que assina pela empresa recebe o e-mail primeiro, e o cliente só depois.

O certificado mostra os dois lados: "Signed for (sua empresa) by (nome), (cargo)" e "Signed for (cliente) by (nome)". Um contrato vinculado só recebe a cópia assinada quando todos tiverem assinado. Se depois uma alteração sugerida pelo cliente for aceita, sua assinatura também é desfeita: seu lado assina primeiro a nova versão, depois o cliente. Assinar pela empresa exige o direito Assinar em nome da empresa (gerentes já começam com ele; administradores sempre). Em Configurações de assinatura, Nossa empresa sempre assina primeiro marca a opção em toda nova solicitação.