Rédiger et partager des documents d'équipe dans le Wiki

Le Wiki est l'endroit où votre organisation consigne ce que tout le monde doit pouvoir retrouver plus tard : le manuel de l'entreprise, les guides pratiques, les politiques, les comptes rendus de réunion, les notes de cadrage de projet et les décisions. Ouvrez Wiki dans le menu de gauche, vers le haut.

Espaces et pages

• Un espace est une étagère de pages avec ses propres membres. Il en existe trois types : Entreprise (pour tout le monde), Équipe (pour une équipe) et Projet (pour un projet).
• Dans un espace, les pages sont rangées en arbre, comme les chapitres d'un livre : une page peut avoir des pages en dessous.
• Chaque espace s'ouvre sur sa page d'accueil.

La page d'accueil du wiki comporte ces onglets : Espaces, Toutes les pages (recherchez, filtrez par espace, triez, et téléchargez la liste en Excel), Mises à jour récemment, Favoris, Consultées récemment et Mes brouillons.

Qui peut lire et écrire

Chaque personne a un rôle dans un espace :

• Peut lire : lire les pages publiées, commenter, les surveiller et les mettre en favoris.
• Peut écrire : aussi créer, modifier, publier, déplacer des pages et y joindre des fichiers.
• Administrateur : aussi modifier les paramètres de l'espace et ses membres.

L'administrateur d'un espace le définit dans les Paramètres de l'espace : ce que reçoit Tout le monde dans l'organisation (choisissez Aucun accès (membres uniquement) pour un espace privé), ce que reçoivent Le responsable et les membres du projet dans un espace de projet, et les Membres (ajoutez une personne ou toute une équipe, chacune avec un rôle). Les personnes disposant du droit Gérer tous les espaces sont administratrices de tous les espaces. Les personnes sans le droit Utiliser le wiki ne voient pas du tout le wiki.

Créer un espace

1. Ouvrez Wiki et appuyez sur Nouvel espace. (Il vous faut le droit Créer des espaces wiki ; les managers l'ont.)
2. Donnez-lui un Nom, et indiquez à quoi il sert si vous le souhaitez. Choisissez une Icône et une Couleur.
3. Sous Type d'espace, choisissez Entreprise : pour tout le monde, Équipe : pour une équipe ou Projet : pour un projet, ainsi que l'équipe ou le projet.
4. Choisissez qui peut faire quoi (voir ci-dessus) et appuyez sur Créer l'espace. Vous en devenez l'administrateur, et l'espace démarre avec une page d'accueil.

Rédiger une page

1. Dans l'espace, appuyez sur Nouvelle page (ou, sur une page, Nouvelle page sous celle-ci dans le menu ⋮).
2. Saisissez un Titre et choisissez à partir de quoi Partir de : une Page vide ou un modèle comme Compte rendu de réunion, Note de cadrage du projet, Politique, Guide pratique ou Relevé de décision. Appuyez sur Créer et modifier.
3. Rédigez. La barre d'outils comporte Style (texte normal, titres, citation ou bloc de code), Encadré (une boîte colorée pour une note, une astuce, un avertissement ou une information importante), le gras, les couleurs, les listes, une Liste de contrôle, un Tableau, des liens, Image et Ligne de séparation.
4. Pour ajouter une image, appuyez sur Image (ou Ajouter sous Images et fichiers), choisissez le fichier, puis appuyez sur l'image pour l'insérer à l'emplacement du curseur.
5. Pour mentionner quelqu'un, appuyez sur Mentionner sous l'éditeur et choisissez la personne. Elle reçoit une notification et un e-mail lorsque vous publiez.

Ce que vous tapez est enregistré automatiquement comme brouillon. Les lecteurs continuent de voir la page publiée tant que personne ne publie. Quand vous êtes prêt, saisissez Ce qui a changé (facultatif) et appuyez sur Publier. Appuyez sur Enregistrer le brouillon et fermer pour vous arrêter pour l'instant, ou sur Abandonner le brouillon pour revenir à la page publiée (pour toutes les personnes qui la modifient à ce moment-là).

Rédiger une page à plusieurs

Plusieurs personnes peuvent modifier la même page en même temps. Toutes celles qui appuient sur Modifier (ou Les rejoindre) travaillent sur le même texte :

• Ce que tape chaque personne apparaît chez les autres en un instant. Taper en même temps, même dans la même phrase, ne pose pas de problème : aucun mot n'est perdu.
• Chaque personne a une couleur. Vous voyez les curseurs des autres dans le texte avec leur nom, et leurs photos rondes en haut de l'éditeur, avec le nombre de personnes qui modifient avec vous.
• Les lecteurs de la page voient qui la modifie en ce moment, avec un bouton Les rejoindre pour les personnes qui peuvent écrire.
• Le texte partagé est enregistré comme brouillon toutes les quelques secondes. N'importe qui peut le publier : les autres en sont informés et continuent de modifier, et la publication suivante crée la version suivante.
• L'historique de la page nomme toutes les personnes qui ont écrit une version, à côté de celle qui l'a publiée.
• Si quelqu'un a rétabli une ancienne version pendant que vous modifiiez, Publier s'arrête et indique qui l'a fait. Le texte est conservé comme brouillon. Consultez l'historique de la page, puis appuyez sur Publier la mienne quand même si votre version doit l'emporter (la sienne reste dans l'historique).

Historique : chaque version est conservée

Appuyez sur Historique (le bouton horloge d'une page) pour voir chaque version publiée, qui l'a publiée, quand et ce qui a changé.

• Appuyez sur l'œil pour lire une ancienne version telle qu'elle était.
• Choisissez une version De et une version À et appuyez sur Comparer les versions pour voir les lignes ajoutées (en vert) et supprimées (en rouge). Cochez Uniquement les modifications pour masquer le reste.
• Appuyez sur le bouton de restauration pour Rétablir cette version. Cela crée une nouvelle version avec l'ancien texte : rien n'est donc jamais perdu.

Lire, suivre et partager

• Appuyez sur l'étoile pour Ajouter aux favoris : la page apparaît alors sous Favoris sur la page d'accueil du wiki.
• Appuyez sur l'œil pour Surveiller une page : vous recevez une notification et un e-mail lorsqu'elle est republiée ou que quelqu'un la commente. La personne qui écrit ou publie une page la surveille automatiquement.
• Écrivez sous Commentaires en bas d'une page, et appuyez sur Ajouter un commentaire. Utilisez Mentionner pour citer quelqu'un.
• Appuyez sur Imprimer pour une impression propre de la page seule, ou sur Télécharger en PDF.
• Les images et les documents conservés avec la page sont listés sous Fichiers. Les personnes qui peuvent écrire peuvent appuyer sur Ajouter un fichier. Les programmes ne peuvent pas être ajoutés, et les fichiers font au maximum 25 Mo.

Relier des pages aux projets et aux tâches

• Sur une page, ouvrez le menu ⋮ et choisissez Lier à un projet. La page apparaît alors dans l'onglet Wiki du projet, avec les pages des espaces propres au projet.
• Dans l'onglet Wiki d'un projet, saisissez du texte dans Rechercher une page wiki à lier… et appuyez sur une page.
• Sur une tâche, la carte Pages wiki liste les pages liées. Les personnes qui peuvent modifier la tâche peuvent y trouver et relier d'autres pages.

Chacun ne voit jamais que les pages liées qu'il peut lire.

Faire le ménage

• Déplacer (dans le menu ⋮) place une page sous une autre page ou dans un autre espace. Les personnes qui peuvent écrire peuvent aussi faire glisser une page dans l'arbre à gauche : déposez-la sur une autre page pour la placer en dessous, ou sur son bord supérieur ou inférieur pour la placer avant ou après. Les pages placées sous elle la suivent.
• En faire la page d'accueil (administrateurs de l'espace) choisit la page sur laquelle s'ouvre l'espace.
• Supprimer la page demande le droit Supprimer des pages et espaces wiki. Les pages placées sous elle remontent d'un niveau. Un espace entier peut être supprimé depuis ses Paramètres, ou archivé (Archivé : le conserver en lecture seule) pour le garder sans modifications.

Modèles

Appuyez sur Modèles sur la page d'accueil du wiki pour voir les modèles. Les cinq fournis avec Kaam360 sont toujours là. Les personnes disposant du droit Gérer les modèles du wiki peuvent ajouter ceux de votre organisation avec Nouveau modèle, ou transformer n'importe quelle page en modèle avec Enregistrer comme modèle dans le menu ⋮ de la page.

Recherche

La zone de recherche en haut de chaque page trouve aussi les pages de wiki, par leur titre et leur texte. Elle n'affiche que les pages publiées dans les espaces que vous pouvez lire. Voir Recherche : trouver n'importe quoi rapidement.

Tout ce qui est important (espaces créés, modifiés ou supprimés, pages publiées, rétablies, déplacées ou supprimées, modèles) est inscrit dans le Journal d'activité sous le type Wiki.