Statuts des tâches, étapes des affaires et règles des projets

Kaam360 vous permet de renommer les étapes de votre travail pour qu'elles correspondent au vocabulaire de votre organisation. Les modifications faites ici s'appliquent à chaque projet.

Statuts des tâches

Appuyez sur Paramètres, puis sur Statuts des tâches. La liste est commune à tous les projets, et son ordre est celui des colonnes des tableaux.

1. Appuyez sur Nouveau statut pour en ajouter un, par exemple Tests.
2. Donnez-lui un nom et une couleur.
3. Sous Compte comme, choisissez s'il signifie non commencé, en cours, en relecture ou terminé. Seul « terminé » cesse de compter comme ouvert ou en retard.
4. Cochez Afficher comme colonne Kanban s'il doit apparaître sur les tableaux.
5. Cochez Les clients peuvent utiliser ce statut si vos clients peuvent y placer des tâches ou les en sortir dans le portail client.
6. Appuyez sur Créer le statut.

Les statuts que vos clients peuvent utiliser

Les utilisateurs clients disposant de Changer les statuts client peuvent faire passer les tâches qu'ils voient d'un statut marqué Les clients peuvent utiliser ce statut à un autre, jamais vers les autres statuts ni depuis ceux-ci. Par exemple, ajoutez En attente du client, Approuvé par le client et Refusé par le client (Kaam360 ne les ajoute pas pour vous). Lorsque l'équipe a besoin d'une réponse, faites passer la tâche à En attente du client ; le client choisit alors Approuvé par le client ou Refusé par le client. Chaque changement est conservé dans l'historique de la tâche comme effectué par le client, et les responsables de la tâche ainsi que le chef du projet sont prévenus.

Utilisez les flèches vers le haut et vers le bas pour changer l'ordre. Pour ne plus proposer un statut tout en le conservant pour les anciennes tâches, cochez Retiré. Pour en supprimer un, choisissez un autre statut vers lequel déplacer ses tâches.

Utilisez Limite de cartes pour définir le nombre maximal de cartes que la colonne de ce statut devrait contenir sur le tableau d'un projet. La colonne devient orange lorsqu'elle en contient plus, mais on peut encore y déplacer des cartes. Laissez vide pour ne fixer aucune limite. Voir Tâches, tableaux et diagramme de planning.

Étapes des affaires

Appuyez sur Paramètres, puis sur Pipelines et étapes. Ce sont les étapes de votre pipeline commercial.

1. Appuyez sur Nouvelle étape.
2. Renseignez le Nom et la Probabilité %, la chance de gagner une affaire à cette étape.
3. Choisissez un Type : ouverte, Gagné ou Perdu. Choisissez une Couleur.
4. Appuyez sur Enregistrer.

Vous pouvez réordonner, modifier ou masquer une étape. Masquer une étape conserve ses affaires. Une étape sans affaire peut être supprimée si votre rôle le permet.

Démarrage des projets

Appuyez sur Paramètres, puis sur Projets en démarrage. Un projet est prêt lorsqu'il a une date de fin, au moins une tâche, et que chaque tâche ouverte a un responsable et une échéance. Choisissez le niveau d'exigence :

• Désactivé : rien n'est vérifié.
• Avertir : la page du projet indique ce qui manque, mais personne n'est bloqué.
• Bloquer : un projet ne peut pas passer à Actif tant que son plan n'est pas complet. Les nouveaux projets démarrent En pause.

Les projets existants ne sont pas modifiés.

Codes projet

Sur la même page, sous Codes projet, saisissez les lettres par lesquelles commence chaque nouveau code projet : par exemple ACME donne ACME-1, ACME-2. Utilisez de 1 à 8 lettres ou chiffres, en commençant par une lettre, puis appuyez sur Enregistrer. Code suivant indique le nom du prochain projet. Les projets existants conservent leur code, et chaque organisation a ses propres lettres.

Voir aussi Tâches, tableaux et diagramme de planning et Clients, contacts et affaires.