Formulir tugas: biarkan orang mengirim permintaan yang menjadi tugas

Formulir tugas adalah formulir permintaan. Setiap kali seseorang mengisinya, Kaam360 membuat tugas di proyek yang Anda pilih, memasukkan jawaban ke kolom tugas, dan memberi tahu orang yang tepat. Gunakan untuk permintaan TI, permintaan desain, laporan bug, permintaan perubahan dari klien, dan apa pun yang datang dalam bentuk "bisakah Anda tolong...".

Buat formulir

1. Tekan Formulir tugas di modul Manajemen Proyek pada menu, lalu Formulir baru. (Atau buka sebuah proyek, tekan tiga titik di bagian atas, dan pilih Formulir tugas.)
2. Beri formulir sebuah nama (hanya tim Anda yang melihatnya) dan judul yang dilihat orang.
3. Di bawah Siapa yang dapat mengisinya, pilih Siapa saja yang memiliki tautan untuk orang di luar tim Anda, atau Hanya orang yang masuk ke Kaam360 Anda untuk tim Anda sendiri.
4. Centang Tawarkan juga kepada pelanggan di portal pelanggan proyek jika pelanggan Anda perlu menggunakannya di portal mereka.
5. Pilih apakah akan meminta nama dan email pengirim, dan apakah orang boleh melampirkan file.

Tambahkan pertanyaan

1. Setiap pertanyaan memiliki pilihan Mengisi: nama tugas, deskripsi, prioritas, tanggal mulai, tenggat, perkiraan jam, atau salah satu kolom kustom tugas Anda.
2. Satu pertanyaan sebaiknya mengisi nama tugas. Jika tidak ada, tugas diberi nama sesuai formulir dan pengirimnya.
3. Jawaban yang tidak mengisi apa pun dicantumkan di deskripsi tugas, jadi tidak ada yang hilang.
4. Pilih jenis jawaban (teks pendek, teks panjang, angka, tanggal, pilihan tarik-turun, kotak centang, alamat email, atau nomor telepon). Pertanyaan yang mengisi sebuah kolom otomatis memakai jenis dan pilihan kolom tersebut.
5. Gunakan panah untuk mengubah urutan, dan centang Jawaban wajib diisi untuk pertanyaan yang harus dijawab.

Tentukan bentuk tugasnya

• Proyek dan Daftar tugas: tempat tugas dimasukkan. Jenis: jenis tugas, misalnya Permintaan atau Bug.
• Prioritas dan Tenggat sekian hari setelah masuk: dipakai jika tidak ada pertanyaan yang menanyakannya.
• Kepada siapa tugas diberikan: tidak kepada siapa pun, selalu orang yang sama, Bergiliran antarorang (satu demi satu), atau pemilik proyek.
• Beri tahu pemilik proyek tentang setiap permintaan baru dan Kirimkan salinan isian kepada pengirim lewat email.

Tekan Simpan.

Bagikan formulir

1. Setelah disimpan, sisi kanan menampilkan Tautan formulir dan, untuk formulir publik, Kode untuk ditempel di situs web Anda.
2. Tekan Salin tautan dan kirimkan, atau tempel kodenya di situs web Anda.
3. Untuk memberi formulir kata sandi atau tanggal berakhir, tekan Bagikan dengan tautan (lihat Tautan berbagi).

Di portal pelanggan

Pelanggan melihat formulir di bawah Kirim permintaan di portal mereka jika formulir ditawarkan di portal dan tautan atau pengguna pelanggan mereka diizinkan mengirim permintaan (centang Izinkan pelanggan mengirim permintaan pada tautan portal, atau Kirim permintaan untuk pengguna pelanggan). Permintaan mereka menjadi tugas di proyek mereka.

Lihat apa yang masuk

Buka formulir dan tekan Jawaban. Anda melihat siapa yang mengirim setiap jawaban, kapan, melalui apa (formulir, portal pelanggan, atau tautan berbagi), dan tugas yang dihasilkannya. Tekan Unduh CSV untuk mendapatkan spreadsheet. Pada tugas itu sendiri, kotak Masuk lewat formulir menampilkan hal yang sama.

Jika proyek formulir memakai Triase, jawaban menunggu di triase sampai ada yang menerimanya, baru kemudian menjadi tugas.

Perlindungan dari spam

Formulir publik memiliki jebakan tersembunyi untuk robot, membatasi berapa banyak permintaan yang dapat dikirim satu pengunjung dan satu formulir dalam satu jam, menolak permintaan yang penuh alamat web, serta menolak program dan file yang terlalu besar. Tidak ada teka-teki yang harus dipecahkan orang.

Jika terjadi masalah

• Formulir menyatakan tidak tersedia: formulir sedang dimatikan. Buka dan centang Formulir aktif.
• Pelanggan tidak melihatnya di portal: formulir harus ditawarkan di portal dan tautan portal (atau pengguna pelanggan) harus diizinkan mengirim permintaan.
• Jawaban masuk ke tempat yang salah: periksa Proyek dan Daftar tugas, serta pertanyaan mana yang mengisi kolom mana.