Envoyer n'importe quel document pour signature électronique

Le module Signature électronique vous permet d'envoyer n'importe quel document à signer en ligne : un contrat, une lettre d'embauche, un accord de confidentialité, un formulaire. Les signataires n'ont pas besoin de compte. Tout est conservé ici : qui a signé, quand, et la copie signée. Un document n'a pas besoin d'un client ni d'un contrat, même si vous pouvez en relier un.

Envoyer un document

1. Ouvrez Signature électronique dans le menu et appuyez sur Envoyer pour signature. (Depuis un contrat, vous pouvez plutôt appuyer sur Envoyer pour signature électronique.)
2. Choisissez le document : Importer un document (un PDF, ou une image JPG ou PNG, jusqu'à 15 Mo). Pour envoyer plusieurs documents dans une même demande, choisissez le premier, puis utilisez Ajouter un autre document en dessous : ils sont assemblés, dans l'ordre, en un seul fichier (jusqu'à 10 documents et 150 pages), signé une fois et scellé une fois. Pour un contrat, vous pouvez plutôt choisir Utiliser un PDF joint au contrat ou Créer un PDF à partir des détails du contrat. Pour un fichier Word, Excel ou PowerPoint, enregistrez-le ou exportez-le d'abord en PDF.
3. Sous Destinataires, appuyez sur Choisir des personnes pour ouvrir une liste de votre équipe, des contacts du client choisi et des personnes à qui vous avez récemment envoyé des documents. Cochez autant de personnes que vous voulez, choisissez Doit signer, Approuve (la personne dit seulement oui : aucune signature n'est tracée et elle n'a aucun champ) ou Reçoit une copie (la personne reçoit seulement le document final par e-mail) et appuyez sur Ajouter la sélection. Vous pouvez aussi appuyer sur Ajouter un autre destinataire pour saisir un nom et un e-mail, ou sur M'ajouter pour vous ajouter.
4. Lorsqu'il y a deux signataires ou plus, Envoyer dans l'ordre est coché : chaque personne ne reçoit l'e-mail que lorsque c'est son tour. Changez l'ordre avec la case numérotée ou les flèches à côté de chaque personne. Décochez pour écrire à tout le monde en même temps.
5. Appuyez sur Personnaliser à côté d'un signataire pour définir des réglages qui ne concernent que lui :- Signe en personne sur mon appareil : personne n'envoie de lien à cette personne. Quand c'est son tour, ouvrez la demande et appuyez sur Signer en personne à côté de son nom, pour qu'elle signe à côté de vous.- Note privée : un message que seule cette personne voit sur sa page de signature.- Vérifier leur identité : Un code à 6 chiffres envoyé par e-mail (la personne appuie sur M'envoyer un code par e-mail sur la page de signature et le saisit), ou Un code d'accès que vous leur donnez (vous choisissez de 4 à 20 caractères et vous le communiquez en personne ou par téléphone ; jamais dans le même e-mail que le lien). Tant que le code n'est pas correct, rien du document n'est affiché. Après cinq essais erronés, la vérification se bloque pendant 15 minutes, et chaque essai est inscrit dans l'historique d'activité.
6. Ajoutez un message facultatif, le nombre de jours de Validité de la demande, et la fréquence des rappels avec Relancer tous les quelques jours (0 signifie jamais).
7. Appuyez sur Ensuite : placez les champs, ou sur Envoyer sans champs si les personnes doivent simplement signer à la fin du document.

Placer les champs

La page suivante affiche votre document avec les miniatures des pages à gauche, et Destinataires et Champs standard à droite. Choisissez un destinataire, puis faites glisser un champ depuis la droite sur la page (ou choisissez-en un et cliquez sur la page). Les champs sont Signature, Initiales, Entreprise, Nom complet, E-mail, Date de signature (se remplit avec le jour où la personne signe), Date (la personne la choisit), Zone de texte, Intitulé du poste, Case à cocher, Liste déroulante et Boutons radio.

Faites glisser un champ pour le déplacer, faites glisser son coin pour le redimensionner, ou utilisez les flèches du clavier. Cliquez sur un champ pour voir ses réglages à droite :

• Destinataire, Obligatoire et Lecture seule (le champ affiche ce que vous avez saisi sous Valeur par défaut et le signataire ne peut pas le modifier).
• Étiquette, Libellé des données et Description (une indication montrée au signataire).
• Limite de caractères et Validation pour les zones de texte : Chiffres uniquement, Lettres uniquement, Adresse e-mail ou un Modèle personnalisé.
• Choix pour une liste déroulante ou des boutons radio (un par ligne), Format de date pour les dates, et Taille de police.

Faites un clic droit sur un champ pour Couper, Copier, Coller, Dupliquer, Placer sur d'autres pages ou Changer de destinataire. Annuler et Rétablir se trouvent en haut, avec les commandes de page et de zoom. Appuyez sur Enregistrer le brouillon pour y revenir plus tard, sur Enregistrer comme modèle pour réutiliser cette disposition, ou sur Envoyer pour signature quand vous êtes prêt. Toute personne qui a des champs doit avoir au moins un champ de signature.

L'envoyer plus tard

Sur la page où vous placez les champs, ouvrez Envoyer plus tard, choisissez une date et une heure (au moins cinq minutes plus tard, dans les 90 jours, dans le fuseau horaire de votre organisation) et appuyez sur Envoyer à cette heure. La demande attend comme brouillon, affichée comme Planifié dans la liste, et part d'elle-même. D'ici là, vous pouvez encore modifier les champs, ou appuyer sur Annuler la planification. Si quelque chose ne va pas au moment venu (par exemple une personne avec des champs mais sans champ de signature), rien n'est envoyé, la demande reste un brouillon et vous recevez un e-mail expliquant pourquoi.

Ce que voit le signataire

Il ouvre le lien et voit le document avec ses propres champs mis en évidence. Il crée sa signature de la façon autorisée par votre organisation : Dessiner ma signature (avec un choix de couleur d'encre), Saisir plutôt mon nom (dans l'un des trois styles d'écriture manuscrite) ou Importer une image. Il ajoute ses initiales si on le lui demande, clique sur chaque champ, remplit les zones de texte, coche l'acceptation et appuie sur Signer le document. Si vous autorisez les signataires à laisser des commentaires, une zone de commentaire à votre intention s'affiche. Si vous l'autorisez, Transmettre lui permet de confier le document à quelqu'un d'autre, qui reçoit son propre lien tandis que le premier lien cesse de fonctionner. Sous le cadre de signature, Mémoriser ma signature sur cet appareil la conserve dans son propre navigateur (et Mémoriser mes initiales sur cet appareil fait de même pour les initiales) : la prochaine fois, Utiliser ma signature enregistrée la remplit aussitôt ; Oublier la supprime. Rien n'est stocké de notre côté. Champ suivant l'emmène vers ce qui manque encore. Il peut aussi Refuser de signer et dire pourquoi. Les clients qui ont leur propre connexion voient aussi le document dans leur portail client, sous Documents en attente de votre signature.

Signer vous-même en premier (les deux parties signent)

Pour un contrat signé par les deux parties, votre société signe en premier et le client en second.

1. Sur Envoyer pour signature, sous Qui signe pour notre société, choisissez Je signe en premier (pour notre société), ou Une autre personne de notre société signe en premier et choisissez le collègue. Sur un brouillon, vous pouvez faire le même choix sur la page de la demande et appuyer sur Enregistrer.
2. Lorsque vous appuyez sur envoyer, la page de signature habituelle s'ouvre immédiatement pour vous. Signez comme tout le monde ; aucun code n'est demandé car vous êtes connecté. Votre heure, votre adresse et votre appareil sont enregistrés. Si vous vous arrêtez, rien n'est envoyé et la demande reste un brouillon ; ouvrez-la plus tard et appuyez sur Signer et envoyer.
3. Dès que votre côté a signé, le client reçoit son e-mail. Un collègue qui signe pour la société reçoit l'e-mail en premier, et le client seulement après lui.

Le certificat présente les deux parties : « Signé pour (votre société) par (nom), (fonction) » et « Signé pour (client) par (nom) ». Un contrat lié ne reçoit sa copie signée que lorsque tout le monde a signé. Si une modification suggérée par le client est acceptée ensuite, votre signature est aussi annulée : votre côté signe d'abord la nouvelle version, puis le client. Signer pour la société demande le droit Signer au nom de la société (les managers l'ont au départ ; les administrateurs toujours). Dans Paramètres de signature, Notre société signe toujours en premier coche l'option pour chaque nouvelle demande.