Voir qui est occupé : Planning et Feuille de route

Deux pages confrontent votre plan au calendrier. Planning sert pour la semaine à venir et les personnes. Feuille de route sert pour l'année entière et les projets.

Planning

1. Appuyez sur Planning dans le module Gestion de projet du menu.
2. Choisissez Calendrier pour voir ce qui tombe à quel moment, ou Charge de travail des employés pour voir la journée de chaque personne. Utilisez Précédent, Aujourd'hui et Suivant pour vous déplacer.
3. Utilisez les filtres en haut pour choisir les projets, les équipes, les personnes et le Statut. Chacun permet de cocher plusieurs choix à la fois (par exemple À faire et En cours, ou deux projets). Laissez un filtre vide pour tout voir. Cocher un statut fermé comme Clôturé ou Résolu affiche ces tâches même lorsque Afficher les clôturés est désactivé.
4. Si vous pouvez voir le service d'assistance, Afficher les tickets est coché : les tickets du service d'assistance s'affichent aussi (voir ci-dessous). Décochez-le pour ne voir que les tâches.
5. Appuyez sur Ajouter une tâche pour créer une nouvelle tâche depuis le calendrier. Un panneau s'ouvre à droite, semblable à une tâche ouverte : saisissez le nom, choisissez le projet, rédigez la description et renseignez les responsables, les dates et les détails. Le jour (et la personne) sur lequel vous avez appuyé est déjà renseigné. Appuyez sur Créer la tâche et la nouvelle tâche s'ouvre dans le même panneau, prête pour les commentaires, sous-tâches et fichiers. Le + sur un jour fait la même chose pour ce jour.

Comment sont calculées les heures de chaque jour

Vous n'avez rien à faire : Kaam360 calcule la journée de chacun à partir de ses tâches.

• Ce qui reste : l'estimation d'une tâche moins le temps déjà saisi dessus. Une tâche estimée à 16 heures avec 4 heures saisies a encore 12 heures.
• Réparti sur les jours ouvrés : ce qui reste est réparti de façon égale d'aujourd'hui (ou de la date de début, si elle est plus tardive) jusqu'à l'échéance. Les jours de repos hebdomadaires, les jours fériés et les congés approuvés sont ignorés. Ainsi, 12 heures sur mercredi, jeudi et vendredi font 4 heures par jour, et non 12 heures chaque jour.
• Seulement une échéance : réparti d'aujourd'hui jusqu'à l'échéance.
• En retard : tout ce qui reste compte pour aujourd'hui, ou pour le jour ouvré suivant si aujourd'hui est un jour de repos (week-end, jour férié ou congé), et la tâche s'affiche en rouge.
• Pas de dates : la tâche n'est sur aucun jour. Elle est listée sous Non planifié sous le calendrier, pour que vous puissiez lui donner une échéance.
• Plusieurs responsables : chaque responsable reçoit une part égale.
• Les jours déjà passés affichent le temps saisi. Sur Charge de travail des employés, une tâche prévue un jour passé sans temps saisi y figure toujours, en grisé, avec « prévu, rien de saisi » : la semaine dernière montre ainsi ce que chacun devait faire.
• Aujourd'hui affiche le temps déjà saisi aujourd'hui (marqué « h saisies ») ainsi que ce qui reste prévu pour le reste de la journée. Le temps saisi aujourd'hui sur une tâche déjà clôturée y figure aussi.
• Les tickets du service d'assistance comptent aussi : chaque ticket ouvert compte son travail prévu (par exemple 1 h) le jour de son échéance, pour la personne à qui il est attribué.

Les tickets du service d'assistance dans le Planning

Le travail de support est un vrai travail : les tickets dont chacun s'occupe font donc partie de sa journée.

1. Un ticket s'affiche avec une icône de ticket et sa propre couleur, son numéro (par exemple SUP-0012), son objet, un badge de statut (comme Ouvert) et un badge de priorité (comme Haute).
2. Il se place à son échéance. Si personne n'en a défini, il se place le jour où son objectif de support impose sa résolution, marqué Échéance SLA. Si ce jour est un jour de repos, ses heures vont sur le dernier jour ouvré qui précède.
3. Un ticket en retard, ou qui a dépassé un objectif de support (marqué SLA non respecté), s'affiche en rouge. Ses heures comptent pour aujourd'hui, ou pour le jour ouvré suivant si aujourd'hui est un jour de repos, comme pour une tâche en retard.
4. Appuyez sur un ticket pour l'ouvrir dans Tickets. Les tickets ne peuvent pas être déplacés par glisser-déposer : pour en déplacer un, changez son Échéance sur le ticket.
5. Les tickets résolus et clôturés quittent le Planning. Les tickets dont personne ne s'occupe ne figurent dans la journée de personne.

Le nombre d'heures que compte un ticket est défini par priorité sous Objectifs du support, et peut être modifié sur chaque ticket. Voir Définir des objectifs de délai de réponse.

Lire la journée d'une personne

Sur Charge de travail des employés, chaque ligne est une personne et chaque case un jour. La barre en bas d'une case montre les heures prévues par rapport aux heures dont la personne dispose ce jour-là (par exemple « 6 / 8 h ») :

• vert : moins de 80 % de ses heures.
• orange : de 80 % à 100 %.
• rouge : plus de 100 %, ou du travail un jour de repos.

La colonne Total montre la semaine. Sur Calendrier, la fine barre sous chaque jour montre la même chose pour toutes les personnes affichées. Les jours de repos apparaissent comme REPOS. Le nombre d'heures d'une journée de travail est défini sous Fuseau horaire et semaine de travail, et chaque personne peut avoir le sien. Voir Définir votre fuseau horaire et votre semaine de travail.

Planifier une journée à la main (facultatif)

Si la répartition égale ne correspond pas au déroulement réel du travail, modifiez-la :

1. Sur Charge de travail des employés, appuyez sur les heures d'une tâche (par exemple 4 h).
2. Saisissez les heures de ce jour et appuyez sur Enregistrer. Une épingle signale un jour défini à la main.
3. Le reste des heures de la tâche se répartit automatiquement sur ses autres jours.

Vous pouvez aussi faire glisser une tâche vers un autre jour sur la ligne de la même personne, entre aujourd'hui et son échéance : les heures de ce jour y sont déplacées et le reste est réparti de nouveau. La faire glisser en dehors de ces jours, ou vers une autre personne, déplace les dates de la tâche ou la confie à cette personne, comme avant. Pour annuler, appuyez sur les heures et choisissez Revenir en automatique, ou Répartir de nouveau tous les jours pour toute la tâche.

Mettre la journée d'une personne par ordre d'importance

Sur Charge de travail des employés, faites glisser les tâches vers le haut et le bas dans une journée pour dire ce qui passe en premier :

1. Faites glisser une tâche sur une autre tâche de la même case. Montée, elle se place au-dessus de cette tâche ; descendue, en dessous. Une ligne montre où elle arrivera.
2. Les tâches de la journée sont alors numérotées depuis le haut : 1 est la plus importante. L'ordre est conservé pour cette personne et ce jour, et tous ceux qui voient le planning voient le même ordre.
3. Les tâches non ordonnées viennent après les tâches numérotées, comme avant. Les tickets du support ne se déplacent pas.

Chacun peut ordonner ses propres journées. Les chefs d'équipe, et les personnes qui peuvent voir le planning de tous, peuvent le faire pour les personnes qu'ils voient.

Feuille de route

1. Appuyez sur Feuille de route dans le menu.
2. Vous voyez sur une même chronologie les phases et les jalons des projets dont vous êtes responsable ou membre. Les personnes qui peuvent voir tous les projets les voient tous.
3. Repérez les jalons marqués en retard, et ceux qui arrivent dans les 30 prochains jours.
4. Pour élargir ou rétrécir les noms des projets, faites glisser le bord de la colonne des noms, ou appuyez sur Tab jusqu'à choisir le bord et utilisez les flèches. Double-cliquez sur le bord pour replier les noms, et encore une fois pour les retrouver. Votre navigateur retient la largeur.

Si la page est vide, donnez des dates aux phases, ou ajoutez des jalons dans l'onglet Jalons d'un projet. Voir Définir des jalons, des risques et une référence.

En cas de problème

• Une tâche manque dans le Planning : elle a besoin d'une échéance et d'un responsable. Les tâches sans date se trouvent sous Non planifié.
• Un ticket manque : il doit être ouvert et attribué à quelqu'un, Afficher les tickets doit être coché, et aucun Statut ne doit être choisi dans le filtre.
• Une personne n'affiche aucun travail : elle n'a peut-être aucune tâche datée cette semaine, ou ses tâches n'ont pas d'estimation.
• Les heures d'un jour ne peuvent pas être modifiées : seulement d'aujourd'hui jusqu'à l'échéance, et pas sur une tâche en retard. Donnez-lui d'abord une nouvelle échéance.