Defina metas e resultados-chave (OKRs) e acompanhe-os

Uma meta diz o que você quer alcançar em um período, por exemplo "Ser a agência mais bem avaliada da nossa cidade neste trimestre". De dois a cinco resultados-chave dizem como você saberá que chegou lá, por exemplo "Conquistar 12 novos clientes" ou "Alcançar uma nota de satisfação de 50". Essa forma de trabalhar costuma ser chamada de OKRs (objetivos e resultados-chave). Abra Metas no menu à esquerda, perto do topo.

Os três tipos de meta

• Metas do tipo Empresa são para toda a organização. Quem pode gerenciar todas as metas as define.
• Metas do tipo Equipe pertencem a uma equipe. O líder da equipe (ou alguém que gerencia todas as metas) as define.
• Metas do tipo Pessoal pertencem a uma pessoa. Cada um pode definir as suas; um líder de equipe também pode defini-las para as pessoas da sua equipe.

Uma meta pode ficar abaixo de uma meta maior para a qual contribui (a sua meta superior). Juntas elas formam a árvore de alinhamento, para que todos vejam como o seu trabalho se soma às metas da empresa.

Defina uma meta

1. Abra Metas e pressione Nova meta. (Na página de uma meta, Adicionar uma meta abaixo inicia uma meta que fica abaixo dela.)
2. Digite a meta e, se quiser, por que ela importa.
3. Em De quem é a meta, escolha Empresa, Equipe ou Pessoal, e o Responsável: a pessoa que a mantém atualizada e recebe os lembretes.
4. Em Ajuda a (meta superior), escolha a meta maior, ou deixe Nenhuma: uma meta principal.
5. Em Período, escolha Um trimestre, Um ano ou Datas que eu escolho.
6. Em Quem pode ver, escolha Todos, Somente a equipe (as pessoas da equipe) ou Privado (o responsável, os responsáveis pelos seus resultados-chave e quem gerencia todas as metas).
7. Escolha os Lembretes de atualização: Toda semana (o habitual), A cada duas semanas, Todo mês ou Sem lembretes.
8. Adicione os resultados-chave (veja abaixo) e pressione Criar meta.

Resultados-chave

Cada resultado-chave vai de um Valor inicial até uma Meta, e tem um Peso que diz quanto ele conta. Em Medido por, escolha como o seu valor é obtido:

• Digitado: você mesmo digita o valor em uma atualização. Escolha o Tipo: um Número (com uma Unidade (opcional) como "clientes"), uma Porcentagem, um Valor em dinheiro (na sua moeda principal) ou Feito ou não feito.
• Tarefas concluídas em um projeto: tarefas do projeto escolhido fechadas durante o período da meta.
• % concluído do projeto: a parte das tarefas do projeto que estão fechadas.
• Valor dos negócios ganhos e Número de negócios ganhos: negócios ganhos no período, de todos, de uma equipe ou de uma pessoa (exige o CRM).
• Meta de vendas alcançada (%): o que foi ganho no período em relação à meta de vendas do período, da equipe ou de uma pessoa, conforme definida em Metas e comissão (um link no Painel do CRM).
• Chamados de suporte resolvidos: chamados resolvidos ou fechados no período (exige a Central de suporte).
• Faturas pagas: o total das faturas pagas no período (exige o Financeiro).
• Nota de satisfação dos clientes (NPS): a nota das respostas de pesquisa dadas no período. Veja Pergunte aos clientes qual a probabilidade de recomendarem você (NPS).

Os resultados-chave que seguem os dados do Kaam360 se atualizam sozinhos a cada hora. Pressione Atualizar agora na página da meta para atualizá-los na hora. Se um valor não puder ser calculado (por exemplo, nenhuma meta de vendas foi definida), o motivo aparece abaixo do resultado-chave. Você só pode escolher dados que sua função permite ver.

Como o progresso é contado

• O progresso de um resultado-chave é o quanto o seu valor se moveu do início em direção à meta, de 0% a 100%. Uma meta também pode ser de redução, por exemplo "Reduzir os pagamentos atrasados de 20 para 5".
• O progresso de uma meta é a média ponderada dos seus resultados-chave e das metas abaixo dela. Cada meta abaixo conta com o seu Peso na meta superior (1 conta o mesmo que um resultado-chave de peso 1).
• A marca fina em uma barra de progresso mostra onde a meta deveria estar agora se o trabalho seguisse em ritmo constante.
• Até alguém escolher um status, ele acompanha o progresso: No rumo certo quando não está mais de 10 pontos atrás do tempo decorrido, Em risco até 25 pontos atrás, Fora do rumo além disso, e Concluído em 100%.

Faça uma atualização

1. Abra a meta. Se uma atualização estiver pendente, um aviso no topo informa.
2. Em Atualizar, digite os novos valores dos seus resultados-chave digitados.
3. Escolha o Status (ou Manter como está) e a sua Confiança (1 a 10): 10 significa que é certo alcançá-la, 1 muito improvável.
4. Escreva uma breve Observação: o que avançou, o que está atrapalhando, o que vem a seguir.
5. Pressione Salvar atualização.

Cada atualização, e cada valor que mudou sozinho, fica guardado em Histórico. Qualquer pessoa que possa ver a meta pode deixar uma mensagem em Comentários.

Lembretes

Quando uma meta fica sem atualização por mais tempo do que a sua configuração de lembrete, o responsável recebe um e-mail com todas as suas metas que estão aguardando, em dias úteis e em horário comercial. Quem gerencia todas as metas pode desativar os lembretes, e escolher com que configuração as novas metas começam, em Configurações de metas na página Metas.

As visualizações da página Metas

• Árvore de metas: a árvore de metas, cada uma abaixo da meta para a qual contribui.
• Lista: todas as metas em uma tabela, com ordenação.
• Minhas metas: as metas de que você é responsável ou em que tem um resultado-chave. Marque Somente atualizações pendentes para ver o que está esperando por você.
• Equipes: metas contadas por equipe e por pessoa, com o progresso médio, quantas estão no rumo certo, em risco e fora do rumo, e as atualizações pendentes.

Os filtros no topo (período, equipe, responsável, status, nível, busca, Mostrar metas encerradas) valem para todas as visualizações.

Você também pode encontrar uma meta pela caixa de busca no topo de todas as páginas (ou Ctrl + K): digite palavras da meta ou de um dos seus resultados-chave. A aba Painel de um projeto tem um cartão Metas que lista as metas cujos resultados-chave seguem esse projeto (tarefas concluídas ou % concluído), com o progresso e um link para cada meta. Ambos mostram só as metas que você pode ver. Excel e PDF baixam a lista que você está vendo (em Equipes, a tabela de equipes e pessoas). O Painel também tem um cartão Metas com as suas metas e as metas da empresa em andamento.

Fim do período: encerrar, avaliar e transferir

1. Na página Metas, pressione Encerrar um período e escolha o período. (Ou, em uma meta, pressione Encerrar e avaliar.)
2. Cada meta recebe uma nota de 0,0 a 1,0. A sugestão é o seu progresso; 0,7 ou mais conta como alcançada, de 0,4 a 0,69 como avanço feito, abaixo de 0,4 como não alcançada. Altere-a se quiser e adicione uma observação.
3. Marque Transferir nas metas que continuam. Uma cópia começa no período seguinte, e cada resultado-chave digitado continua de onde parou.
4. Pressione o botão para encerrar as metas.

Uma meta encerrada mantém o progresso e a nota e não recebe mais atualizações. O responsável, ou alguém que gerencia todas as metas, pode pressionar Reabrir.

Quem pode fazer o quê

Em Configurações, Funções e permissões, o grupo Metas tem quatro permissões: Ver metas, Gerenciar as próprias metas, Gerenciar todas as metas e Excluir metas. Funcionários começam com as duas primeiras, gestores com as quatro. Criar, alterar, atualizar, encerrar e excluir metas fica registrado no Registro de atividades (em Configurações) como Metas.