Buku besar: bagan akun, jurnal, dan laporan keuangan

Buku besar menyimpan pembukuan perusahaan Anda dengan sistem berpasangan, langsung di Kaam360. Setiap jumlah dicatat dua kali: sekali sebagai debit pada satu akun dan sekali sebagai kredit pada akun lain, sehingga pembukuan selalu seimbang. Dari jurnal-jurnal ini Kaam360 menyusun Laba rugi, Neraca, dan Neraca saldo.

Anda memerlukan hak Lihat buku besar untuk membukanya, Kelola pembukuan untuk menulis jurnal dan mengubah akun, serta Tutup pembukuan untuk menutup suatu periode. Manajer memiliki dua yang pertama; tutup buku tetap di tangan administrator sampai mereka memberikannya kepada seseorang.

Bagan akun

1. Buka Buku besar di menu Keuangan dan pilih Bagan akun.
2. Pertama kali, Kaam360 memberi Anda bagan akun siap pakai yang tersusun bertingkat seperti pada sebagian besar standar akuntansi: kelas (misalnya 1 Assets), kelompok (11 Current assets), subkelompok (111 Cash and bank), dan akun itu sendiri (1000 Bank). Kelasnya adalah 1 Aset, 2 Liabilitas, 3 Ekuitas, 4 Pendapatan, 5 Harga pokok penjualan, dan 6 Beban operasional.
3. Kelas, kelompok, dan subkelompok adalah judul: hanya menjumlahkan akun di bawahnya. Entri selalu masuk ke sebuah akun.
4. Tekan Tambah akun untuk menambah akun, misalnya 6150 Internet sebagai Pengeluaran, lalu pilih judulnya di Berada di bawah. Jika dikosongkan, akun masuk ke kelas sesuai jenisnya.
5. Tekan Tambah judul untuk menambah kelompok atau subkelompok sendiri, misalnya 631 Biaya TI di bawah 6 Operating expenses.
6. Tekan ikon pensil untuk mengganti nama akun atau judul atau mengubah kodenya. Centang Ini akun bank atau kas untuk rekening bank dan kas Anda.

Akun yang sudah memiliki entri tidak dapat dihapus: centang Diarsipkan: tidak lagi dipakai untuk jurnal baru, dan riwayatnya tetap ada di laporan. Akun yang dipakai jurnal otomatis Kaam360 (piutang, penjualan, pajak, bank) dapat diganti namanya tetapi tidak dihapus. Judul dapat dihapus setelah tidak ada apa pun di bawahnya.

Menulis jurnal

1. Tekan Jurnal baru.
2. Pilih Tanggal, ketik Deskripsi (misalnya "Pemilik menyetor uang ke usaha") dan, jika mau, Referensi.
3. Di setiap baris pilih Akun dan ketik jumlahnya di Debit atau Kredit. Judul ditampilkan abu-abu di daftar sebagai penunjuk, tetapi hanya akun yang dapat dipilih. Tekan Tambah baris untuk baris lain.
4. Perhatikan totalnya: jurnal hanya dapat diposting saat menunjukkan Seimbang (debit sama dengan kredit).
5. Tekan Posting ke pembukuan, atau Simpan sebagai draf untuk menyelesaikannya nanti. Draf tidak mengubah apa pun di laporan.

Setiap jurnal adalah voucher, dan Kaam360 mengenali jenisnya dari barisnya:

• voucher penerimaan (RV-0001) saat uang masuk ke akun bank atau kas;
• voucher pembayaran (PV-0001) saat uang keluar dari akun tersebut;
• voucher kontra (CV-0001) saat uang hanya berpindah antar akun bank dan kas Anda sendiri;
• voucher jurnal (JV-0001) untuk yang lainnya, seperti penjualan kredit.

Setiap jenis memiliki nomornya sendiri, tanpa celah. Jurnal sebelum adanya jenis voucher tetap memakai nomor JE-. Di jurnal, pilih jenis di Semua voucher untuk melihat jenis itu saja.

Jurnal yang sudah diposting tidak dapat diubah atau dihapus. Untuk mengoreksinya, buka dan tekan Balik: Kaam360 memposting jurnal baru dengan setiap debit dan kredit ditukar, sehingga keduanya saling meniadakan. Lalu posting jurnal yang benar.

Debit dan kredit singkatnya: aset dan beban bertambah di debit; liabilitas, ekuitas, dan pendapatan bertambah di kredit. Uang masuk ke bank adalah debit pada Bank; penjualan adalah kredit pada Sales.

Laporan

Pilih Laporan, lalu laporannya, perusahaan (jika ada beberapa) dan periodenya, lalu tekan Tampilkan.

• Laba rugi: pendapatan, lalu Harga pokok penjualan dan Laba kotor, lalu pendapatan lain dan beban, dengan laba atau rugi bersih. Centang Bandingkan dengan periode sebelumnya untuk melihat periode tepat sebelumnya di sampingnya.
• Neraca: apa yang dimiliki perusahaan (aset), utangnya (liabilitas), dan bagian pemilik (ekuitas) pada suatu hari. Laba tahun buku ini dan laba tahun-tahun sebelumnya ditampilkan terpisah, sehingga Anda tidak pernah perlu jurnal penutup akhir tahun. Centang Bandingkan dengan setahun sebelumnya untuk melihat hari yang sama setahun sebelumnya.
• Neraca saldo: saldo setiap akun pada suatu hari, dalam kolom debit dan kredit yang totalnya sama, dengan total setiap judul.
• Buku besar sebuah akun: setiap baris yang diposting pada satu akun dalam satu periode, dengan saldo awal, saldo berjalan, dan saldo akhir. Klik nama akun di laporan mana pun atau di bagan akun untuk membukanya. Klik judul untuk melihat baris semua akun di bawahnya.

Pilih seberapa rinci: Setiap akun, Sampai subkelompok, atau Hanya kelompok. Setiap judul menunjukkan total akun di bawahnya, dan total laporan tidak pernah berubah. Tekan Excel atau PDF untuk mengunduh laporan seperti yang ditampilkan. Laporan hanya menghitung jurnal yang diposting, setiap perusahaan terpisah, dalam mata uang utama perusahaan itu.

Tutup buku

Setelah suatu periode selesai (misalnya setelah tutup buku tahunan oleh akuntan Anda), buka Tutup buku, pilih tanggal di Tutup sampai, lalu tekan Simpan. Tidak ada lagi jurnal bertanggal pada hari itu atau sebelumnya yang dapat diposting atau dibalik. Untuk membuka kembali periode yang ditutup, pilih tanggal yang lebih awal (atau kosongkan), ketik alasannya, lalu tekan Simpan: alasannya dicatat di log aktivitas. Di sini Anda juga memilih bulan Tahun buku dimulai pada (misalnya Juli), yang dipakai neraca dan periode Tahun buku ini.

Jurnal otomatis

Kaam360 memposting dokumen Anda ke buku besar sendiri, sehingga Anda tidak mengetiknya dua kali. Untuk perusahaan yang belum pernah memilih, fitur ini dinyalakan sejak hari fitur ini hadir di Kaam360. Orang dengan hak Tutup pembukuan dapat mengubahnya:

1. Buka Buku besar dan pilih Jurnal otomatis.
2. Di Posting dokumen bertanggal mulai, pilih hari pertama yang diposting (misalnya sehari setelah saldo awal Anda), atau kosongkan untuk mematikan jurnal otomatis.
3. Jika perlu, pilih ke mana Penjualan masuk ke, ke mana Uang yang diterima dan dibayar masuk ke, ke mana Tagihan pemasok masuk ke, dan akun untuk setiap jenis pengeluaran. Jika dibiarkan Akun bawaan, Kaam360 memakai akun dari bagan siap pakai.
4. Tekan Simpan. Dokumen sejak hari itu langsung diposting, lalu setiap beberapa menit.

Yang diposting, masing-masing sebagai voucher seimbang dalam mata uang utama perusahaan:

• Faktur saat dikirim: yang terutang oleh pelanggan, penjualan, dan pajak yang dipungut.
• Uang yang diterima atas faktur (ditandai lunas, pembayaran sebagian, Bayar sekarang, atau cek yang disetor): voucher penerimaan ke bank, mengurangi utang pelanggan.
• Uang yang diterima atas pembayaran proyek yang belum difakturkan: voucher penerimaan ke bank, ditampung di Advances from customers. Setelah pembayaran itu difakturkan, voucher yang sama berpindah ke utang pelanggan.
• Uang muka pelanggan: voucher penerimaan ke bank, ditampung di Advances from customers. Saat dipakai pada faktur, voucher jurnal memindahkannya ke faktur; hanya sisa faktur yang dihitung sebagai uang baru. Pengembalian uang muka adalah voucher pembayaran.
• Uang muka yang dibayar ke pemasok: voucher pembayaran dari bank, di Advances paid to suppliers. Saat dipakai pada tagihan, uang muka itu melunasi tagihan tanpa menyentuh bank.
• Nota kredit saat diterbitkan, dan uang yang dikembalikan darinya sebagai pengembalian dana.
• Tagihan pemasok: beban, pajak yang dibayar, dan utang Anda kepada pemasok; serta setiap pembayaran atasnya (cek keluar saat bank mencairkannya).
• Pengeluaran saat disetujui (terutang kepada orangnya), dan sekali lagi saat diganti.
• Kas kecil (petty cash): kas awal sebuah kotak kas, setiap pengisian dari bank, setiap pengeluaran (akun beban dan pajaknya), dan setiap selisih hitung, di akun Petty cash.
• Pembayaran Bayar sekarang yang masuk ke bank dalam pencairan Stripe: pertama ke Stripe clearing; pada hari pencairan tiba, jumlah bersih pindah ke bank dan biaya Stripe ke Bank charges (lihat Dibayar online dengan Bayar sekarang).
• Laba atau rugi selisih kurs yang terealisasi (pembayaran, pengembalian dana atau nota kredit dengan kurs berbeda dari dokumennya): ke Exchange gains and losses, yang ditampilkan Laba rugi di bawah Pendapatan lain. Hanya untuk uang yang bergerak sejak hari fitur ini ditambahkan, jadi tidak ada yang sudah tercatat berubah.

Dokumen bertanggal sebelum hari pertama termasuk saldo awal Anda, jadi tidak dibukukan. Uang yang masuk untuknya sejak hari itu dibukukan, sehingga saldo awal tersebut lunas. Setiap jurnal dikonversi dengan kurs pada tanggal dokumennya sendiri, sehingga jurnal yang sudah ada di buku besar tidak berubah saat kurs diperbarui.

Jurnal otomatis ditandai Otomatis di jurnal dan mengikuti dokumennya: jika dokumen berubah, dibatalkan, atau dihapus, Kaam360 mengoreksi jurnalnya. Anda tidak dapat mengubah atau membaliknya sendiri; ubahlah dokumennya. Jurnal di periode yang sudah ditutup tidak pernah diubah: koreksinya diposting di periode terbuka (pada tanggal dokumen jika masih terbuka, jika tidak sehari setelah tanggal tutup buku; untuk dokumen yang dibatalkan atau dihapus, pada hari hal itu diketahui).

Rekonsiliasi bank

Cocokkan buku besar dengan rekening koran bank Anda, agar setiap pembayaran tercatat dan tidak ada yang tercatat dua kali.

1. Buka Buku besar dan pilih Rekonsiliasi bank.
2. Pilih akun bank atau kas. Akun bank dan kas yang Anda tambahkan di Perkiraan arus kas muncul sendiri di bagan akun (di bawah Bank dan Cash, dengan kode seperti 1000.1), jadi Anda tidak pernah menyimpan dua daftar.
3. Pilih Tanggal rekening koran dan ketik Saldo akhir rekening koran.
4. Centang setiap baris yang ada di rekening koran. Selisih dengan rekening koran menunjukkan apa yang masih kurang.
5. Jika selisihnya nol, tekan Selesaikan rekonsiliasi.

Rekonsiliasi berikutnya dimulai dari saldo rekening koran ini. Baris di rekening koran yang belum ada di buku besar (biaya bank, bunga) biasanya belum dicatat: posting jurnalnya, lalu centang. Di Rekonsiliasi sebelumnya Anda dapat membatalkan yang terakhir. Baris yang sudah dicentang tidak pernah ditulis ulang oleh jurnal otomatis; jika dokumennya berubah, perubahannya diposting sebagai koreksi.

Untuk memilih akun bank yang dipakai jurnal otomatis, pilih di Uang yang diterima dan dibayar masuk ke pada Jurnal otomatis.

Aset tetap

Bagi biaya peralatan, kendaraan, dan mesin selama tahun-tahun Anda memakainya.

1. Buka Buku besar, pilih Aset tetap, lalu Tambah aset.
2. Ketik Nama, tanggal di Dibeli pada, Biaya, Nilai di akhir masa manfaat (0 boleh), dan Masa manfaat (bulan), misalnya 60 untuk lima tahun.
3. Pilih Metode: Garis lurus menyusutkan jumlah yang sama setiap bulan; Saldo menurun persentase tahunan dari nilai yang tersisa, jadi lebih besar di tahun-tahun awal.
4. Di Dibayar dengan, pilih bank (atau Accounts payable, atau Opening balances untuk barang yang sudah Anda miliki). Pilih Sudah ada di pembukuan jika pembeliannya sudah diposting dengan cara lain.
5. Tekan Simpan.

Kaam360 memposting pembeliannya, lalu penyusutan di akhir setiap bulan ke Depreciation dan Accumulated depreciation, sehingga neraca menampilkan aset sebesar nilainya yang tersisa. Klik nama aset untuk melihat jadwalnya per bulan. Saat Anda menjual atau menghapusnya, ubah aset itu dan isi Dijual atau dihapuskan: aset keluar dari pembukuan dan laba atau ruginya diposting.

Anggaran

1. Buka Buku besar dan pilih Anggaran.
2. Pilih tahun bukunya. Ketik anggaran untuk setiap akun pendapatan dan beban per bulan, atau ketik jumlah setahun di Setahun penuh untuk membaginya rata.
3. Tekan Simpan anggaran.

Di bawah anggaran, Anggaran dibanding realisasi membandingkannya dengan yang benar-benar terjadi dari awal tahun sampai bulan ini, beserta selisih dan persentase yang terpakai. Akun beban yang sejauh ini melebihi anggarannya ditandai Melebihi anggaran, dan peringatan muncul di jurnal.

Yang belum termasuk

Laba dan rugi selisih kurs tidak diposting otomatis: catat dengan jurnal. Untuk melihat siapa yang berutang kepada Anda dan sudah berapa lama, gunakan Laporan rekening pelanggan dan laporan pembayaran (halaman laporan juga menautkannya); untuk utang Anda kepada pemasok, gunakan laporan pembelian. Kaam360 tidak melaporkan apa pun ke kantor pajak: periksa pembukuan Anda bersama akuntan Anda.