Guarde contratos e suas datas de renovação

Um contrato é o acordo assinado com um cliente. Em Contratos, toda a sua equipe pode abrir cada acordo e suas cópias assinadas em um só lugar, para que nada fique parado no e-mail de uma única pessoa.

Crie um contrato

1. Abra Contratos e clique em Novo contrato. Ou clique em Criar contrato em um negócio ganho ou em uma cotação aceita.
2. Digite um Título.
3. Escolha o Cliente, ou escolha um Negócio (opcional) e o cliente é obtido dele. Um contrato não precisa de negócio nem de cotação.
4. Escolha uma Cotação (opcional) se o contrato vier de uma. As condições de pagamento dela são copiadas para o contrato para você.
5. Digite o Valor do contrato e a Moeda, e escolha o Responsável.
6. Confira as Condições de pagamento. São as parcelas que o cliente vai pagar, por exemplo um sinal e um pagamento final. Se você escolheu uma cotação, elas são copiadas dela, ajustadas ao valor do contrato, e você pode alterar qualquer uma para este contrato. Se não houver cotação, adicione-as você mesmo com + Adicionar parcela ou com um dos botões de preenchimento rápido. Cada parcela pode ser uma porcentagem ou um valor, e juntas precisam somar o valor do contrato.
7. Defina a Data de início e a Data de término. A data de término é o seu lembrete de quando renovar.
8. Escreva cláusulas especiais, condições de renovação e multas em Observações.
9. Em Arquivos, anexe a cópia assinada, os anexos ou uma digitalização (até 25 MB cada). Salve.

Avance pelos status

Abra o contrato. Os botões permitem avançá-lo: Enviado para assinatura, Em análise, Marcar como assinado, Cancelar contrato, Voltar para rascunho e Marcar como expirado. Para ter o contrato assinado on-line, clique em Enviar para assinatura eletrônica. Veja Envie qualquer documento para assinatura eletrônica. Voltar para rascunho só aparece num contrato cancelado ou expirado que nunca virou projeto.

Quando um contrato é assinado, o Kaam360 cria o projeto e o cronograma de pagamentos para você, usando o valor e as condições de pagamento do contrato. Confira se estão corretos em Registre e acompanhe pagamentos.

Lembretes antes de um contrato terminar

O Responsável pelo contrato recebe um lembrete 30 dias e novamente 7 dias antes da Data de término de um contrato assinado, nas notificações e por e-mail (se ele recebe e-mails de trabalho). No dia seguinte à data de término, o Kaam360 marca o contrato como expirado sozinho e avisa o responsável. Se o contrato for renovado antes de terminar, altere a Data de término: os lembretes recomeçam para a nova data. Para continuar um contrato assinado ou expirado num período seguinte, clique em Renovar (veja abaixo).

Renovar um contrato

Quando o cliente continua depois da data de fim, abra o contrato, clique em Renovar e confirme. O Kaam360 cria um novo rascunho de contrato para o período seguinte: começa no dia seguinte ao fim deste e dura o mesmo tempo (um contrato de um ano inteiro renova por um ano inteiro), com o mesmo cliente, negócio, valor, moeda, responsável, notas e condições de pagamento. O contrato antigo fica marcado como Renovado. Verifique o novo rascunho, altere o que for diferente desta vez e envie-o para assinatura como de costume. Os dois contratos mostram o seu histórico no topo: Renova no novo e Renovado como no antigo. Para ser renovado, o contrato precisa de uma data de início e de fim.

Encerrar um contrato antecipadamente

Se um contrato assinado parar antes da data de fim, abra-o e clique em Rescindir. Escolha a data em que termina, escreva o motivo e clique em Rescindir de novo. O contrato fica marcado como Rescindido, a data e o motivo aparecem no topo e deixam de ser enviados lembretes da data de fim. As faturas recorrentes do projeto do contrato não emitem nada depois dessa data. As prestações na página Pagamentos não são alteradas: cancele lá as que não vai cobrar.

Monte um plano de projeto

Em um contrato assinado você pode clicar em Criar plano para montar fases, tarefas, datas e marcos a partir de um plano pronto. Escolha quem trabalha nele e ajuste o que quiser depois.

Montar o plano a partir do contrato

Um contrato assinado com o projeto vazio oferece Plano a partir do contrato. O Kaam360 lê o contrato e monta um plano que você confere antes de qualquer coisa ser criada. Funciona com o assistente de IA ligado (um administrador liga em Configurações, Assistente de IA) e também sem ele: nesse caso o Kaam360 procura sozinho a redação usual dos contratos.

1. Abra o contrato assinado e clique em Plano a partir do contrato e depois em Ler o contrato. O Kaam360 lê as notas do contrato, a proposta e cada arquivo anexado: arquivos PDF, Word e de texto, e páginas digitalizadas pelo leitor de texto. Um contrato longo é lido em partes, para que nada fique de fora.
2. Revise o resumo. Ele lista o que o contrato diz sobre o trabalho: as entregas e quando cada uma é aceita, fases, marcos e datas, o cronograma de pagamentos e o que libera cada pagamento, o que o cliente precisa fornecer ou fazer, as obrigações do fornecedor, garantia e níveis de serviço, multas, controle de mudanças, reuniões e relatórios, pessoas-chave, exclusões e riscos. Cada item mostra a cláusula e a página de onde veio. Itens cujas palavras não foram encontradas no contrato ficam marcados como Não encontrado no texto: confira, e o que o contrato não diz fica marcado como Não informado, com uma pergunta para você na caixa amarela. Corrija o que precisar, ligue cada pagamento às suas entregas e clique em Salvar o resumo.
3. Clique em Montar o plano. O Kaam360 divide cada entrega em tarefas e etapas, com horas, funções e qual tarefa espera por qual. Ele adiciona um início de projeto, as obrigações do cliente antes do trabalho que depende delas, uma etapa de revisão e aceite para cada entrega, a passagem final, o período de garantia ou de serviço, e as reuniões e relatórios que o contrato pede. As datas seguem seus dias úteis e feriados.
4. Revise o plano. Verificação do plano lista o que precisa de atenção: entregas sem tarefas ou sem etapa de aceite, datas depois do fim do contrato ou mais tarde que seus marcos, pagamentos sem entrega, pessoas com mais trabalho do que tempo livre e estimativas que são só tamanhos padrão. A linha do tempo mostra o plano fase por fase. Mude títulos, funções, horas, dias ou Espera por, remova tarefas ou clique em Dividir de novo em uma entrega, e depois em Atualizar datas e conferir. Escolha uma pessoa para cada função em Quem faz o quê.
5. Clique em Criar o plano do projeto. O Kaam360 cria as fases, as tarefas com suas etapas como subtarefas, as ligações entre elas, os marcos (cada pagamento tem um), os riscos e tarefas que se repetem para as reuniões e relatórios. Cada pagamento do projeto diz qual trabalho concluído o torna devido, para você saber quando faturar.

Cada tarefa diz de qual entrega e de qual cláusula do contrato veio. Quando o plano não consegue cumprir as datas do contrato, o Kaam360 primeiro encurta o trabalho (nunca os prazos de revisão do cliente), e o aviso no topo diz quanto; as datas que ainda não são cumpridas ficam na Verificação do plano. O resumo fica salvo no contrato, então você pode voltar a ele depois. Nada é criado até você clicar em Criar o plano do projeto, e um plano só pode ser criado uma vez, em um projeto vazio.

Se algo der errado

• Um plano não pode ser criado automaticamente se o projeto já tiver tarefas.
• Marcou como assinado por engano? Um contrato assinado não pode voltar para rascunho, porque a assinatura já criou o projeto e o cronograma de pagamentos. Use Marcar como expirado para que ele deixe de contar como vigente e exclua o projeto criado se ninguém precisar dele.