Catat dan pantau pembayaran

Pembayaran menampilkan sisi keuangan proyek Anda. Setiap proyek memiliki pembayaran (disebut juga cicilan atau syarat pembayaran). Setiap pembayaran melewati beberapa tahap sampai uangnya masuk ke bank. Syarat pembayaran Anda biasanya berasal dari kontrak, jadi Anda jarang mengetiknya dari awal.

Tahap-tahap pembayaran

1. Menunggu persetujuan: pelanggan belum menyetujui pekerjaannya.
2. Disetujui: pelanggan sudah menyetujuinya. Pembayaran kini siap difakturkan.
3. Sudah difakturkan: Anda sudah mengirim fakturnya.
4. Diterima: uangnya sudah ada di bank Anda. Pembayaran dapat masuk sebagian-sebagian; lihat Pembayaran sebagian di bawah.

Kelola pembayaran Anda

1. Buka Pembayaran di modul Keuangan pada menu. Setiap pembayaran dari setiap proyek ada dalam satu daftar.
2. Empat kotak di bagian atas (Menunggu Persetujuan, Disetujui, Sudah difakturkan, Diterima) menunjukkan berapa banyak uang di setiap tahap. Tekan sebuah kotak untuk menampilkan atau menyembunyikan tahap itu. Pembayaran yang sudah diterima disembunyikan pada awalnya, sehingga daftar hanya menampilkan yang masih perlu diperhatikan. Tekan Tampilkan pembayaran yang diterima untuk melihatnya juga.
3. Untuk memajukan pembayaran, tekan tombol di ujung barisnya (Tandai disetujui, Tandai sudah difakturkan, atau Tandai diterima), atau pilih tahap di daftar Tahap. Kaam360 memberi tanggal hari ini. Ubah Tanggal jika tanggal sebenarnya berbeda.
4. Klik Jumlah, nama pembayaran, atau Catatan untuk mengubahnya. Tambahkan hal-hal seperti nomor faktur atau siapa yang perlu ditagih di catatan.
5. Gunakan kotak pencarian, Pemilik proyek, dan Kelompokkan menurut untuk fokus. Kelompokkan menurut Pemilik proyek untuk melihat pemilik mana yang menunggu pembayaran mana, dengan totalnya di atas setiap kelompok. Kelompokkan menurut Proyek untuk melihat nilai kontrak sebuah proyek dan mengubahnya.
6. Untuk menagih sebuah pembayaran, tekan Buat faktur untuk pembayaran ini di ujung barisnya. Jika pembayaran sudah memiliki faktur, nomornya yang ditampilkan. Lihat Buat dan kirim faktur.
7. Tekan tombol unduh untuk Ekspor ke Excel daftar yang sedang Anda lihat.

Bukti persetujuan

Pembayaran tidak dapat keluar dari Menunggu persetujuan sampai bukti bahwa pelanggan sudah menyetujui disimpan pada pembayaran itu: foto, hasil pindaian, PDF, atau file lain (program tidak diizinkan, paling besar 25 MB).

• Saat Anda menekan Tandai disetujui (atau memilih tahap lain) pada pembayaran tanpa bukti, panelnya terbuka dan meminta file. Pilih file lalu tekan Lampirkan dan lanjutkan; pembayaran lalu maju dengan sendirinya.
• Tekan Bukti (n) · Keterangan (n) di ujung baris untuk melihat, membuka, menambah, atau menghapus file sebuah pembayaran. Pembayaran yang sudah disetujui atau lebih jauh selalu menyimpan paling sedikit satu bukti: lampirkan file baru terlebih dahulu, lalu hapus yang lama.
• Hal yang sama berlaku saat Anda menambahkan pembayaran yang sudah Disetujui, Sudah difakturkan, atau Diterima: pembayaran ditambahkan sebagai menunggu persetujuan, dan panel meminta buktinya.
• Pelanggan yang menyetujui di portal pelanggan tidak memerlukan file: persetujuan mereka sendiri sudah menjadi catatan.

Keterangan

Setiap pembayaran menyimpan daftar keterangan bertanggal, sehingga riwayatnya tercatat saat terjadi: "cek diterima, kliring hari Senin", "pelanggan meminta faktur baru". Ini terutama untuk bagian akuntansi.

• Tekan Bukti (n) · Keterangan (n) di ujung baris pembayaran, temukan Keterangan, ketik catatannya, lalu tekan Tambah keterangan.
• Keterangan ditampilkan yang terbaru lebih dulu, masing-masing dengan siapa penulisnya dan kapan. Keterangan tidak dapat diubah atau dihapus sesudahnya: jika ada yang salah, tambahkan keterangan baru yang memperbaikinya.
• Anda memerlukan hak Tambah catatan pembayaran untuk menulisnya (manajer memilikinya; administrator dapat memberikannya kepada orang lain, seperti tim akuntansi, di Peran). Semua orang yang dapat melihat pembayaran dapat membacanya.

Pembayaran sebagian

Pelanggan tidak selalu membayar sebuah pembayaran sekaligus. Catat setiap jumlah saat masuk dan Kaam360 menjaga saldonya.

• Tekan Bukti (n) · Keterangan (n) di ujung baris pembayaran dan temukan Uang diterima. Bagian ini menampilkan Jumlah, Diterima sejauh ini, dan Saldo.
• Setelah pembayaran Disetujui atau Sudah difakturkan, ketik Jumlah diterima, periksa Tanggal, tambahkan Referensi (misalnya nomor cek atau transfer), lalu tekan Catat penerimaan. Anda boleh memasukkan kurang dari saldo, tetapi tidak pernah lebih.
• Pembayaran tetap pada tahapnya dan barisnya menampilkan "Diterima ... · saldo ...". Total, dasbor, perkiraan arus kas, dan laba hanya menghitung apa yang benar-benar sudah masuk, dan hanya saldonya yang masih harus ditagih.
• Jika penerimaan sudah mencapai seluruh jumlah, pembayaran menjadi Diterima pada hari uang terakhir masuk. Menekan Tandai diterima mencatat apa pun yang masih terutang sebagai penerimaan terakhir. Menandai faktur lunas melakukan hal yang sama untuk pembayarannya.
• Setiap penerimaan juga menulis satu baris di Keterangan pembayaran. Untuk memperbaiki penerimaan yang salah dicatat, tekan Hapus di sampingnya: saldonya kembali, dan pembayaran yang sudah diterima penuh kembali ke tahap sebelumnya. Pembayaran yang sudah menerima uang tidak dapat dikembalikan ke menunggu persetujuan, atau jumlahnya dibuat lebih kecil dari yang sudah masuk, sampai penerimaannya dihapus.
• Jika pembayaran memiliki faktur, uang yang dicatat di sini juga dihitung pada faktur: faktur hanya meminta sisa yang terutang, pengingat dan denda keterlambatan berhenti saat tidak ada lagi yang terutang, dan pembayaran yang diterima penuh menandai fakturnya lunas. Menghapus penerimaan membuat faktur kembali terutang. Uang yang dicatat sebelum faktur dikirim dihitung saat faktur dikirim. Penerimaan yang berasal dari cek, uang muka, Bayar sekarang, atau nota kredit dibatalkan di asalnya (cek, uang muka, pengembalian dana di Stripe, atau nota kredit). Pembayaran yang dicatat dengan Terima pembayaran pada faktur diurungkan pada faktur.

Tambah atau hapus pembayaran

• Tekan Tambah pembayaran, pilih proyek, ketik jumlah dan nama (opsional, misalnya Saat go-live), pilih Tahap, lalu tekan Tambah. Jika proyek memiliki nilai kontrak, Kaam360 menunjukkan berapa yang belum direncanakan dan menawarkan untuk memakainya.
• Gunakan Hapus di ujung baris untuk menghapus pembayaran. Anda diminta mengonfirmasi.

Jika pembayaran sebuah proyek tidak sama dengan nilai kontraknya, Kaam360 memberi tahu berapa yang belum direncanakan (saat dikelompokkan menurut Proyek).

Halaman lain di Keuangan

• Dasbor: uang dalam sekilas pandang. Empat angka (Siap ditagih, Menunggu persetujuan, Diterima dalam 30 hari terakhir, dan Nilai kontrak), sebuah batang yang menunjukkan di mana uangnya berada, tabel setiap pemilik proyek beserta apa yang mereka tunggu, dan Daftar penagihan singkat. Tekan sebuah angka atau nama pemilik untuk membuka pembayaran yang sesuai.
• Laporan: laporan sederhana tentang uang, masing-masing satu tab. Siapa memegang uang yang mana mencantumkan proyek setiap pemilik dengan uang di setiap tahap. Berapa lama uang telah menunggu menampilkan uang yang sudah disetujui atau difakturkan tetapi belum dibayar, dibagi menjadi hingga 30, 31 sampai 60, 61 sampai 90, dan lebih dari 90 hari. Diterima setiap bulan menampilkan apa yang masuk selama 12 bulan terakhir. Pengeluaran menurut pemilik (bagi orang yang boleh melihat biaya proyek) menunjukkan biaya proyek setiap pemilik sejauh ini dan perkiraannya, dibandingkan dengan uang kontrak. Perkiraan arus kas (di paket Business) menunjukkan kapan uang kemungkinan masuk dalam 6, 12, atau 18 bulan ke depan. Pilih Pemilik proyek untuk mempersempit laporan, dan tekan tombol unduh untuk membukanya di Excel.

Halaman lama Menurut proyek, Syarat pembayaran, Menuju jatuh tempo, dan Spreadsheet kini semuanya menjadi bagian dari Pembayaran. Tautan lama tetap berfungsi dan membawa Anda ke sana.

Jika terjadi masalah

Di spreadsheet, mengatur jumlah menjadi 0 menghapus cicilan itu. Ketik jumlahnya lagi untuk mengembalikannya.