Menulis proposal dengan bagian dan templat

Penawaran harga bisa berupa harga singkat satu halaman, atau proposal lengkap yang terdiri dari bagian-bagian: halaman depan, profil perusahaan Anda, lingkup pekerjaan per modul, satu atau beberapa tabel harga, ketentuan pembayaran, syarat dan ketentuan Anda, serta cara menghubungi Anda. Setiap bagian ditulis sekali sebagai templat dan dipakai ulang di penawaran mana pun.

1. Siapkan templat Anda (sekali)

1. Di menu Penjualan, buka Templat proposal.
2. Di tab Bagian, tekan Tambahkan bagian yang biasa. Kaam360 menambahkan bagian yang biasa, masing-masing dengan contoh singkat: halaman depan, tentang kami, lingkup pekerjaan, biaya penerapan perangkat lunak, biaya hosting cloud, dukungan berkelanjutan, ketentuan pembayaran, biaya tambahan, alat dan teknologi, pelatihan dan periode penerapan, syarat dan ketentuan lain, serta hubungi kami.
3. Tekan sebuah bagian untuk membukanya, tulis dengan kata-kata Anda sendiri, lalu tekan Simpan. Editor bekerja seperti pengolah kata: judul, teks tebal, daftar, tabel, dan warna. Tekan Gambar di bilah alat, pilih gambar, letaknya (di kiri atau kanan teks, di tengah, atau selebar halaman) dan ukurannya, lalu tekan Sisipkan gambar.
4. Centang “Tambahkan ke setiap proposal baru” untuk bagian yang selalu Anda pakai. Tekan Bagian baru untuk bagian Anda sendiri.
5. Jika Anda bekerja untuk lebih dari satu perusahaan, pilih perusahaan untuk setiap templat: misalnya satu “Tentang kami” per perusahaan. Templat untuk semua perusahaan ditawarkan di mana saja.

2. Tulis modul lingkup pekerjaan

1. Di tab Modul lingkup pekerjaan, tekan Modul baru.
2. Beri judul (misalnya Penggajian), grup opsional (misalnya SDM), dan sebutkan cakupannya.
3. Tekan Simpan. Setiap proposal lalu hanya mencantumkan modul yang Anda pilih, masing-masing dengan judulnya sendiri.

3. Susun proposal di penawaran harga

1. Buka penawaran dari Penawaran harga (atau buat dari sebuah peluang) lalu tekan Ubah.
2. Di Bagian proposal, tekan Tambahkan bagian yang biasa, atau pilih bagian di + Tambahkan bagian dari templat…, atau mulai bagian di + Tambahkan bagian kosong….
3. Buka sebuah bagian untuk menyesuaikan teksnya bagi pelanggan ini. Perubahan tetap di penawaran ini; templatnya tidak berubah.
4. Di bagian lingkup pekerjaan, pilih modul di + Tambahkan modul dari templat….
5. Gunakan panah untuk mengubah urutan dan tanda silang untuk menghapus bagian. Pilih tampilan Halaman depan (klasik, pita warna, atau logo besar).

4. Harga: sekali bayar, berulang, dan sudah termasuk

Di daftar item, kolom Penagihan menunjukkan cara setiap item ditagih:

• Sekali bayar: dibayar sekali. Hanya item sekali bayar yang membentuk total penawaran dan ketentuan pembayarannya.
• Berulang: ditagih setiap bulan, kuartal, atau tahun, seperti hosting atau dukungan. Ditampilkan dengan periodenya dan jumlahnya ditulis di bawah item, tetapi tidak masuk total.
• Termasuk: dicantumkan tanpa harga, seperti cadangan data yang sudah termasuk hosting.

Jika proposal memiliki bagian harga (misalnya “Biaya penerapan perangkat lunak” dan “Biaya hosting cloud”), kolom Bagian menunjukkan di tabel harga mana setiap item muncul. Setiap tabel memiliki totalnya sendiri di PDF.

5. Syarat dan ketentuan

Syarat & ketentuan ditulis dengan editor yang sama, jadi bisa berisi judul, daftar, dan tabel. Pilih templat “Syarat dan ketentuan lain” yang tersimpan di Gunakan templat… untuk memulai darinya.

6. PDF

Tekan Unduh PDF di penawaran. Dengan bagian-bagian, PDF berupa proposal: halaman depan dengan logo Anda, pelanggan, nomor dan tanggal penawaran serta pengajunya, daftar isi jika ada tiga bagian atau lebih, lalu setiap bagian secara berurutan, dengan tabel harga dan ketentuan pembayaran di tempat Anda menaruhnya. Tanpa bagian, penawaran tetap memakai tata letak satu halaman yang biasa.