Guarda de registros e datas de término dos contratos

Abra Assinatura eletrônica no menu e escolha Guarda de registros. Nada nesta página exclui nada automaticamente.

Por quanto tempo manter

Na aba Por quanto tempo manter, defina Manter documentos assinados (anos) para todos os documentos e, em Regras por tipo de documento, adicione uma regra para um tipo que precise de outro prazo (por exemplo NDA, 5 anos). Clique em Salvar. Um tipo sem regra própria segue a regra geral; 0 significa que os documentos nunca aparecem para revisão.

Para revisar

Quando o prazo de um documento assinado acaba, ele aparece em Para revisar. Alguém com o direito Gerenciar a guarda de registros decide:

• Manter por mais tempo: escolha quantos anos. Ele sai da lista e volta depois desse prazo.
• Mover para a lixeira: vai para a aba normal Lixeira de Assinatura eletrônica, onde ainda pode ser restaurado. Só excluí-lo de lá o remove definitivamente.

Cada decisão fica registrada no histórico da solicitação e no Registro de atividades.

Datas de término dos contratos

A aba Datas de término dos contratos lista os contratos assinados que terminaram nos últimos 90 dias sem renovação e os que terminam em até 7, 30 e 90 dias, com uma marca quando foram assinados por assinatura eletrônica. O responsável pelo contrato já é lembrado 30 dias e de novo 7 dias antes do fim. Abra um contrato para renová-lo ou encerrá-lo antes, como explicado em Guardar contratos e suas datas de renovação.