Hubungkan alamat email dukungan Anda

Saat pelanggan menulis ke alamat dukungan Anda, Kaam360 dapat mengubah email itu menjadi tiket. Balasan Anda lalu dikirim dari alamat Anda sendiri, sehingga pelanggan hanya pernah melihat alamat Anda.

Pilih cara yang cocok untuk Anda

Ada dua cara, keduanya di halaman Email ke tiket di Pengaturan. Anda memerlukan izin untuk mengelola dukungan.

• Kotak surat dukungan Anda: Kaam360 membaca email yang belum dibaca di kotak surat Anda yang sebenarnya dan mengirim balasan darinya.
• Alamat Kaam360 Anda: Kaam360 memberi Anda sebuah alamat. Berikan kepada pelanggan, atau teruskan alamat Anda sendiri ke alamat itu.

Hubungkan kotak surat Anda

1. Buka Pengaturan, lalu Email ke tiket.
2. Di bawah Kotak surat dukungan Anda, tekan tombol cepat (Hostinger, Gmail, atau Microsoft 365) untuk mengisi detail server. Penyedia lain: salin detailnya dari halaman bantuan penyedia email Anda.
3. Ketik Alamat email dukungan dan Nama pengirim yang dilihat pelanggan.
4. Ketik Nama pengguna kotak surat dan Kata sandi kotak surat. Banyak penyedia memerlukan "kata sandi aplikasi" khusus alih-alih kata sandi biasa.
5. Periksa Server pembacaan (IMAP) dan Server pengiriman (SMTP) beserta port-nya. IMAP adalah cara Kaam360 membaca email. SMTP adalah cara Kaam360 mengirim email.
6. Centang Baca kotak surat ini dan kirim balasan darinya lalu tekan Simpan.
7. Tekan Uji koneksi. Anda seharusnya melihat "Pembacaan berfungsi" dan "Pengiriman berfungsi".

Baris status menunjukkan kapan kotak surat terakhir diperiksa. Pemeriksaan terjadi setiap beberapa menit.

Gunakan alamat Anda sendiri dengan penerusan

1. Di bawah Gunakan alamat dukungan Anda sendiri, ketik alamatnya dan tekan Tambah alamat.
2. Di penyedia email Anda, atur penerusan dari alamat itu ke alamat Kaam360 Anda.
3. Kaam360 mengirim email pemeriksaan. Saat email itu tiba, alamatnya menampilkan Dikonfirmasi.
4. Jika tidak ada yang tiba, tekan Kirim ulang email pemeriksaan.

Untuk berhenti, tekan Putuskan. Tiket yang sudah ada tetap ada.

Terbaru lebih dulu, umur, dan mengubah banyak tiket sekaligus

Daftar Tiket menampilkan tiket terbaru di bagian atas. Kolom Umur menunjukkan berapa hari lalu tiket tiba (berubah oranye setelah 3 hari dan merah setelah 7 hari untuk tiket yang masih terbuka). Untuk mengubah beberapa tiket sekaligus, centang tiketnya (atau centang kotak di header untuk memilih semua), lalu pilih Tugaskan ke… dan/atau Atur status… di bilah yang muncul dan tekan Terapkan. Orang yang diberi tiket mendapat satu email, bukan satu per tiket, dan pelanggan tidak dikirimi email saat Anda mengubah status secara massal. Anda memerlukan izin untuk menangani tiket.

Tandai sebagai sampah, dan pengirim yang diblokir

Jika email sampah lolos dari filter otomatis, buka tiketnya dan tekan Tandai sebagai sampah. Pilih Blokir pengirim ini, atau Blokir semua orang di @perusahaan.com untuk memblokir seluruh domain sebuah perusahaan (email gratis seperti Gmail hanya dapat diblokir satu alamat demi satu alamat). Tiketnya dihapus, tiket lain yang belum disentuh dari pengirim yang sama juga dihapus, dan email dari pengirim itu diabaikan sejak saat itu: tidak pernah menjadi tiket atau balasan. Anda juga dapat mencentang beberapa tiket di daftar dan menekan Tandai sebagai sampah di bilah. Untuk melihat atau membatalkan apa yang diblokir, atau memblokir alamat dengan mengetiknya, tekan Lainnya di bagian atas Tiket, pilih Pengirim yang diblokir, dan gunakan Buka blokir untuk menghapus salah satunya. Halaman tiket kini juga menampilkan Pengirim (orang yang menulis) di detailnya; Pelanggan dipilih secara terpisah.

Halaman yang sama menampilkan Email yang dilewati: email ke alamat dukungan Anda dalam 30 hari terakhir yang tidak menjadi tiket atau balasan (tampak seperti sampah, otomatis, terlalu sering dari satu pengirim, atau tidak dapat dibaca), beserta pengirim dan alasannya. Jika ada yang asli, tulis ke pengirimnya. File yang tidak dapat disimpan bersama email (misalnya terlalu besar) disebutkan di pesan tiket, sehingga tidak ada yang hilang tanpa Anda ketahui.

Pelanggan, filter, dan tampilan tersimpan

Setiap tiket dapat menjadi milik seorang Pelanggan, dari daftar yang sama dengan CRM dan Proyek. Saat email tiba, Kaam360 memberikannya kepada pelanggan yang tepat jika mengenali pengirimnya: kontak CRM dengan email itu, alamat yang sebelumnya sudah Anda pilihkan pelanggannya, atau rekan di domain email perusahaan yang sama (email gratis seperti Gmail tidak pernah dicocokkan menurut domain). Jika tidak dapat menentukannya, tiket menampilkan Tanpa pelanggan dan Anda memilih pelanggannya di bawah Status dan penanggung jawab di halaman tiket, lalu menekan Simpan. Pilihan Anda diingat, sehingga email berikutnya dari orang itu mendapat pelanggan yang sama, begitu pula tiket lainnya yang belum berpelanggan.

Kolom Pelanggan menampilkan perusahaan (tekan untuk membuka perusahaan) dengan nama pengirim di bawahnya. Gunakan tombol filter di samping kotak pencarian untuk menggabungkan filter: pelanggan, status, prioritas, kepada siapa ditugaskan, bagaimana tiket masuk, jenis, judul, tanggal masuk, umur dalam hari, dan "kami berutang balasan", lalu pilih apakah tiket harus cocok dengan semuanya atau salah satunya. Tekan Simpan di bilah tampilan tersimpan untuk menyimpan kombinasi sebagai tampilan bernama, seperti di halaman Semua tugas.

Teruskan email pelanggan ke layanan dukungan

Saat seseorang di tim Anda meneruskan email pelanggan ke alamat dukungan Anda, tiket dibuat untuk pelanggan yang menulisnya, bukan untuk rekan Anda: Kaam360 membaca pengirimnya dari baris "Dari:" pada email yang diteruskan. Teks pelanggan menjadi pesan pertama, dan apa yang ditulis rekan Anda di atasnya disimpan sebagai catatan pribadi pada tiket. Pelanggan tidak menerima email biasa "kami telah menerima permintaan Anda", karena ia tidak menulis sendiri ke alamat dukungan; ia melihat nomor tiket di balasan pertama Anda. Ini berfungsi jika alamat email rekan Anda milik orang yang aktif di ruang kerja Anda.

Saat pelanggan membalas, hanya teks baru mereka yang disimpan. Percakapan sebelumnya yang dikutip program email mereka di bawahnya ("Pada ... menulis:", "-----Pesan Asli-----" dan baris yang sama dalam bahasa Inggris, Jerman, Spanyol, Portugis, Prancis, Turki, Arab, Urdu, dan Mandarin) tidak disertakan.

Menulis balasan dengan format

Kotak balasan memiliki editor yang sama dengan deskripsi tugas: tebal, miring, garis bawah, warna teks dan sorotan, daftar, tautan, perataan, dan Tabel. Pilih Tabel, lalu Sisipkan tabel, dan gunakan menu yang sama untuk menambah atau menghapus baris dan kolom. Anda juga dapat menempel sel langsung dari Excel. Pelanggan melihat format dan tabel Anda di email (dan versi teks biasa jika program email mereka membutuhkannya).

Balasan siap pakai

Buka Tiket, tekan Lainnya, pilih Balasan siap pakai, lalu tekan Tambahkan balasan awal untuk mendapatkan sekumpulan jawaban sehari-hari (sudah diterima, perlu informasi lebih lanjut, sudah diperbaiki, bantuan kata sandi, penutupan, dan lainnya). Ubah atau hapus salah satunya, atau tambahkan milik Anda sendiri. Tulis {name} di balasan untuk memasukkan nama depan pelanggan. Saat menjawab tiket, pilih salah satunya dari Sisipkan balasan siap pakai… di atas kotak balasan; balasan itu ditambahkan ke apa yang sudah Anda ketik, sehingga Anda tetap dapat mengubahnya sebelum mengirim. Jika Anda belum memilikinya, tautan di atas kotak balasan membawa Anda ke halaman untuk menambahkannya.

Sampah dijauhkan

Tidak setiap email adalah permintaan bantuan. Buletin, iklan, undangan acara, pemberitahuan "konfirmasi akun Anda", dan email yang dikirim oleh sistem email massal tidak menjadi tiket; email itu dilewati begitu saja. Balasan untuk tiket yang sudah Anda miliki tidak pernah dilewati. Jika ada sampah yang masuk sebelum fitur ini dinyalakan, buka Tiket, tekan Lainnya, dan pilih Bersihkan email sampah. Kaam360 mencantumkan tiket email yang belum disentuh yang tampak seperti sampah, dan tidak ada yang dihapus sampai Anda menekan Hapus tiket-tiket ini. Anda memerlukan izin untuk menghapus tiket.

Saat email masuk: balasan otomatis dan lamaran kerja

Di halaman Email ke tiket, di bawah Saat email masuk:

• Kirim email otomatis "kami telah menerima permintaan Anda" kepada pelanggan tercentang sejak awal. Hapus centangnya bila tim Anda membahas tiket baru dulu, menugaskannya kepada seseorang, baru kemudian menjawab. Ini juga berlaku untuk permintaan dari portal pelanggan, katalog layanan, dan chat.
• Centang Kirim CV dan lamaran kerja ke Kandidat, bukan ke tiket agar lamaran kerja tidak masuk ke tiket. Email dengan CV terlampir, atau dengan subjek seperti "Lamaran untuk posisi...", lalu masuk ke Kandidat di modul Orang beserta file-filenya, tanpa balasan otomatis. Lihat Kumpulkan CV dan lamaran kerja di halaman Kandidat.

Jika terjadi masalah

• "Pembacaan gagal": periksa nama pengguna, kata sandi, dan server pembacaan.
• "Pengiriman gagal": periksa server pengiriman, port, dan keamanannya.
• Pesan menyatakan Email ke tiket tidak dinyalakan untuk situs ini: tanyakan kepada administrator Kaam360 Anda.

Satu percakapan email

Jika tiket dimulai dari email pelanggan, setiap email yang dikirim Kaam360 tentang tiket itu (email "kami menerima permintaan Anda", balasan Anda, "selesai") membalas email pelanggan itu sendiri dengan subjek yang persis sama. Dengan begitu Gmail, Outlook, dan program email lain menjaga seluruh percakapan tetap bersama, di kotak surat Anda dan pelanggan. Nomor tiket ditulis di dalam email. Tiket yang dimulai dari portal, telepon, atau chat belum punya percakapan email, jadi emailnya tetap mencantumkan nomor tiket di subjek.