Revisão de arquivos: comente imagens, PDFs e vídeos e aprove cada versão

Revisão de arquivos é revisar um arquivo em conjunto. Coloque para revisão uma imagem (PNG, JPG, GIF ou WebP), um PDF ou um vídeo (MP4, WebM ou MOV) de uma tarefa ou de um projeto. As pessoas clicam em um ponto do arquivo para deixar ali um comentário numerado, você envia novas versões conforme o trabalho muda, e as pessoas que você escolher aprovam cada versão ou pedem mudanças.

Inicie uma revisão

1. Abra a tarefa e anexe o arquivo na aba Documentos dela (ou adicione-o à aba Documentos do projeto).
2. Na tarefa, encontre o quadro Revisão de arquivos, escolha o arquivo em Escolha um arquivo para revisar… e clique em Iniciar a revisão. Para um documento do projeto, clique no ícone de revisão ao lado do arquivo na aba Documentos.
3. Dê um Nome, marque os Aprovadores, escolha Todos os aprovadores precisam aprovar ou Uma aprovação basta e, se quiser, uma data em Responder até.
4. Para deixar o cliente ver também, marque Mostrar ao cliente no portal do cliente (e Pedir também a aprovação do cliente se a aprovação dele for necessária).
5. Clique em Iniciar a revisão. Os aprovadores recebem uma notificação e um e-mail.

Comente o arquivo

1. Abra a revisão (pela tarefa, pela aba Documentos, por uma notificação ou por Revisão de arquivos no módulo Gestão de projetos do menu).
2. Clique no ponto sobre o qual quer falar, ou arraste para marcar uma área. Em um PDF, todas as páginas aparecem: clique na página certa. Em um vídeo, pause no momento certo e clique na imagem: o comentário guarda o momento.
3. Digite seu comentário e clique em Comentário. Use Mencionar para citar alguém; a pessoa é avisada.
4. Cada comentário recebe um número, exibido como um alfinete no arquivo. Clique em um alfinete para ver o comentário, ou em um comentário para ver o alfinete. Em um vídeo, os alfinetes também aparecem na barra abaixo dele: clique em um para ir até aquele momento.
5. Clique em Responder para responder, em Resolver quando estiver feito (e em Reabrir se não estiver) ou em Criar uma tarefa para transformá-lo em uma tarefa para alguém, com um link de volta para o alfinete.

Use Aberta, Resolvido e Todos acima dos comentários para escolher quais você vê.

Novas versões e comparação

1. Clique em Nova versão, informe O que mudou (opcional) e escolha o novo arquivo (do mesmo tipo).
2. A nova versão passa a ser a exibida, e os aprovadores são chamados a olhar de novo. Os comentários ficam na versão em que foram feitos.
3. Escolha outra versão na lista do topo para vê-la, ou clique em Comparar para ver duas versões lado a lado.

As novas versões também ficam guardadas com os arquivos da tarefa (ou com os documentos do projeto), então contam no seu armazenamento como qualquer outro arquivo.

Aprove ou peça mudanças

Os aprovadores abrem a aba Aprovação e clicam em Aprovar ou Alterações necessárias (com uma observação, ou depois de fixar um comentário). Só a versão mais nova pode ser aprovada. A revisão mostra Em revisão, Alterações necessárias ou Aprovado, na própria revisão, na tarefa e na lista. Qualquer "alterações necessárias" a devolve; ela é aprovada quando todos os aprovadores aprovaram (ou um, se um basta), e o cliente também, quando a aprovação dele é pedida. O Histórico abaixo dos aprovadores lista todas as respostas.

Clientes e revisores externos

• No portal do cliente: marque Deixar o cliente revisar os arquivos mostrados a ele na Revisão de arquivos no link do portal do projeto, ou Revisar arquivos para um usuário-cliente. Eles veem Arquivos para revisar, clicam no arquivo para comentar com o próprio nome, respondem e clicam em Aprovar ou Alterações necessárias quando a aprovação deles é pedida.
• Com um link de compartilhamento: clique no ícone de compartilhar da revisão e crie um link (veja Links de compartilhamento). Marque Comentar o arquivo para deixar o visitante comentar com o nome que ele digitar.

Pessoas de fora nunca veem suas tarefas, e só podem enviar poucos comentários por hora.

Encontre todas as revisões

Revisão de arquivos, no menu, lista todas as revisões, com a situação de cada uma, os comentários abertos, as aprovações e a data de resposta. Clique em Aguardando sua aprovação para ver as que precisam de você. Pesquise, filtre por projeto ou situação, ordene, marque Arquivado e clique em Baixar CSV. Todos que estão com uma revisão aberta veem na hora os novos alfinetes, respostas e decisões, e quem mais está olhando.

Se algo der errado

• A revisão não é oferecida para um arquivo: só imagens, PDFs e vídeos podem ser revisados, e um arquivo só pode estar em uma revisão.
• Falta o botão Aprovar: só os aprovadores escolhidos para a revisão podem aprovar; quem a iniciou pode mudá-los pelo botão de configurações.
• O cliente não a vê: a revisão precisa ser mostrada no portal, e o link do portal (ou o usuário-cliente) precisa ter permissão para revisar arquivos.