Travailler avec les tâches, le tableau et le diagramme de planning

Les tâches sont les petits travaux qui, ensemble, forment un projet. Chaque projet a un onglet Tâches où vous pouvez les créer et les gérer. Ce guide va un peu plus loin que Tâches, tableaux et diagramme de planning.

Ajouter une tâche

1. Ouvrez Projets dans le menu et appuyez sur le projet voulu.
2. Ouvrez l'onglet Tâches et appuyez sur Ajouter une tâche.
3. Saisissez le nom de la tâche et choisissez le type (Tâche, Bug, Fonctionnalité, etc.), la liste de tâches, les responsables, les dates, la priorité et les heures estimées.
4. Enregistrez. Les nouvelles tâches commencent avec le statut Ouverte (ou le statut de départ de leur type).

Quatre façons de voir les tâches

Au-dessus des tâches, appuyez sur Liste, Kanban, Gantt, Tableau ou Carte mentale. Le tableau affiche les tâches comme une feuille de calcul que vous pouvez modifier directement ; voir la vue Tableau. Les types sont expliqués dans Types de tâches.

Trouver une tâche

Saisissez du texte dans la zone Rechercher des tâches au-dessus de la liste. La liste se met à jour dès que vous marquez une pause dans la saisie, et les listes de tâches sans tâche correspondante sont masquées pendant la recherche ou le filtrage. Chaque mot saisi doit se trouver quelque part dans la tâche : facture ali trouve donc les tâches de facture dont Ali est responsable. La recherche porte sur le numéro de tâche (par exemple 1020, T1020 ou le numéro complet CBS-46-T1020), le nom, la description, les responsables, les étiquettes, le statut, la priorité, la liste de tâches, la phase et les dates.

Le badge « plan incomplet »

Lorsqu'il manque des éléments à un projet (par exemple une date de fin, ou des tâches sans responsable ni échéance), un petit badge jaune avec un nombre apparaît en haut à droite du projet, à côté de son statut. Appuyez dessus pour voir la liste de ce qui manque encore. Il ne prend pas de place quand vous n'en avez pas besoin.

Examiner une tâche en détail

Appuyez sur une tâche pour ouvrir son panneau latéral. Vous pouvez y :

• écrire des commentaires et mentionner un collègue pour qu'il soit prévenu
• ajouter des responsables et des abonnés (les abonnés reçoivent un message quand la tâche change)
• joindre un fichier
• ajouter des sous-tâches (des étapes plus petites dans la tâche)
• lier une tâche qui doit se terminer avant, appelée dépendance
• saisir le temps passé
• signaler un problème lié à la tâche
• définir un rappel, ou rendre la tâche récurrente

Commentaires : mise en forme, tableaux, mentions et fichiers, et modification de ce que vous avez écrit

• Mettre en forme votre commentaire. La zone de commentaire dispose d'une barre d'outils : gras, italique, souligné, couleurs, listes, liens et tableaux. Collez des cellules depuis Excel ou Google Sheets (par exemple une colonne de points et une colonne de statut) : elles deviennent aussitôt un vrai tableau, chaque point à côté de son statut. Appuyez sur Commentaire (ou Ctrl+Entrée) pour envoyer. La même zone sert pour les réponses et pour les modifications.
• Mentionner quelqu'un. Appuyez sur Mentionner sous la zone, choisissez un nom et la personne est prévenue de votre commentaire. Saisir @ suivi du nom complet de la personne fonctionne aussi.
• Joindre des fichiers. Appuyez sur Joindre des fichiers sous la zone et choisissez jusqu'à 10 fichiers (25 Mo maximum chacun). Ils sont envoyés avec votre commentaire et affichés en dessous sous forme de petits boutons ; cliquez sur l'un d'eux pour l'ouvrir. Les fichiers figurent aussi dans l'onglet Documents de la tâche. Si vous supprimez le commentaire, ses fichiers restent sur la tâche jusqu'à ce que quelqu'un les y retire. Il vous faut le droit d'envoyer des fichiers ; si vous ne voyez pas Joindre des fichiers, demandez à un administrateur.
• Modifier votre propre commentaire. Appuyez sur Modifier sous un commentaire que vous avez écrit, changez le texte et appuyez sur Enregistrer (ou Ctrl+Entrée). Annuler le laisse tel quel. Le commentaire affiche ensuite modifié à côté de l'heure. Personne d'autre, pas même un administrateur, ne peut modifier vos commentaires ; ils peuvent seulement être supprimés.
• Toute personne que vous ajoutez avec @ pendant la modification est prévenue, comme pour un nouveau commentaire.

Ajouter vos propres colonnes

Sur le tableau, appuyez sur Ajouter une colonne pour ajouter une étape comme Tests. Utilisez Gérer les statuts pour renommer ou masquer des étapes.

Mettre une liste de tâches dans une phase

Une phase peut contenir autant de listes de tâches que vous voulez, et chaque tâche d'une liste qui a une phase appartient à cette phase.

1. Dans la vue Liste, appuyez sur les trois points de l'en-tête de la liste et choisissez Phase….
2. Choisissez la Phase (ou Aucune phase) et appuyez sur Enregistrer. Chaque tâche de la liste passe dans cette phase, comme toute tâche que vous ajoutez à la liste ou y déplacez plus tard. Le nom de la phase s'affiche alors à côté du nom de la liste.
3. Tant qu'une liste a une phase, la case de phase d'une nouvelle tâche de cette liste est fixée sur la phase de la liste.

L'avancement d'une phase compte les tâches de ses listes : quand elles sont fermées, la phase avance. L'onglet Phases du projet montre les listes de tâches de chaque phase à côté de son avancement. Retirer une liste de sa phase laisse ses tâches où elles sont, et vous pouvez de nouveau choisir une phase pour chaque nouvelle tâche.

Déplacer une tâche vers une autre liste ou un autre projet

Dans la vue Liste, faites glisser une tâche par sa ligne et relâchez-la à l'endroit voulu : entre deux tâches de la même liste pour changer l'ordre, ou dans une autre liste de tâches pour l'y déplacer. Une ligne indique où elle arrivera ; relâchez-la sur l'en-tête d'une liste pour la placer en haut. Les sous-tâches suivent leur tâche. Le glisser-déposer est désactivé pendant que vous modifiez une cellule, et le déplacement demande le droit de modifier cette tâche.

Les sous-tâches se font glisser aussi : faites glisser une sous-tâche vers le haut ou le bas parmi les autres sous-tâches de sa tâche pour changer leur ordre. Elle reste sous la même tâche ; pour lui donner une autre tâche, ouvrez-la et changez sa tâche parente.

Vous pouvez aussi utiliser les trois points au bout d'une ligne de tâche et choisir Déplacer vers un autre projet…, puis choisir le Projet et la Liste de tâches. Ou ouvrez la tâche et appuyez sur Déplacer… à côté du nom de son projet. Choisissez le Projet et la Liste de tâches, puis appuyez sur Déplacer la tâche. Ses sous-tâches, commentaires, fichiers et temps saisi la suivent. Lorsqu'elle change de projet, sa phase est effacée, les liens vers les tâches restées en arrière sont supprimés, et toute personne responsable de la tâche est ajoutée au nouveau projet pour pouvoir encore l'ouvrir. Vous ne pouvez déplacer des tâches que vers des projets dont vous faites partie. Une sous-tâche se déplace avec sa tâche parente.

Déplacer toute une liste de tâches vers un autre projet

Dans la vue des listes de tâches, appuyez sur les trois points de l'en-tête de la liste et choisissez Déplacer la liste vers un autre projet…. Choisissez le Projet et appuyez sur Déplacer. La liste part avec toutes ses tâches et sous-tâches. Leurs phases sont effacées, les liens vers les tâches restées en arrière sont supprimés, le temps saisi les suit, et les responsables des tâches sont ajoutés au nouveau projet. Il faut pour cela les droits de modifier les projets et de modifier toutes les tâches, et vous devez faire partie des deux projets.

Changer l’ordre des listes de tâches

Dans la vue Liste, appuyez sur les trois points de l’en-tête d’une liste et choisissez Monter la liste ou Descendre la liste. La liste avance d’une place ; le nouvel ordre est utilisé partout où les listes du projet apparaissent. Une liste fermée n’affiche que son en-tête : ouvrez-la pour y ajouter une tâche ou une liste.

Supprimer une liste de tâches

1. Dans la vue Liste, appuyez sur les trois points de l’en-tête de la liste et choisissez Supprimer la liste….
2. Si la liste contient encore des tâches, choisissez sous Déplacer ses tâches vers la liste qui doit les recevoir. Elles partent avec leurs sous-tâches, commentaires, fichiers et temps saisi : aucun travail n’est perdu. Les tâches de la liste qui sont dans la corbeille sont déplacées aussi et peuvent toujours être restaurées.
3. Appuyez sur Supprimer la liste.

Une liste vide est simplement supprimée. La seule liste du projet ne peut être supprimée que si elle n’a aucune tâche : ajoutez d’abord une autre liste pour les garder. Supprimer une liste demande le droit de supprimer des phases, listes de tâches et groupes.

Dépendances et diagramme de planning

Une dépendance signifie « ceci ne peut pas commencer avant que cela soit terminé ». Une tâche doit avoir une date de début ou une échéance pour apparaître sur le diagramme de planning. Les tâches liées apparaissent reliées sur le diagramme, et une tâche en retard repousse celles qui l'attendent.

Pour ajouter des jours d'attente, lier des tâches d'autres façons ou voir le chemin critique, lisez Lier des tâches, ajouter un décalage et voir le chemin critique. Une tâche peut aussi être récurrente et contenir une liste de contrôle ; voir Tâches récurrentes et listes de contrôle.

En cas de problème

• Une tâche n'est pas sur le diagramme de planning : donnez-lui une date de début ou une échéance.
• Vous ne pouvez pas ajouter de tâches : votre rôle ne permet peut-être pas de modifier ce projet.

Voir le projet en carte mentale

Appuyez sur Carte mentale au-dessus des tâches pour voir le projet en branches : le projet au centre, ses listes de tâches, et leurs tâches et sous-tâches qui poussent vers la droite. Chaque tâche affiche la couleur de son statut ; les tâches terminées sont barrées et les tâches bloquées ont un bord rouge.

1. Appuyez sur une tâche pour l'ouvrir.
2. Appuyez sur + à côté du projet pour ajouter une liste de tâches, à côté d'une liste pour ajouter une tâche, ou à côté d'une tâche pour ajouter une sous-tâche. Tapez le nom et appuyez sur Entrée.
3. Appuyez sur la petite flèche d'une branche pour la replier, et à nouveau pour la déplier.

Chaque branche ajoutée est une liste de tâches, une tâche ou une sous-tâche ordinaire : elle apparaît aussi dans la liste, sur le tableau et dans le Gantt.