Escreva atas de reunião que viram tarefas e páginas da Wiki

Todo projeto tem uma aba Reuniões para as atas das reuniões: o que estava na pauta, quem participou, o que foi dito, o que foi decidido e quem vai fazer o quê. As ações viram tarefas de verdade, com responsáveis, e as atas ficam guardadas como uma página no espaço da Wiki do projeto, para que ninguém precise digitá-las duas vezes.

Escreva a ata

1. Abra o projeto em Projetos e depois a aba Reuniões.
2. Pressione Nova ata de reunião.
3. Digite o Título, Quando e Onde.
4. Em Participantes, adicione pessoas com + Adicionar uma pessoa, ou digite o nome de um convidado (um cliente, um fornecedor) e pressione Enter. Desmarque quem foi convidado, mas pediu desculpas por não ir.
5. Escreva a Pauta e as Decisões, uma por linha, e as Observações na caixa formatada.
6. Em Ações, pressione Adicionar uma ação para cada coisa que alguém concordou em fazer, e escolha o Responsável e a Data de vencimento.
7. Pressione Salvar. Você pode voltar e editar a ata a qualquer momento.

Transforme as ações em tarefas

Abra a ata e pressione Criar tarefas. Cada ação vira uma tarefa no projeto, com o responsável e a data de vencimento, e uma linha dizendo de qual reunião veio. Os responsáveis são avisados, como em qualquer tarefa nova. Pressionar de novo só cria tarefas para as ações novas.

Guarde a ata na Wiki

Pressione Salvar na Wiki. A ata vira uma página em Atas de reunião, no espaço da Wiki do projeto, com a data no título. Se o projeto ainda não tem espaço e você pode criar espaços, um é criado para o projeto. Quando você alterar a ata depois, pressione Atualizar a página da Wiki: a página ganha uma nova versão, então o histórico mostra cada mudança.

Encerre a ata

Pressione Concluir a ata para fazer tudo de uma vez: as tarefas são criadas, a ata é salva na Wiki e marcada como Encerrada. Se você não puder escrever no espaço da Wiki do projeto, as tarefas são criadas mesmo assim e o Kaam360 diz por que a página da Wiki não foi.

Quem pode fazer o quê

• Todos que podem abrir o projeto podem ler as atas dele.
• Escrever, alterar e excluir atas exige "Escrever atas de reunião" (os gestores a têm). Criar tarefas também exige "Criar tarefas".
• Salvar na Wiki exige a função de edição no espaço da Wiki do projeto, ou a permissão para criar espaços. Veja Escreva e compartilhe documentos da equipe na Wiki.
• Escrever, encerrar e excluir atas fica registrado no log de auditoria. Excluir uma ata mantém as tarefas e a página da Wiki criadas a partir dela.

Se algo der errado

• Salvar na Wiki diz que você não pode escrever ali: peça ao administrador do espaço da Wiki do projeto para dar a você a função de edição.
• Falta um responsável na lista: só pessoas ativas da sua organização podem ser responsáveis por uma ação. Adicione um convidado como participante.