Pengingat pembayaran: tagih faktur yang belum dibayar secara otomatis

Kaam360 dapat mengingatkan pelanggan Anda tentang faktur yang belum dibayar: catatan ramah beberapa hari sebelum jatuh tempo, satu lagi pada harinya, lalu yang lebih tegas selama faktur belum dibayar. Pada langkah yang Anda pilih, pemilik akun mendapat tugas tindak lanjut dan denda keterlambatan dapat dikenakan. Tim Anda juga dapat diingatkan tentang tagihan pemasok yang harus dibayar. Halamannya adalah Pengingat pembayaran (di modul Keuangan) dan Pengingat tagihan (di modul Pembelian).

Nyalakan pengingat

1. Buka Pengingat pembayaran dan tekan Pengaturan dan rencana.
2. Centang Ingatkan pelanggan secara otomatis tentang faktur yang belum dibayar.
3. Pilih kapan pengingat boleh dikirim: Dari dan Sampai (dalam zona waktu organisasi Anda), dan Paling banyak sejumlah ini per hari. Centang Hanya pada hari kerja jika Anda tidak ingin pengingat pada hari libur mingguan atau hari libur nasional.
4. Tekan Simpan.

Hanya faktur yang dikirim lewat email dari Kaam360 yang ditagih, ke alamat tujuan faktur itu. Centang Ingatkan juga faktur yang ditandai terkirim secara manual untuk memakai alamat email pelanggan (atau kontak utamanya) bagi faktur lainnya.

Rencana pengingat

Rencana adalah daftar langkah, dihitung dari tanggal jatuh tempo setiap faktur. Ruang kerja baru dimulai dengan: 3 hari sebelum, pada hari jatuh tempo, lalu terlambat 3, 7, 14, dan 30 hari.

1. Di bawah Rencana pengingat, tekan sebuah rencana untuk mengubahnya, atau tekan Rencana baru.
2. Untuk setiap langkah pilih Sebelum jatuh tempo, Pada hari jatuh tempo, atau Setelah jatuh tempo, dan jumlah harinya.
3. Setelah jatuh tempo, pilih nadanya: Ramah, Tegas, atau Pemberitahuan terakhir.
4. Centang Lampirkan faktur (PDF) dan, jika mau, Lampirkan laporan rekening pelanggan (PDF).
5. Tekan + Tambah langkah untuk langkah lainnya (hingga 12), atau ikon tempat sampah untuk menghapusnya. Tekan Simpan rencana.

Satu rencana adalah Rencana bawaan: setiap pelanggan mengikutinya kecuali diberi rencana lain. Untuk memberi pelanggan rencana lain (misalnya yang lebih lunak untuk pelanggan penting), buka pelanggan di CRM dan tekan Ubah pada kartu Pengingat pembayaran.

Teksnya, dalam bahasa setiap pelanggan

• Biarkan teks kosong untuk memakai teks bawaan setiap langkah. Teks ini diterjemahkan ke bahasa pelanggan: bahasa yang diatur pada kontak pelanggan, atau jika tidak ada, Bahasa jika pelanggan tidak memilikinya milik rencana.
• Untuk menulis sendiri, buka Teks pada sebuah langkah. Bahasa apa pun dipakai untuk semua orang; tekan sebuah bahasa untuk menulis versi bagi pelanggan yang berbicara bahasa itu.
• Anda dapat memakai kata-kata dalam kurung kurawal ini, yang diisi untuk setiap faktur: {customer}, {invoice}, {amount} (yang masih terutang, setelah nota kredit), {due_date}, {days_late}, {organization}, {late_fee}, dan {fee_invoice}. {pay_link} adalah halaman online faktur tempat pelanggan dapat membayarnya, setelah pembayaran online disiapkan (lihat Terima pembayaran online dengan Bayar sekarang); sebelum itu, isinya kosong.
• Pilih bahasa dan tekan Pratinjau untuk melihat pengingat seperti yang akan diterima pelanggan.
• Kalimat tambahan di setiap pengingat ditambahkan di akhir setiap pengingat.

Tindak lanjut dan denda keterlambatan

• Centang Minta pemilik akun menindaklanjuti (tugas dan email) pada langkah setelah jatuh tempo. Pemilik pelanggan (atau orang yang dipilih di Siapa yang menindaklanjuti jika pelanggan tidak memiliki pemilik akun) mendapat tugas di Aktivitas untuk hari itu dan sebuah email.
• Pilih Denda keterlambatan pada langkah setelah jatuh tempo: suatu jumlah atau % dari yang terutang. Denda ditagihkan sebagai faktur tersendiri (faktur pelanggan tidak pernah berubah), jatuh tempo dalam Hari untuk membayar denda keterlambatan. Faktur denda dilampirkan pada pengingat. Denda tidak pernah dikenakan atas denda.
• Untuk menarik kembali denda, buka faktur dan tekan Tarik kembali di sampingnya pada kartu Pengingat pembayaran. Faktur dendanya dibatalkan.
• Langkah yang tercapai lebih dari 7 hari setelah tanggalnya (misalnya setelah jeda, atau saat pengingat baru saja dinyalakan) tetap mengirim pengingat, tetapi tidak pernah meminta tindak lanjut atau mengenakan denda.

Kapan pengingat berhenti

• Pengingat berhenti sendiri saat faktur dibayar, dikreditkan penuh, atau dibatalkan.
• Pada faktur, centang Jeda pengingat untuk faktur ini, atau Pelanggan menyengketakan faktur ini (tanpa pengingat dan tanpa denda sampai Anda menghapus centangnya), lalu tekan Simpan.
• Di halaman pelanggan, tekan Ubah dan centang Jeda pengingat untuk pelanggan ini, dengan tanggal berakhir jika mau.
• Pelanggan tidak pernah menerima lebih dari satu pengingat per faktur per hari, dan tidak pernah di luar jam pengiriman Anda.

Pantau apa yang terjadi

Di Pengingat pembayaran:

• Mendatang: apa yang akan dikirim dalam beberapa hari ke depan, dengan langkahnya dan apakah meminta tindak lanjut atau mengenakan denda.
• Terkirim: setiap pengingat, tindak lanjut, dan denda keterlambatan. Cari, saring menurut jenis dan tanggal, lalu tekan Excel atau PDF untuk mengunduh.
• Ditahan: faktur yang disengketakan dan dijeda, serta pelanggan yang dijeda.
• Laporan: pengingat yang dikirim per langkah, berapa faktur yang dibayar dalam jumlah hari yang Anda pilih setelah pengingat terakhirnya, rata-rata hari untuk membayar, dan jumlah yang tertagih. Tekan Excel atau PDF untuk mengunduhnya.

Setiap faktur menampilkan pengingatnya sendiri di kartu Pengingat pembayaran.

Pengingat tagihan pemasok

1. Buka Pengingat tagihan.
2. Centang Ingatkan tim tentang tagihan pemasok yang harus dibayar. Pilih Hari sebelum jatuh tempo, apakah mengingatkan Juga pada hari jatuh tempo, dan Saat terlambat: sehari setelahnya, lalu setiap (hari).
3. Pilih Siapa yang diingatkan: Pemilik tagihan (orang yang menangani pemasok, atau siapa pun yang memasukkan tagihan), Semua orang yang boleh membeli dari pemasok, atau Keduanya.
4. Centang ringkasan harian untuk mendapat satu email per hari yang mencantumkan setiap tagihan, alih-alih satu email per tagihan. Tekan Simpan.

Tab Mendatang dan Terkirim menampilkan apa yang direncanakan dan apa yang sudah dikirim. Halaman setiap tagihan menampilkan pengingatnya. Pengingat berhenti saat tagihan dibayar penuh atau dibatalkan.

Siapa yang dapat melakukan apa

Di Peran & hak akses, di bawah Keuangan: Melihat faktur membuka Pengingat pembayaran dan laporannya. Atur pengingat pembayaran menyalakannya, mengubah rencana, teks, denda keterlambatan, dan jam pengiriman, serta memberi pelanggan rencana lain. Tulis dan kirim faktur menjeda faktur dan pelanggan, menandai faktur disengketakan, dan menarik kembali denda keterlambatan. Pengingat tagihan memerlukan Lihat pembelian; mengubahnya memerlukan Beli dari pemasok. Setiap perubahan dicatat di log audit.