Acompanhe uma solicitação: lembretes, ordem, retirada, reenvio

Abra Documentos em Assinatura eletrônica para ver tudo o que foi enviado.

A visão geral

Quatro cartões no topo mostram quantos estão Aguardando assinaturas, quantos Expira em 3 dias, quantos foram Concluídos nos últimos 30 dias e quantos estão Recusado, cancelado ou expirado. Clique em um cartão para filtrar a lista.

As abas acima da lista alternam entre Todos, Em andamento, Concluída, Recusado, Expirado, Retirado, Agendado, Rascunho, Precisa da sua ação e Lixeira. Use a caixa de pesquisa para encontrar um documento pelo título, pessoa ou cliente, e as listas Pasta e Tipo de documento para restringir ainda mais. Clique em Colunas para escolher quais colunas você vê; a escolha fica lembrada neste dispositivo. A coluna Destinatários mostra as primeiras pessoas e "+2 mais" para o restante; pare o mouse sobre ela para ver todos.

Vários documentos de uma vez

Marque a caixa no começo das linhas que quiser (ou a caixa do cabeçalho para marcar a página inteira). Uma barra mostra quantos estão selecionados, com Mover para a lixeira e Mover para pasta. Na aba Lixeira, ela oferece Restaurar e Excluir para sempre. Documentos que ainda aguardam assinaturas são pulados ao mover para a lixeira; retire-os antes.

Encontre as coisas rápido

• Clique em Filtrar para mostrar uma pequena caixa abaixo do título de cada coluna e digite nela para restringir a lista.
• Clique em Pesquisa avançada para adicionar condições como Nome do documento, Nome ou e-mail do destinatário, Cliente, Pasta, Tipo de documento, Responsável ou ID do documento contém uma palavra. Clique em + para adicionar outra condição e em − para remover uma.
• Mostrar escolhe 10, 25, 50 ou 100 documentos por página, e as setas à direita passam de uma página para outra.

O menu da linha

Clique nos três pontos no fim de uma linha. O que você vê depende do status:

• Aberta, Ver documento e Baixar cópia assinada (depois que todos assinaram).
• Certificado de conclusão: um arquivo de uma página listando cada signatário, o horário e a impressão digital do documento, disponível depois que todos assinaram.
• Dados do formulário: as respostas digitadas nos campos, em uma planilha.
• Prorrogar: clique em Dar mais tempo e digite quantos dias acrescentar ao prazo.
• Histórico de atividades: tudo o que aconteceu, em frases simples com quem fez e quando, com Exportar como CSV para uma planilha e Exportar como PDF para um arquivo para imprimir.
• Copiar informações de depuração: copia o número e o status da solicitação para você colar em uma mensagem ao suporte.
• Editar e enviar novamente cria uma cópia corrigida.
• Alterar a titularidade: passe a solicitação para um colega com Alterar dono.
• Mover para a lixeira e, depois, Restaurar ou Excluir para sempre na aba Lixeira. Uma solicitação que ainda aguarda assinaturas precisa ser retirada antes. Excluir para sempre remove a solicitação, o registro e a cópia assinada, e não pode ser desfeito.

Assine um documento você mesmo

Clique em Assinar você mesmo para enviar um documento ao seu próprio e-mail e assiná-lo, ou inclua-se como signatário em qualquer solicitação com Adicionar a mim. Se você for o único signatário, pode clicar em Assinar agora mesmo enquanto posiciona os campos. Os documentos que aguardam a sua assinatura aparecem em Precisa da sua ação; clique em Assinar agora para abri-los.

Pastas e tipos de documento

Ao enviar um documento, você pode digitar uma Pasta (por exemplo "RH") e um Tipo de documento (por exemplo "NDA"). Você pode mudá-los depois na página da solicitação, em Organizar. Eles servem só para encontrar as coisas; os signatários nunca os veem.

Abra uma solicitação

Você vê o status de cada signatário, quando ele abriu ou assinou e um registro de tudo o que aconteceu. A Cópia assinada é salva depois que todos assinam. Cada campo é impresso na sua página, e uma página extra lista cada signatário, o horário, o endereço de onde assinou e uma impressão digital do original, para que qualquer mudança posterior possa ser detectada. A cópia assinada é enviada por e-mail a todos, inclusive a quem só recebe cópia, e é salva com o contrato, se houver um.

Lembretes

O Kaam360 lembra as pessoas sozinho, a cada tantos dias conforme você escolheu, e avisa você dois dias antes de uma solicitação expirar. Você também pode clicar em Enviar lembrete ao lado de uma pessoa a qualquer momento. Um lembrete leva um novo link privado, e o link antigo para de funcionar.

Assine presencialmente

Clique em Assinar presencialmente ao lado de um signatário para abrir a página de assinatura no seu próprio dispositivo, para que ele assine ao seu lado.

Corrija uma solicitação que já foi enviada

Errou algo depois de enviar, como um endereço de e-mail? Abra a solicitação e clique em Corrigir (também no menu da linha da lista). Você pode corrigir o nome ou o e-mail de uma pessoa, adicionar pessoas, tirar pessoas e mudar o título ou a mensagem. Clique em Salvar correções.

• Quem tiver o e-mail alterado recebe um novo link no endereço certo, e o link antigo para de funcionar.
• As pessoas que você adiciona vão para o fim da fila e recebem o link quando chega a vez delas. Alguém adicionado com Recebe uma cópia só recebe a cópia finalizada.
• Quando você tira a pessoa da vez (com assinaturas em ordem), a próxima pessoa recebe o e-mail.
• Quem já assinou ou recusou não pode ser alterado nem retirado. Pelo menos uma pessoa ainda precisa ter algo a assinar; se não sobrar ninguém, retire a solicitação.
• Se alguém está protegido por um código de acesso e você muda o e-mail dele, escolha um novo código para ele.

O Histórico de atividades registra cada correção.

Retire ou envie de novo

• Retirar interrompe uma solicitação. As pessoas que não assinaram são avisadas (com o Motivo que você digitar) e os links delas param de funcionar.
• Editar e enviar novamente cria um novo rascunho com o mesmo documento, as mesmas pessoas e os mesmos campos, para você corrigir um erro e enviar uma cópia corrigida.
• Salvar como modelo guarda o documento, as pessoas e os campos para depois. Veja Ganhe tempo com modelos e envios em massa.