Hubungkan QuickBooks atau Xero

Jika akuntan Anda bekerja di QuickBooks Online atau Xero, Kaam360 dapat mengirimkan apa yang Anda kerjakan di sini kepada mereka: setiap faktur yang Anda terbitkan, pelanggannya, nota kredit, dan pembayaran yang Anda terima. Ini terjadi dengan sendirinya kira-kira setiap menit, satu arah: dari Kaam360 ke program akuntansi. Jika Anda mau, juga tagihan pemasok, pembayaran Anda atas tagihan itu, dan pengeluaran yang Anda ganti ke tim.

Siapa yang dapat memakainya: administrator, dan siapa pun yang perannya punya hak Hubungkan perangkat lunak akuntansi (lihat Buat peran Anda sendiri). Fitur ini bagian dari paket Business.

1. Menghubungkan

1. Tekan Pengaturan, lalu kartu Akuntansi (di bawah Keuangan).
2. Jika Anda punya beberapa perusahaan, pilih Perusahaan terlebih dahulu. Setiap perusahaan menghubungkan perusahaan QuickBooks atau organisasi Xero-nya sendiri.
3. Tekan tombol untuk menghubungkan QuickBooks atau Xero.
4. Masuk ke QuickBooks atau Xero, pilih perusahaan Anda (di Xero, centang organisasi Anda), lalu tekan Hubungkan atau Allow access.
5. Anda kembali ke Kaam360. Di Xero, jika akun Anda menjangkau beberapa organisasi, pilih yang benar dan tekan Gunakan organisasi ini.

Anda dapat menghubungkan keduanya, misalnya saat Anda pindah dari satu ke yang lain. Masing-masing menerima semuanya.

2. Memilih pencocokan

Tepat setelah terhubung, Pencocokan dan pengaturan terbuka (Anda dapat membukanya lagi kapan saja):

1. Akun penjualan (Xero) atau Produk atau layanan (QuickBooks): tujuan baris faktur. Di QuickBooks, akun pendapatan produk itu yang dipakai.
2. Rekening bank untuk pembayaran: tempat pembayaran yang Anda terima dicatat.
3. Kirim dokumen yang diterbitkan sejak: dokumen yang lebih lama dibiarkan, karena biasanya sudah ada di pembukuan Anda. Dimulai dari hari pertama bulan ini.
4. Centang atau hapus centang Kirim pembayaran yang diterima (termasuk pembayaran sebagian dan online), Kirim nota kredit dan tempat pemakaiannya, dan pilihan untuk menandai faktur sudah dibayar di Kaam360 jika sudah dibayar penuh di QuickBooks (atau Xero).
5. Di bawah Tarif pajak, pilih untuk setiap tarif pajak Kaam360 tarif yang sesuai di program akuntansi, ditambah Tanpa pajak dan Faktur lama dengan satu tarif pajak. Kaam360 menyarankan pasangan (ditandai Disarankan): periksa.
6. Tekan Simpan. Pengiriman dimulai dalam satu menit.

3. Apa yang dikirim

• Pelanggan: dicocokkan berdasarkan nama (di Xero juga berdasarkan alamat email); jika tidak ada, pelanggan ditambahkan.
• Faktur segera setelah diterbitkan (dikirim atau ditandai sudah dikirim), tidak pernah draf. Lengkap dengan nomor, tanggal, referensi, baris, pajak, dan mata uangnya. Totalnya sama dengan di Kaam360, sampai ke sennya.
• Nota kredit, dan faktur tempat nota itu dipakai.
• Pembayaran diterima, termasuk pembayaran sebagian dan pembayaran online. Jika sebuah pembayaran dihapus di Kaam360, pembayaran itu juga dihapus di sana. Pengembalian dana yang dilakukan di Stripe mengurangi atau menghapus pembayaran itu di sana, sehingga faktur yang terbuka kembali juga terbuka di sana (pengembalian dananya sendiri tidak dicatat sebagai pengembalian dana di sana: catat di program akuntansi Anda jika perlu).
• Faktur dan nota kredit berstatus Dibatalkan juga dibatalkan di sana (di QuickBooks, nota kredit yang dibatalkan dihapus).
• Tidak ada yang dikirim dua kali: Kaam360 mengingat menjadi apa setiap catatan, dan mencari faktur dengan nomor yang sama sebelum menambahkannya.
• Jika sebuah faktur sudah dibayar penuh langsung di QuickBooks atau Xero, Kaam360 menandainya sudah dibayar di sini satu kali (jika kotaknya dicentang). Log aktivitas mencatatnya.

Tagihan dan pengeluaran

Di Tagihan dan pengeluaran pada Pencocokan dan pengaturan, Anda juga bisa mengirim apa yang Anda belanjakan. Keduanya mati sampai Anda mencentangnya:

1. Centang Kirim tagihan pemasok dan pembayarannya. Setiap pemasok ditambahkan di sana (di QuickBooks sebagai vendor; jika sudah ada pelanggan dengan nama yang sama, vendor itu bernama "Nama (supplier)"), dan setiap tagihan dengan nomor, referensi pemasok, tanggal, baris, ongkos kirim, pajak, dan mata uangnya. Pembayaran yang Anda catat pada tagihan dikirim sebagai pembayaran tagihan; pembayaran yang dihapus juga dihapus di sana, dan tagihan yang dibatalkan dihapus (QuickBooks) atau dibatalkan (Xero).
2. Centang Kirim pengeluaran setelah diganti ke orangnya. Pengeluaran dikirim saat ditandai sudah diganti: di QuickBooks sebagai pembelian (Expense), di Xero sebagai transaksi pengeluaran uang (Spend Money), sebesar jumlah yang diganti dan menyebut nama orangnya. Jika penggantian dibatalkan, pengeluaran itu dihapus di sana.
3. Pilih Akun beban: baris tagihan masuk ke sana, juga pengeluaran yang jenisnya tidak punya akun sendiri.
4. Pilih Rekening bank untuk membayar tagihan dan pengeluaran.
5. Di Pajak atas tagihan dan pengeluaran, pilih tarif pajak pembelian yang cocok untuk setiap tarif pada tagihan, untuk tanpa pajak, dan untuk pajak pada pengeluaran.
6. Di Jenis pengeluaran, Anda bisa memberi setiap jenis pengeluaran (misalnya Perjalanan) akunnya sendiri. Biarkan Akun beban di atas untuk memakai akun utama.
7. Tekan Simpan.

4. Memantaunya

Kartu setiap program menunjukkan kapan terakhir disinkronkan, apa yang Dikirim dalam sehari terakhir, apa yang Menunggu, dan apa yang Gagal.

• Sinkronkan sekarang langsung mengirim apa yang menunggu.
• Log sinkronisasi mencantumkan setiap catatan beserta statusnya. Centang Hanya masalah untuk melihat yang gagal saja, beserta penjelasan dari program akuntansi itu sendiri (misalnya periode yang dikunci atau tarif pajak yang tidak ada).
• Kegagalan dicoba lagi dengan sendirinya setelah 1, 5, dan 30 menit, 2 jam, dan 12 jam. Setelah itu menunggu Anda: perbaiki penyebabnya, lalu tekan Coba lagi pada barisnya atau Coba lagi semua yang gagal. Menyimpan Pencocokan dan pengaturan juga mencoba lagi semua yang gagal.
• Jeda pengiriman menghentikan pengiriman untuk sementara; Lanjutkan pengiriman melanjutkan dari tempat berhentinya.

Memutuskan

Tekan Putuskan (dua kali, untuk konfirmasi). Kaam360 mencabut izinnya di QuickBooks atau Xero dan melupakan kuncinya. Apa yang sudah dikirim tetap ada di program akuntansi Anda. Jika nanti Anda menghubungkan perusahaan yang sama lagi, tidak ada yang dikirim dua kali.

Jika terjadi masalah

• Belum tersedia: pengelola Kaam360 belum menyalakan program itu. Tanyakan kepada dukungan.
• Perlu dihubungkan ulang: izinnya habis (QuickBooks setelah 100 hari tidak dipakai, Xero setelah 60) atau seseorang mencabutnya di program akuntansi. Tekan Hubungkan ulang; apa yang sudah dikirim tidak dikirim dua kali.
• Sebuah baris di Log sinkronisasi menyatakan sebuah tarif pajak tidak punya pasangan: pilih di bawah Tarif pajak di Pencocokan dan pengaturan lalu tekan Simpan.
• Anda hanya memerlukan file untuk akuntan? Lihat Buat dan kirim faktur untuk unduhan (spreadsheet, atau file untuk Xero atau QuickBooks), yang masih berfungsi.