Veja quem está ocupado: Calendário e Roteiro

Duas páginas mostram o seu plano no calendário. Calendário é para a semana que vem e para as pessoas. Roteiro é para o ano inteiro e para os projetos.

Calendário

1. Clique em Calendário no módulo Gestão de projetos do menu.
2. Escolha Calendário para ver o que cai em cada dia, ou Carga de trabalho dos funcionários para ver o dia de cada pessoa. Use Anterior, Hoje e Próximo para navegar.
3. Use os filtros no topo para escolher projetos, equipes, pessoas e Status. Cada um permite marcar várias opções ao mesmo tempo (por exemplo A fazer e Em andamento, ou dois projetos). Deixe um filtro vazio para ver tudo. Marcar um status fechado, como Fechado ou Resolvido, mostra essas tarefas mesmo com Mostrar fechadas desligado.
4. Se você pode ver a central de suporte, Mostrar chamados vem marcado: os chamados de suporte também aparecem (veja abaixo). Desmarque para ver só tarefas.
5. Clique em Adicionar tarefa para criar uma tarefa nova a partir do calendário. Um painel se abre à direita, parecido com uma tarefa aberta: digite o nome, escolha o projeto, escreva a descrição e preencha os responsáveis, as datas e os detalhes. O dia (e a pessoa) em que você clicou já vêm preenchidos. Clique em Criar tarefa e a nova tarefa se abre no mesmo painel, pronta para comentários, subtarefas e arquivos. O + em um dia faz o mesmo para aquele dia.

Como as horas de cada dia são calculadas

Você não precisa fazer nada: o Kaam360 calcula o dia de cada pessoa a partir das tarefas dela.

• O que falta: a estimativa da tarefa menos o tempo já registrado nela. Uma tarefa estimada em 16 horas com 4 horas registradas tem 12 horas restantes.
• Distribuído pelos dias úteis: o que falta é dividido igualmente de hoje (ou da data de início, se for mais tarde) até o prazo. Folgas semanais, feriados e ausências aprovadas são pulados. Assim, 12 horas na quarta, quinta e sexta dão 4 horas por dia, e não 12 horas todo dia.
• Só um prazo: distribuído de hoje até o prazo.
• Atrasada: tudo o que falta conta para hoje, ou para o próximo dia útil quando hoje é folga (fim de semana, feriado ou ausência), e a tarefa aparece em vermelho.
• Sem datas: a tarefa não fica em nenhum dia. Ela aparece em Sem agendamento, abaixo do calendário, para você dar um prazo a ela.
• Vários responsáveis: cada responsável recebe uma parte igual.
• Dias que já passaram mostram o tempo que foi registrado. Em Carga de trabalho dos funcionários, uma tarefa planejada para um dia passado sem tempo registrado continua aparecendo ali, esmaecida, com "planejado, nada registrado", para a semana passada mostrar o que as pessoas deveriam ter feito.
• Hoje mostra o tempo já registrado hoje (marcado como "h registradas") e também o que ainda está planejado para o resto do dia. O tempo registrado hoje em uma tarefa já fechada também aparece ali.
• Chamados de suporte também contam: cada chamado aberto conta o trabalho previsto (por exemplo 1 h) no dia em que vence, para a pessoa a quem foi atribuído.

Chamados de suporte no Calendário

Trabalho de suporte é trabalho de verdade, então os chamados de que as pessoas cuidam fazem parte do dia delas.

1. Um chamado aparece com um ícone de chamado e uma cor própria, o número (por exemplo SUP-0012), o assunto, um selo de status (como Aberta) e um selo de prioridade (como Alta).
2. Ele fica na sua data de vencimento. Se ninguém definiu uma, fica no dia até o qual a meta de suporte diz que ele precisa ser resolvido, marcado como Vencimento do SLA. Se esse dia for uma folga, as horas vão para o último dia útil antes dele.
3. Um chamado atrasado, ou que passou de uma meta de suporte (marcado SLA descumprido), aparece em vermelho. As horas dele contam para hoje, ou para o próximo dia útil quando hoje é folga, como uma tarefa atrasada.
4. Clique em um chamado para abri-lo em Chamados. Chamados não podem ser arrastados: para mover um, mude a Data de vencimento no próprio chamado.
5. Chamados resolvidos e fechados saem do Calendário. Chamados de que ninguém está cuidando não ficam no dia de ninguém.

Quantas horas um chamado conta é definido por prioridade em Metas de suporte, e pode ser mudado em cada chamado. Veja Defina metas de tempo de resposta.

Leia o dia de uma pessoa

Em Carga de trabalho dos funcionários, cada linha é uma pessoa e cada quadro é um dia. A barra na parte de baixo de um quadro mostra as horas planejadas em relação às horas que a pessoa tem naquele dia (por exemplo "6 / 8 h"):

• verde: abaixo de 80% das horas dela.
• amarelo: de 80% a 100%.
• vermelho: acima de 100%, ou trabalho em um dia de folga.

A coluna Total mostra a semana. Em Calendário, a barra fina sob cada dia mostra o mesmo para todos os exibidos. Os dias de folga aparecem como FOLGA. As horas de um dia útil são definidas em Fuso horário e semana de trabalho, e cada pessoa pode ter as suas. Veja Defina seu fuso horário e sua semana de trabalho.

Planeje um dia manualmente (opcional)

Se a distribuição igual não corresponde a como o trabalho vai realmente acontecer, mude-a:

1. Em Carga de trabalho dos funcionários, clique nas horas de uma tarefa (por exemplo 4 h).
2. Digite as horas daquele dia e clique em Salvar. Um alfinete marca o dia definido manualmente.
3. O restante das horas da tarefa se distribui sozinho pelos outros dias dela.

Você também pode arrastar uma tarefa para outro dia na linha da mesma pessoa, entre hoje e o prazo: as horas daquele dia vão para lá e o resto se redistribui. Arrastar para fora desses dias, ou para outra pessoa, muda as datas da tarefa ou a passa para aquela pessoa, como antes. Para desfazer, clique nas horas e escolha Voltar ao automático, ou Redistribuir todos os dias para a tarefa inteira.

Pôr o dia de uma pessoa por ordem de importância

Em Carga de trabalho dos funcionários, arraste as tarefas para cima e para baixo dentro de um dia para dizer o que vem primeiro:

1. Arraste uma tarefa sobre outra tarefa na mesma caixa. Movida para cima, ela fica acima dessa tarefa; para baixo, abaixo dela. Uma linha mostra onde ela vai ficar.
2. As tarefas do dia passam a ser numeradas de cima para baixo: 1 é a mais importante. A ordem fica guardada para essa pessoa e esse dia, e todos que veem a agenda veem a mesma ordem.
3. As tarefas não ordenadas vêm depois das numeradas, como antes. Chamados do suporte não podem ser arrastados.

Cada pessoa pode ordenar os seus próprios dias. Líderes de equipe, e quem pode ver a agenda de todos, podem fazê-lo para as pessoas que veem.

Roteiro

1. Clique em Roteiro no menu.
2. Você vê as fases e os marcos dos projetos dos quais é dono ou membro em uma única linha do tempo. Quem pode ver todos os projetos vê todos.
3. Procure os marcos marcados como atrasados e os que vencem nos próximos 30 dias.
4. Para alargar ou estreitar os nomes dos projetos, arraste a borda da coluna de nomes, ou pressione Tab até a borda ser escolhida e use as setas. Clique duas vezes na borda para recolher os nomes, e de novo para trazê-los de volta. Seu navegador lembra a largura.

Se a página estiver vazia, dê datas às fases ou adicione marcos na aba Marcos de um projeto. Veja Defina marcos, riscos e uma linha de base.

Se algo der errado

• Falta uma tarefa no Calendário: ela precisa de um prazo e de um responsável. Tarefas sem datas ficam em Sem agendamento.
• Falta um chamado: ele precisa estar aberto e atribuído a alguém, Mostrar chamados precisa estar marcado e nenhum Status pode estar escolhido no filtro.
• Uma pessoa não mostra trabalho: ela pode não ter tarefas com data nesta semana, ou as tarefas dela não têm estimativa.
• As horas de um dia não podem ser alteradas: só de hoje até o prazo, e não em uma tarefa atrasada. Dê um novo prazo a ela primeiro.