Gere e crie relatórios do CRM

Relatórios do CRM é uma biblioteca de relatórios prontos sobre leads, negócios, atividades e cotações, além dos relatórios que você mesmo cria. Cada um é uma lista ou um resumo que você pode restringir por período e pelo que quiser, e baixar para o Excel. Quem tem permissão pela sua função encontra também Tempo por projeto, Tempo por cliente (horas, faturáveis e não), o Registo de riscos (todos os riscos dos projetos com responsável, impacto e estado) e a Demonstração de fluxo de caixa (dinheiro que entra face ao que sai, mês a mês), nas pastas Projetos e Finanças.

Abra um relatório

1. Abra Relatórios do CRM na seção CRM.
2. Escolha uma pasta à esquerda (Leads, Negócios, Atividades, Cotações, Projetos, Finanças ou Os meus relatórios) ou digite em Pesquisar relatórios.
3. Clique em um relatório para abri-lo. Por exemplo, Leads por origem mostra quantos leads cada origem trouxe e quantos viraram clientes, e Negócios ganhos lista os negócios que você ganhou.

Mude o que você vê

1. Escolha qual Data considerar (por exemplo Criado em ou Fechado em) e o Período: Hoje, Ontem, Esta semana, Semana passada, Este mês, Mês passado, Este trimestre, Trimestre passado, Este ano, Último ano, Últimos 7 dias, Últimos 30 dias, Últimos 90 dias, Próximos 7 dias, Próximos 30 dias, Todo o período ou Escolher datas.
2. Clique em Adicionar um filtro…, escolha um campo e uma condição (é, contém, é maior que e assim por diante), digite ou escolha um valor e clique em Adicionar. Clique no × de um filtro para removê-lo.
3. Clique no título de uma coluna para ordenar por ela. Um nome na primeira coluna abre aquele lead, negócio, atividade ou cotação.
4. Clique em Exportar para o Excel para baixar exatamente o que você vê.

Crie seu próprio relatório

1. Clique em Novo relatório.
2. Em 1. Dê um nome, digite um nome. Marque a caixa se todos que veem o CRM puderem executá-lo. Outras pessoas podem executar um relatório compartilhado, mas só você pode alterá-lo.
3. Em 2. Sobre o que é?, escolha Leads, Negócios, Atividades ou Cotações, ou qualquer outro tipo de registro que sua função possa ver, como Tarefas, Projetos, Tempo registrado, Faturas, Chamados, Riscos de projetos ou Entradas e saídas. São os mesmos tipos que um e-mail agendado pode enviar.
4. Em 3. Como deve ficar?, escolha Uma lista de registros e selecione e ordene as colunas, ou Um resumo e escolha Agrupar por, por exemplo por responsável ou por mês. Cada grupo recebe uma contagem. Clique em Adicionar uma coluna para mais: Total de, Média de, Contar onde ou Proporção (%) onde.
5. Em 4. Quais registros?, escolha a data, o período e os filtros.
6. Em 5. Em que ordem?, escolha como ordenar, confira a Pré-visualização e clique em Salvar relatório.

Seu relatório fica em Os meus relatórios. Abra-o e clique em Editar relatório para mudá-lo. Em qualquer relatório pronto, você pode clicar em Salvar como meu relatório para partir dele.

Se algo der errado

• Um relatório não mostra nada: tente Todo o período, ou remova um filtro.
• Só os 20.000 registros mais recentes são considerados. Escolha um período mais curto para ver os mais antigos.
• Você não vê Relatórios do CRM: talvez sua função não inclua o CRM. Pergunte ao proprietário do espaço de trabalho.
• Você só pode excluir os relatórios que criou. Clique no ícone de lixeira do relatório e confirme.
• A Demonstração de fluxo de caixa conta o dinheiro que realmente se movimentou: pagamentos de clientes (tal como a visão geral do proprietário os conta), pagamentos a fornecedores no dia em que foram pagos e despesas no dia em que foram reembolsadas. Não é a previsão: para o dinheiro esperado nas próximas semanas, abra Previsão de fluxo de caixa.

Divida um resumo em colunas e envie um relatório por e-mail com agendamento

• Dividir em colunas por: no criador de relatórios, depois de escolher Agrupar por, escolha um segundo campo. O relatório vira uma tabela com uma linha para cada valor do primeiro campo, uma coluna para cada valor do segundo, o primeiro número em cada célula, e totais (por exemplo negócios ganhos por responsável, com uma coluna para cada mês). Os outros números ficam de fora de uma divisão.
• Enviar por e-mail com agendamento: abra qualquer relatório e clique em Enviar por e-mail com agendamento. Escolha Todo dia, Toda semana ou Todo mês, digite de um a dez endereços de e-mail e clique em Começar a enviar. O relatório sai pela manhã, a partir das 08:00, como uma tabela no e-mail com uma planilha anexada, usando o período e os filtros que você tinha quando o configurou. Clique em E-mails agendados na página de relatórios para ver todos, enviar um agora, pausá-lo ou excluí-lo. É possível agendar um relatório sobre qualquer tipo de registro que os relatórios leem (negócios, leads, tarefas, projetos, faturas, chamados de suporte, horas e mais), se você puder ver esse tipo de registro. O relatório é sempre calculado como a pessoa que o configurou, então só contém o que ela pode ver. Ele sai no máximo uma vez no seu dia: se algo der errado, o motivo aparece em E-mails agendados e ele espera o próximo dia em vez de ser enviado duas vezes. Cada pessoa recebe as palavras do e-mail, os nomes das colunas, as datas e os valores no próprio idioma (a planilha anexada fica como o relatório a mostra). Se quem o configurou sair ou não puder mais ver esses relatórios, ele é desativado.

Os gráficos que você vê nos relatórios de resumo (barras, ou colunas para datas) já existiam. Um relatório dividido em colunas é mostrado como tabela.

Vendas por produto, ganhos/perdidos e conversão de cotações

• A pasta Produtos tem Vendas por produto, Vendas por categoria, Vendas de produtos por mês e Produtos faturados. Elas contam as linhas das faturas emitidas (não rascunhos nem anuladas): a quantidade e a receita antes dos impostos, na sua moeda de exibição. Uma linha conta para um item quando foi escolhida em Produtos na fatura ou no seu pedido de venda; linhas digitadas aparecem como Não definido. Notas de crédito emitidas são descontadas na própria data: as linhas aparecem como Nota de crédito, com quantidade e receita negativas, no item da linha da fatura que elas devolvem. Você precisa da permissão para ver faturas para esta pasta.
• Na pasta Negócios, Ganhos/perdidos por mês e Ganhos/perdidos por responsável mostram os negócios fechados no período: ganhos, perdidos, a Taxa de sucesso e o valor de cada um. Por que os negócios foram perdidos agrupa os negócios perdidos pelo motivo informado.
• Na pasta Cotações, Conversão de cotações por mês e Conversão de cotações por responsável mostram as cotações enviadas (todas que não são rascunho): aceitas, recusadas, a Taxa de conversão e a Média de dias até a aceitação, contada da data da cotação até o dia em que foi aceita. Cotações respondidas antes de este relatório existir não têm data de resposta e ficam fora da média.
• Para criar o seu, escolha Linhas de fatura em 2. Sobre o que é? em Novo relatório.