Scope Guard: hentikan pekerjaan gratis di luar kontrak

Scope Guard membantu tim layanan dibayar untuk pekerjaan tambahan. Pada proyek yang punya kontrak yang ditandatangani, Kaam360 memeriksa pekerjaan baru terhadap apa yang ditanggung kontrak dan memberi tahu tim Anda saat sesuatu di luarnya. Pelanggan Anda tidak melihat semua ini.

Apa yang diperiksa

• Pekerjaan baru yang menunggu di Triase, tugas yang diminta pelanggan Anda di tab Permintaan klien proyek, dan permintaan pelanggan tentang proyek diperiksa sendiri dalam beberapa menit.
• Tugas apa pun dapat diperiksa saat Anda minta: buka tugas dan tekan Periksa terhadap kontrak di kotak Scope Guard.

Setiap pekerjaan mendapat lencana kecil:

• Dalam cakupan: kontrak menanggungnya. Klausulnya ditampilkan, misalnya "Schedule A, A3, page 9".
• Di luar cakupan: kontrak mengecualikannya. Alasan dan klausulnya ditampilkan.
• Belum jelas: kontrak tidak menyatakannya dengan jelas. Seseorang harus memutuskan.

Saat organisasi Anda mengaktifkan asisten AI, AI membandingkan pekerjaan dengan kontrak dan harus menyebut klausul yang menjadi dasarnya: jawaban tanpa klausul ditampilkan sebagai Belum jelas. Tanpa AI, Kaam360 membandingkan kata-kata pekerjaan dengan hasil kerja dan pengecualian kontrak. Kaam360 hanya menyatakan Di luar cakupan bila pengecualian di kontrak menyebut pekerjaan itu; jika tidak, menyatakan Belum jelas.

Mengubah penilaian

1. Tekan Ubah penilaian di kotak Scope Guard.
2. Pilih Dalam cakupan, Di luar cakupan, atau Belum jelas dan tulis alasannya.
3. Tekan Simpan. Nama Anda, alasan Anda, dan penilaian sebelumnya disimpan, serta ditulis ke Aktivitas proyek dan log audit.

Anda memerlukan hak untuk mengedit proyek untuk memeriksa pekerjaan, mengubah penilaian, atau membuat permintaan perubahan.

Permintaan perubahan dalam satu klik

1. Pada pekerjaan yang Di luar cakupan atau Belum jelas, tekan Buat permintaan perubahan. Di tab Perubahan proyek, Anda juga dapat mencentang beberapa pekerjaan dan menekan Buat permintaan perubahan sekali untuk semuanya.
2. Kaam360 mengisi judul dan detail dari pekerjaan itu, serta:- Jam tambahan: nilai tengah jam yang benar-benar dibutuhkan tugas serupa yang sudah selesai, atau perkiraan pekerjaan itu sendiri. Bila belum ada pekerjaan serupa yang selesai, ketik perkiraan Anda di Jam tambahan.- Harga tambahan: jam dikali tarif tagihan proyek. Tarifnya adalah rata-rata orang yang direncanakan di tab Sumber daya proyek, atau rata-rata tarif tagihan masing-masing orang di proyek. Formulir menyebut mana yang dipakai. Tarif tagihan hanya ditampilkan kepada orang yang boleh melihat biaya proyek; yang lain mengetik harganya.- Hari tambahan pada tanggal selesai: jam dalam hari kerja, dibulatkan ke atas.
3. Ubah apa saja yang Anda mau dan tekan Simpan sebagai draf.
4. Lalu ikuti langkah biasa di tab Perubahan: Kirim ke pelanggan, catat jawabannya, lalu Tagih. Lihat Tangani perubahan, anggaran, dan penutupan proyek.

Saat pelanggan menyetujui, nilai kontrak dan tanggal selesai diperbarui seperti biasa, dan pekerjaan yang belum menjadi tugas (item Triase, permintaan klien, atau permintaan pelanggan) ditambahkan ke rencana, dalam daftar tugas bernama "Change requests".

Pekerjaan gratis

Kotak Pekerjaan gratis, di tab Perubahan dan Biaya proyek, menampilkan jam yang dicatat pada pekerjaan bertanda Di luar cakupan yang belum ditanggung permintaan perubahan yang disetujui. Orang yang boleh melihat biaya proyek juga melihat nilai jam tersebut: setiap jam dengan tarif tagihan orang yang mencatatnya (atau tarif biasa proyek). Portofolio menampilkan angka yang sama di kolom Pekerjaan gratis.

Untuk menguranginya, buat permintaan perubahan untuk pekerjaan itu, atau tandai pekerjaan itu Dalam cakupan bila kontrak memang menanggungnya.

Janji kontrak

Di tab Perubahan, Janji kontrak mencantumkan apa yang dijanjikan kontrak menurut ringkasannya: hasil kerja dan tonggak beserta tanggalnya, waktu respons, dan klausul denda. Setiap hasil kerja atau tonggak menampilkan berapa tugasnya yang selesai, dan apakah Sesuai jalur, Berisiko (jatuh tempo dalam dua minggu dan tertinggal), Terlambat, atau Selesai. Klausul denda menampilkan berapa biayanya bila kontrak menyebut jumlah atau persentase dari nilai kontrak (hanya untuk orang yang boleh melihat biaya proyek).

Pemilik proyek diberi tahu di lonceng saat sebuah janji berisiko atau terlambat, paling banyak sekali sehari untuk setiap janji.

Jika ada masalah

• Tidak ada kotak Scope Guard: proyek tidak punya kontrak yang ditandatangani. Scope Guard berlaku untuk proyek yang dibuat dengan menandatangani kontrak di halaman Kontrak.
• Hampir semuanya Belum jelas: Kaam360 hanya punya sedikit bahan pembanding. Tulis hasil kerja dan apa yang tidak termasuk di catatan kontrak, atau periksa dan simpan ringkasannya dengan Rencana dari kontrak.
• Tidak ada harga yang terisi: tidak ada tarif tagihan untuk orang di proyek, atau Anda tidak boleh melihat biaya proyek. Ketik harganya.