Deixe os clientes agendarem reuniões com você on-line

Uma página de agendamento permite que os clientes escolham um horário para falar com você, como o Calendly. Eles só veem horários em que você está realmente livre, no fuso horário deles. Quando agendam, a reunião aparece no seu Calendário do CRM, a pessoa é identificada com um lead, contato ou cliente (ou adicionada como novo lead) e vocês dois recebem um e-mail.

Antes de começar

• Sua função precisa da permissão Usar o agendamento on-line (e Gerenciar páginas de agendamento da equipe para reuniões de equipe). Um administrador dá permissões em Configurações > Funções e permissões.
• Conecte sua agenda do Google ou do Outlook em Sincronização de agenda e e-mail (clique no seu nome no canto superior direito). Assim os horários em que você está ocupado lá nunca são oferecidos, e as reuniões agendadas também aparecem nessa agenda.

Crie seu primeiro tipo de reunião

1. No menu, abra CRM e escolha Páginas de agendamento.
2. Clique em Novo tipo de reunião.
3. Dê um Nome a ele, como "Conversa de apresentação de 30 minutos". O Endereço é preenchido a partir do nome.
4. Em Duração e local, escolha uma ou mais durações. Havendo várias, o visitante escolhe uma. Escolha Onde: Presencial (digite o endereço), Ligação telefônica (o visitante informa o número), Videochamada (cole seu link do Google Meet, Teams ou Zoom) ou Outro local.
5. Em Quando é possível agendar, marque os dias e defina os horários de cada um. Clique em Adicionar horário para um segundo período, como 14:00–17:00 depois do almoço. Escolha o Fuso horário destes horários.
6. Deixe marcado Excluir folgas semanais, feriados e afastamentos aprovados para ninguém agendar com você num feriado ou durante um afastamento.
7. Em Dias com outro horário, clique em Adicionar um dia para um dia em que você não estará (Fechado) ou um dia com outro horário.
8. Em Limites, defina o Intervalo antes e depois de cada reunião, a Antecedência mínima (nada de agendamento "para daqui a dez minutos"), com quanta antecedência é possível agendar e o Máximo de reuniões por dia.
9. Em Perguntas a fazer, clique em Adicionar uma pergunta para perguntar algo, como "Sobre o que você gostaria de conversar?". Nome e e-mail são sempre pedidos.
10. Clique em Salvar.

Compartilhe sua página

• Sua página tem endereço próprio, mostrado em Minha página de agendamento. Clique em Copiar o link para copiá-lo e enviá-lo aos clientes, ou coloque-o na sua assinatura de e-mail.
• Cada tipo de reunião também tem endereço próprio, que o abre diretamente.
• Para colocá-la no seu site, clique em Colocar no seu site. Copie o quadro para mostrar a página dentro do seu site, ou a linha do botão para adicionar um botão Agendar uma reunião que a abre em uma janela.
• Clique em Configurações da página de agendamento para mudar o nome exibido, o endereço da página ou a introdução, ou para desativar a página.

O que o cliente vê

1. Ele abre sua página e escolhe uma reunião.
2. Ele vê um calendário com os dias que ainda têm horários livres e os horários livres do dia escolhido, no fuso horário dele (ele pode mudá-lo).
3. Ele escolhe um horário, digita nome, e-mail e respostas e clica em Confirmar o agendamento.
4. Ele recebe um e-mail com os detalhes, a reunião como arquivo de agenda e um link privado para Remarcar ou Cancelar. Ele recebe lembretes antes da reunião (escolha quando em E-mails de lembrete para o visitante).
5. A página pode ser lida em todos os idiomas do Kaam360: os links no rodapé da página mudam o idioma.

Lembretes por mensagem de texto

Os visitantes também podem receber os lembretes por SMS ou WhatsApp, se concordarem. Primeiro conecte uma conta de SMS ou WhatsApp em Marketing > SMS e WhatsApp > Configurar. Veja Campanhas de SMS e WhatsApp.

1. Abra o tipo de reunião e marque Oferecer também os lembretes por mensagem de texto (SMS ou WhatsApp).
2. Em Enviar por, mantenha SMS ou escolha um modelo do WhatsApp aprovado. Um modelo do WhatsApp preenche {{1}} com o nome do visitante, {{2}} a reunião, {{3}} a data e hora e {{4}} o local.
3. Clique em Salvar.

Na página de agendamento o visitante verá uma caixa separada para concordar com lembretes por texto e digitará o Número de celular para os lembretes. O consentimento fica no histórico de consentimento dele. Os lembretes saem nos mesmos momentos que os e-mails de lembrete, mas nunca nas horas de silêncio do número, nunca para quem respondeu STOP ou está na lista de não contatar, e nunca de um sandbox. Sem a caixa marcada, nenhum texto é enviado.

Horários que nunca são oferecidos

Um horário só é oferecido quando a reunião, com o intervalo antes e depois, não encosta em nada com que você esteja ocupado: suas reuniões e ligações do CRM, as reuniões de projeto de que você participa, os blocos do seu Planejador do dia, os eventos da sua agenda do Google ou Outlook conectada e as reuniões já agendadas com você. Se duas pessoas tentam agendar o mesmo horário ao mesmo tempo, só uma consegue; a outra é convidada a escolher outro horário.

Aceite cada agendamento antes

Marque Eu aceito cada agendamento antes em um tipo de reunião. O agendamento então espera por você, e o horário fica reservado enquanto isso. Você fica sabendo pelo sino, pela Caixa de entrada e por e-mail. Abra Reservas e clique em Aceitar ou Recusar (você pode dizer o motivo; o cliente é avisado).

Cobre um pagamento

Se sua organização conectou o Stripe em Configurações > Pagamentos online, digite um preço e uma moeda no tipo de reunião. O cliente paga na página do Stripe ao agendar; o horário fica reservado por 30 minutos enquanto ele paga, e o agendamento é confirmado quando o pagamento chega. Se você cancelar uma reunião paga, reembolse-a na sua conta Stripe. Um sandbox nunca recebe pagamentos reais.

Reuniões com uma equipe

Quem pode gerenciar páginas de agendamento da equipe também vê a Página de agendamento da equipe da organização. Clique em Novo tipo de reunião da equipe e escolha em Quem atende as reuniões:

• Revezamento: quem estiver livre entre as pessoas escolhidas atende a reunião. A vez é dividida de forma justa: quem teve menos dessas reuniões recentemente vai primeiro.
• Todos juntos: só são oferecidos horários em que todas as pessoas escolhidas estão livres, e a reunião entra na agenda de cada uma.

Seus agendamentos

1. Abra CRM > Reservas.
2. Escolha Em breve, Aguardando resposta, Anteriores, Não compareceu ou Cancelado.
3. Clique em um nome para ver as respostas, o telefone e quando foi agendado.
4. Use os botões para abrir a reunião do CRM ou o lead, para Cancelar a reunião (o cliente é avisado) ou, depois da reunião, para marcar que a pessoa Não compareceu. Para mudar o horário de uma reunião que ainda não começou, clique em Mover para outro horário, escolha um dia e um horário livre e clique em Mover a reunião: só são oferecidos horários em que as mesmas pessoas estão livres, pelas mesmas regras do botão Remarcar do próprio visitante, e o visitante recebe um e-mail com o novo horário e um arquivo de calendário.
5. Com a permissão de gerenciar páginas de agendamento da equipe, marque Agendamentos de todos para ver os da equipe toda.

Bom saber

• Pessoas novas só são adicionadas como leads quando nenhum lead, contato ou cliente tem o mesmo e-mail. Desmarque Adicionar novos visitantes como leads para nunca adicioná-las.
• Digite uma frase em Consentimento para marcar (por exemplo sobre sua newsletter) para pedir permissão de enviar e-mails; o que a pessoa aceitou fica guardado no histórico de consentimentos.
• Alterações em páginas de agendamento e tipos de reunião, e agendamentos que você cancela ou recusa, são registrados no Registro de atividades.
• As páginas de agendamento usam a identidade da sua organização de Configurações > Marca e também funcionam no seu próprio endereço web de Configurações > Endereço web próprio (lá só aparecem as suas páginas).