Planeje tarefas, reuniões e ligações e use o calendário do CRM

Atividades são os acompanhamentos do seu trabalho de vendas: uma tarefa (algo a fazer), uma reunião ou uma ligação. Elas podem ser sobre um lead, um cliente ou um negócio, para que todos vejam o que foi feito e o que vem a seguir.

Adicione uma atividade

1. Abra Atividades na seção CRM do menu à esquerda e clique em Novo, depois escolha Tarefa, Reunião ou Ligação.
2. Digite o Assunto. É a única caixa obrigatória.
3. Escolha quando. Uma tarefa tem uma Data de vencimento. Uma reunião ou ligação tem De e Até. Uma reunião pode ter uma Localização, uma ligação pode ser De saída (você liga) ou De entrada (eles ligam para você), e uma tarefa tem uma Prioridade.
4. Escolha o Responsável (começa com você) e, se quiser, o Lead, o Cliente ou o Negócio a que ela se refere.
5. Clique em Salvar.

Você também pode adicionar uma atividade a partir de um lead, cliente ou negócio: no quadro Atividades abertas, clique em Adicionar nova e escolha o tipo. Depois de salvar, você volta à mesma página.

Acompanhe suas atividades

• A página Atividades lista todas elas. Use Todos, Tarefas, Reuniões ou Ligações, a caixa de pesquisa, o filtro de responsável e as opções Aberta, Atrasada, Concluída e Cancelado. As atividades atrasadas aparecem em vermelho.
• Clique no ícone redondo de visto para marcar uma atividade como concluída. Ela vai para Atividades encerradas do lead, cliente ou negócio. Clique no ícone de seta para reabri-la.

Observações

Em um lead, cliente ou negócio, o quadro Observações guarda o que as pessoas escrevem: digite em Adicionar uma nota e clique em Adicionar observação. A observação mais nova vem primeiro e mostra quem a escreveu e quando. Quem escreveu uma observação, ou qualquer pessoa que pode excluir no CRM, pode excluí-la.

O calendário do CRM

1. Abra Calendário do CRM na seção CRM do menu à esquerda, ou abra Atividades e clique em Calendário.
2. Alterne entre Mês e Semana, navegue com as setas, clique em Hoje para voltar e escolha de quem são as atividades que você quer ver. Mostrar concluídas acrescenta as que já foram feitas.
3. Tarefas, reuniões e ligações têm cores próprias.
4. Clique em um dia vazio para adicionar uma reunião naquele dia. Clique em uma atividade para abri-la.
5. Arraste uma atividade para outro dia para movê-la. O horário e a duração continuam os mesmos.

Atividades abertas sem data não aparecem no calendário. Você as encontra em Atividades.

Se algo der errado

• Se você não vê Atividades, talvez sua função não inclua o CRM. Pergunte ao proprietário do espaço de trabalho.
• Uma reunião não pode terminar antes de começar.
• Excluir um lead, cliente ou negócio também exclui as atividades e observações dele.

Envie um e-mail a um lead, cliente ou negócio

Abra um lead, um cliente ou um negócio. O bloco E-mails, acima das observações, guarda cada e-mail que você envia dali.

1. Clique em Enviar e-mail. Escolha um contato ou digite um endereço.
2. Para ganhar tempo, escolha um Modelo. As palavras {{Name}}, {{Company}} e {{Sender}} são preenchidas para você.
3. Escreva o Assunto e a Mensagem e clique em Enviar.
4. O e-mail sai em seu nome e as respostas chegam ao seu próprio endereço de e-mail. Se a sua empresa conectou a própria caixa de correio na central de suporte, ele é enviado a partir desse endereço. Uma cópia fica no bloco E-mails, para a equipe toda ver o que foi dito. Clique em Mostrar mensagem para lê-la.

Para escrever ou alterar modelos, clique em Modelos no bloco E-mails e use Novo modelo.

Sua própria agenda e caixa de correio do Google ou do Outlook

Conecte sua própria conta do Google ou do Microsoft 365 em Sincronização de agenda e e-mail (clique no seu nome no canto superior direito). Suas reuniões, ligações e tarefas passam a aparecer na sua própria agenda e as alterações feitas lá voltam, seus outros compromissos aparecem como Ocupado no calendário do CRM, os e-mails com seus leads e clientes são copiados para o bloco E-mails, e os e-mails que você envia daqui saem da sua própria caixa de correio. Veja Sincronize seu calendário e seu e-mail com o Google ou o Microsoft 365.