Saisie du temps : voir qui saisit ses heures, et l'e-mail du matin

Saisie du temps montre aux chefs d'équipe et aux managers qui a saisi ses heures et clôturé sa journée. Ouvrez Saisie du temps dans le module Gestion de projet du menu. Vous voyez les membres des équipes que vous dirigez et les personnes qui vous sont rattachées ; les administrateurs voient tout le monde. Les personnes qui remplissent une feuille d'effort au lieu de saisir des heures n'apparaissent pas ici et sont exclues des rappels et des récapitulatifs.

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1. Choisissez Cette semaine, La semaine dernière ou Mois.
2. Chaque personne a une case par jour avec les heures saisies et un mot : Clôturé, Non clôturée (ou Saisi lorsque la clôture est facultative), En dessous (moins d'heures que prévu), Rien de saisi, En cours (aujourd'hui), Congés, Jour férié ou Jour de repos. Les couleurs sont toujours accompagnées de ces mots.
3. Le total indique les heures saisies par rapport aux heures attendues jusqu'ici. Une petite flamme indique combien de jours ouvrés d'affilée une personne a clôturés (ou entièrement saisis).
4. Restreignez la liste par équipe, par projet, par responsable hiérarchique ou par nom.
5. Appuyez sur un jour pour voir ses saisies et la note de la personne sur sa journée.
6. Appuyez sur la cloche d'une ligne (ou sur Relancer sur un jour) pour envoyer un rappel à la personne. Elle le reçoit dans sa cloche, par e-mail, et dans Slack ou Teams si son compte est relié.
7. Appuyez sur Télécharger pour Excel pour garder une copie.

Heures au travail selon la présence

Quand votre organisation suit la présence (pointages d'un appareil, d'un fichier ou ajoutés par un manager, voir Présence), la Saisie du temps montre aussi combien de temps chacun était au travail :

• La tuile Au travail (présence) donne les heures au travail sur la période, et la part saisie sur du travail.
• Chaque jour affiche, sous les heures saisies, les heures au travail selon les pointages ; la colonne Total montre aussi les heures au travail de la période.
• Appuyez sur un jour pour voir l'arrivée et le départ, avec un lien vers la Présence de la personne.

Les trois nombres sont ainsi côte à côte : les heures que la personne avait (Attendu, selon son horaire, moins congés et jours fériés), les heures au travail et les heures saisies. Un grand écart entre au travail et saisi montre qui ne saisit pas son temps.

L'e-mail du matin

Chaque matin ouvré (à 09:00 sauf modification, dans le fuseau horaire de votre organisation ; jamais le week-end ni les jours fériés), les chefs d'équipe et les managers reçoivent un e-mail sur la journée de travail précédente : qui n'a rien saisi, qui a saisi beaucoup moins que prévu, qui n'a pas clôturé sa journée, les totaux de l'équipe et les projets sur lesquels les heures ont été passées. Désactivez-le dans Mon profil avec Récapitulatif matinal du temps de mon équipe.

Le résumé hebdomadaire

Chaque lundi (sauf modification) à la même heure, les mêmes personnes reçoivent un résumé des sept jours précédents. Pour chaque personne, il indique les heures prévues (les heures de son horaire, moins les jours fériés et les congés), les heures de présence lorsque vous utilisez la présence, les heures saisies et les jours ouvrés où rien n'a été saisi. Les personnes qui ont saisi leurs heures chaque jour ne sont pas listées. Choisissez le jour, ou désactivez-le, dans Paramètres, Saisie du temps, avec Leur envoyer aussi un résumé hebdomadaire de la semaine précédente. Résumé matinal du temps de mon équipe dans Mon profil arrête les deux e-mails.

Paramètres

Les administrateurs choisissent dans Paramètres, Saisie du temps :

• si chacun clôture sa journée de travail, et un nombre minimal d'heures par jour ;
• Nombre maximal d'heures que chacun peut saisir en un jour : toutes les saisies d'une personne sur une journée, ensemble. Personne ne peut saisir plus, managers compris ; le chronomètre, la feuille de temps et Saisir du temps indiquent ce qui reste. Vide signifie pas de limite ;
• Verrouiller un jour ce nombre de jours après sa fin : passé ce délai, seules les personnes ayant le droit de modifier les jours verrouillés peuvent le modifier, et chaque modification est inscrite dans le journal d'audit ;
• si une note est obligatoire sur chaque saisie, l'arrondi à 5 ou 15 minutes, et si les nouvelles saisies sont facturables ;
• le rappel de fin de journée et l'heure de fin de la journée de travail, ainsi que l'heure de l'e-mail du matin ;
• qui d'autre reçoit l'e-mail du matin pour chaque équipe, et quels rôles peuvent ouvrir Saisie du temps.

Tableaux de bord

Dans Mes tableaux de bord, le tableau de bord tout prêt Saisie du temps et la source Respect de la saisie du temps affichent les heures saisies et manquantes, les jours clôturés et les jours sans aucune saisie, pour les personnes dont vous vous occupez.