Planeje pessoas por habilidade (Planejamento de recursos)

O Planejamento de recursos ajuda você a colocar as pessoas certas nos projetos certos antes de o trabalho começar. Você mantém as habilidades e as tarifas de cada pessoa, reserva pessoas (ou um marcador como "um designer sênior, 3 dias por semana") para projetos e vê, semana a semana, quem está livre e quem está com reservas demais. Abra-o na seção Insights do menu.

A página tem abas no topo: Reservas, Utilização, Encontrar alguém, Habilidades, Cargos e, para quem pode ver custos, Taxas.

Mantenha a lista de habilidades

1. Abra Habilidades e pressione Nova habilidade. Dê um nome a ela (por exemplo "Design de UX") e, se quiser, um grupo (por exemplo "Design").
2. Na grade, pressione o quadro onde uma pessoa e uma habilidade se cruzam. Escolha o Nível: 1 Iniciante, 2 Básico, 3 Intermediário, 4 Avançado ou 5 Especialista.
3. Adicione a Evidência (um certificado, um projeto, um curso) e a data em que foi Verificado em, depois pressione Salvar nível.
4. Para dar a alguém o seu Cargo, escolha-o na segunda coluna.

Cada pessoa pode manter suas próprias habilidades em Meu perfil, em Suas habilidades. Um nível que a própria pessoa definiu aparece com um quadro tracejado (autoavaliado) até que um gestor o verifique. Uma habilidade que você não usa mais pode ser arquivada: quem já a tem continua com ela, mas ninguém novo a recebe.

Cargos e suas tarifas

Um cargo é um tipo de pessoa com que você planeja, por exemplo "Designer sênior" ou "Engenheiro de obra". Não é o mesmo que os papéis de acesso (Administrador, Gestor, Funcionário), que decidem o que alguém pode fazer no Kaam360.

1. Abra Cargos e pressione Novo cargo.
2. Digite o nome e adicione as Habilidades de que este cargo precisa, cada uma com o nível mínimo aceitável.
3. Se você pode gerenciar tarifas, digite a Tarifa de custo padrão (por hora) e a Tarifa de cobrança padrão (por hora) e a Moeda.
4. Pressione Salvar cargo. Um cargo que ainda está atribuído a pessoas ou reservas é arquivado em vez de removido.

Tarifas das pessoas, com as datas em que mudam

Abra Taxas (só para quem tem "Ver custos de projetos"). Pressione o ícone de histórico ao lado de uma pessoa, depois digite a data De, a Tarifa de custo (por hora), a Tarifa de cobrança (por hora) e a Moeda, e pressione Adicionar tarifa.

• Cada hora é custeada pela tarifa do seu próprio dia. Um aumento a partir de 1º de julho não muda quanto custou o trabalho de junho.
• Antes da primeira tarifa de uma pessoa, continua valendo o custo por hora único que ela tinha antes. Sem nenhuma tarifa, valem as tarifas padrão do seu cargo.
• Os custos de projeto, o Lucro, o encerramento de projetos, a sala de controle e a previsão de pagamentos usam essas tarifas. Quando você fatura horas registradas, a tarifa de cobrança é sugerida.

Reserve pessoas e marcadores

1. Abra Reservas e pressione Nova reserva (ou abra um projeto, a aba Alocação de pessoal, e pressione Reservar alguém).
2. Escolha Uma pessoa, ou Um marcador (ninguém ainda) e o seu cargo (ou digite um nome) e, se quiser, a habilidade de que ele precisa.
3. Escolha as datas e como o tempo é Reservado como: Horas por dia, Horas por semana, % do tempo da pessoa ou Total de horas.
4. Escolha Provisória (a lápis) ou Confirmado (firme) e pressione Salvar reserva.

As reservas pulam as folgas de cada pessoa, os feriados e as ausências aprovadas. Uma reserva confirmada conta como tempo ocupado no Calendário e na Capacidade, e a pessoa entra na equipe do projeto. Uma provisória aparece tracejada no Calendário e é contada à parte. Uma reserva e as tarefas da pessoa no mesmo projeto são o mesmo trabalho: a cada dia o projeto conta o maior dos dois, então nada é contado duas vezes.

Se uma reserva der a alguém mais trabalho do que tempo, um aviso diz em quais semanas e quanto. A reserva é salva mesmo assim, para que você decida o que mover.

Passe um marcador para uma pessoa

1. Em Reservas, pressione o ícone de pessoa na linha do marcador. Encontrar alguém abre, já preenchido com os dados do marcador.
2. Pressione Passar para ao lado da pessoa escolhida.

A reserva mantém suas horas. Se a mesma forma de escrevê-la desse à pessoa menos ou mais horas (por exemplo 60% do dia de alguém de meio período), ela passa a ser o total do marcador, distribuído pelos dias de trabalho da própria pessoa.

Um pedido de pessoal é um marcador provisório enquanto aguarda. Quando você atribui alguém em Pedidos de pessoal, o marcador se torna a reserva confirmada dessa pessoa, com as mesmas horas. Recusar ou retirar o pedido o remove.

A previsão de utilização

Abra Utilização para ver, semana a semana, as reservas e tarefas de cada pessoa em relação ao tempo que ela tem, com as mesmas cores da Capacidade (verde abaixo de 80%, âmbar de 80 a 100%, vermelho acima). Escolha Por pessoa, Por equipe, Por cargo ou Por habilidade, e restrinja a uma equipe, um cargo, uma habilidade ou um projeto. Marque ou desmarque Contar reservas provisórias. Um ponto em um quadro significa que ele inclui reservas provisórias. Os marcadores aparecem como demanda ainda sem ninguém, e o cartão Sobrerreservado lista cada semana em que alguém tem mais trabalho do que tempo.

Encontre alguém livre com uma habilidade

1. Abra Encontrar alguém.
2. Escolha a Habilidade, o nível exigido No mínimo, as datas e, se souber, as Horas necessárias.
3. Pressione Encontrar. Quem se encaixa aparece primeiro, depois quem está mais livre, depois quem custa menos. Quem tem "Ver custos de projetos" também vê as tarifas de cada pessoa.
4. Pressione Reservar para reservar a pessoa na hora.

A lista de recursos

A aba Lista de recursos guarda os equipamentos, veículos, salas, licenças, materiais e pessoas externas que seus projetos usam, com unidade e taxas habituais, para escolher na aba Recursos de um projeto. Veja Planejar os recursos de um projeto.

Downloads

Cada aba tem um botão Excel: as reservas com os filtros da página, a previsão de utilização, a grade de habilidades e (para quem pode ver custos) o histórico de tarifas.

Quem pode fazer o quê

• "Ver planejamento de recursos": abrir estas páginas e a busca.
• "Reservar pessoas": criar, alterar, confirmar e remover reservas e passar marcadores para pessoas.
• "Gerenciar habilidades e cargos": manter a lista de habilidades e os cargos, e definir os níveis de habilidade e o cargo de qualquer pessoa.
• "Ver custos de projetos": ver as tarifas e o custo das reservas. "Gerenciar tarifas das pessoas": alterá-las.

Se algo der errado

• "Escolha uma pessoa ou diga quem é necessário": um marcador precisa de um cargo ou de um nome.
• "Este marcador representa um pedido de pessoal que ainda está aguardando": atribua alguém, ou recuse ou retire o pedido, em vez de remover o marcador.
• Uma pessoa aparece com "–" na previsão: ela não tem horas de trabalho naquela semana (folgas, feriados ou ausências).