Extratos bancários: importe, associe e verifique seus livros

Importe o extrato do seu banco no Kaam360 e associe cada linha ao dinheiro que você já registrou: pagamentos de faturas, pagamentos de projetos, Pagar agora, cheques, pagamentos a fornecedores, despesas reembolsadas, adiantamentos e reembolsos. O que ainda não foi registrado pode ser registrado a partir da própria linha. Depois marque de uma vez as linhas associadas nos livros.

Você precisa da permissão Ver o razão geral para abrir Extratos bancários, e Manter a contabilidade para importar extratos e associá-los.

Antes de começar

Suas contas bancárias vêm da Previsão de fluxo de caixa: abra-a, escolha Contas bancárias e de caixa e adicione cada conta bancária de cada empresa, com sua moeda. Cada uma aparece sozinha em Extratos bancários.

Importar um extrato

1. No seu banco online, baixe o extrato como CSV, OFX, QFX ou QIF (o OFX costuma se chamar "Quicken" ou "Money").
2. Abra Extratos bancários no menu Finanças (em Caixa e bancos) e escolha a conta bancária.
3. Pressione Importar um extrato e escolha o arquivo.
4. Num arquivo CSV, confira O que cada coluna contém: a Data, a Descrição, a Referência e um Valor (entradas e saídas numa coluna) ou então Saídas e Entradas. O Kaam360 os adivinha pelos nomes das colunas; mude os que estiverem errados, assim como As datas são escritas como e o Separador decimal. Pressione Ler novamente para ver o resultado.
5. Se o seu banco mostra o dinheiro que sai como número positivo, marque Meu banco mostra as saídas como positivas (inverter os sinais).
6. Pressione o botão de importar: ele mostra quantas linhas são novas.

O Kaam360 lembra as colunas dessa conta bancária, então o próximo extrato é lido da mesma forma. Linhas importadas antes são ignoradas, então você pode baixar períodos que se sobrepõem sem nada em dobro. Um extrato importado por engano pode ser removido em Extratos importados com Retirar, desde que nenhuma de suas linhas esteja associada.

Associar as linhas

Cada linha Sem correspondência mostra o pagamento registrado no Kaam360 mais provável: o mesmo valor, poucos dias de diferença, e melhor ainda quando a linha cita a fatura, a referência ou o cliente.

• Pressione Confirmar para associá-la.
• Pressione Associar as prováveis para associar de uma vez cada linha que tem só um pagamento possível.
• Pressione Procurar ou registrar para ver cada pagamento registrado até 60 dias em torno desse dia e escolha um com Associar.
• Pressione Posta de lado para uma linha que não precisa de nada no Kaam360 (por exemplo, uma transferência entre suas próprias contas que você lança).

Só o mesmo valor pode ser associado. Pressione Desfazer para desfazer uma associação.

Ao associar uma linha, o Kaam360 também anota a conta bancária no pagamento, para que seu lançamento automático no razão geral vá para essa conta bancária.

Um repasse da Stripe é uma só linha no seu extrato para muitos pagamentos Pagar agora, menos as tarifas da Stripe. Faça corresponder essa linha ao repasse (aparece como Stripe payout com o seu número), não aos pagamentos um a um.

Registrar o que falta

Em Procurar ou registrar, sob Ainda não registrado? Registre a partir desta linha:

• dinheiro que entra: escolha a fatura e pressione Registrar como pagamento desta fatura. É o mesmo que Receber pagamento na fatura;
• dinheiro que sai: escolha a conta de fornecedor e pressione Registrar como pagamento desta conta de fornecedor;
• qualquer outra coisa (tarifas bancárias, juros, um empréstimo): escolha a conta e pressione Lançar um lançamento contábil. Ele é lançado entre a conta bancária e essa conta.

O novo registro é associado à linha na hora.

Marcar nos livros

Em Marcar nos livros, escolha um dia e pressione Marcar até este dia. Cada linha até esse dia deve estar associada ou posta de lado. Os pagamentos associados são marcados na Conciliação bancária do Razão geral, e as linhas mostram Marcada. Para mudar uma depois, desfaça primeiro essa conciliação em Conciliação bancária.

Para isso, os lançamentos automáticos devem estar ligados para a empresa e os pagamentos devem ter data igual ou posterior ao seu dia de início.

Qual conta bancária

Os pagamentos podem dizer por qual conta bancária o dinheiro passou, para que cada conta bancária seja conciliada separadamente:

• Receber pagamento numa fatura tem Recebido na conta bancária;
• registrar um pagamento numa conta de fornecedor tem Pago a partir da conta bancária;
• Reembolsar juntas em Despesas tem Pago a partir da conta bancária.

Cada um começa na conta bancária habitual da empresa: a escolhida em O dinheiro recebido e pago vai para em Lançamentos automáticos do Razão geral, ou então a primeira conta bancária da empresa. Escolha A conta bancária habitual para deixar com o Kaam360.

Verificação de saúde da contabilidade

Abra Verificação de saúde da contabilidade no menu Finanças (em Contabilidade e impostos) e escolha a empresa. Ela verifica, sem alterar nada:

• Lançamentos que não fecham: lançamentos contabilizados cujos débitos e créditos diferem;
• Períodos fechados alterados: lançamentos datados num período fechado que foram contabilizados ou alterados depois do fechamento;
• O que os clientes devem e O que se deve a fornecedores: o que os livros mostram em comparação com as faturas em aberto e as contas a pagar. As anteriores ao início dos lançamentos automáticos fazem parte dos saldos de abertura, então verifique-as primeiro se houver diferença;
• Dinheiro fora dos livros: pagamentos registrados desde o início dos lançamentos automáticos que ainda não têm lançamento;
• Contas transitórias: contas com "suspense" ou "clearing" no nome que ainda têm saldo;
• Linhas bancárias não conciliadas: linhas de extrato sem correspondência há mais dias do que você escolher (30 no início).

Cada verificação que precisa de atenção lista o que encontrou, com um link para cada item e um botão para a página onde se corrige.