Travailler en sprints : mode Scrum, backlog, points d'effort, burndown et vélocité

Scrum est une façon de travailler par périodes courtes et fixes appelées sprints (généralement deux semaines). L'équipe choisit le travail le plus important dans le backlog, s'engage à le réaliser pendant le sprint, et montre à la fin ce qui a été fait lors d'une revue de sprint. Kaam360 vous permet de travailler ainsi projet par projet. Les projets qui ne sont pas en mode Scrum fonctionnent exactement comme avant.

Activer le mode Scrum

1. Ouvrez le projet depuis Projets.
2. Ouvrez le menu à trois points à côté du nom du projet et choisissez Activer le mode Scrum.
3. Saisissez la durée d'un sprint en jours (14 est courant) et confirmez.

Un onglet Scrum apparaît sur le projet. Pour arrêter, choisissez Désactiver le mode Scrum dans le même menu (terminez d'abord le sprint en cours). Les sprints restent enregistrés.

Le backlog et les points d'effort

Ouvrez l'onglet Scrum puis Backlog et sprints. Le Product backlog liste les tâches ouvertes du projet qui ne sont dans aucun sprint, les plus importantes en premier.

• Faites glisser une tâche vers le haut ou le bas pour changer l'ordre.
• Saisissez ses points d'effort : une estimation approximative de la taille du travail (de nombreuses équipes utilisent 1, 2, 3, 5, 8 et 13). Les points mesurent la taille, pas les heures.

Vous pouvez aussi définir les points d'effort dans la tâche, dans le champ Points d'effort.

Planifier et démarrer un sprint

1. Appuyez sur Planifier un sprint. Kaam360 propose le nom, et des dates qui suivent le dernier sprint. Ajoutez un Objectif du sprint si vous le souhaitez, puis Enregistrer.
2. Sur chaque tâche du backlog, choisissez le sprint dans Ajouter au sprint…. Le sprint affiche le total de ses points. S'il dépasse nettement la vélocité habituelle de l'équipe, Kaam360 le signale.
3. Appuyez sur Démarrer le sprint. Un seul sprint peut être en cours à la fois.

Suggérer quoi prendre : sur un sprint planifié ou en cours, appuyez sur Suggérer quoi prendre. Kaam360 liste le backlog dans un ordre suggéré et coche les tâches qui tiennent dans le rythme de l'équipe (la moyenne des points des trois derniers sprints terminés, moins ce qui est déjà dans le sprint) :

• les tâches reportées d'un sprint précédent d'abord, puis les plus urgentes, puis celles dont l'échéance est la plus proche ;
• une tâche qui attend une autre tâche passe après elle, et n'est pas cochée tant que l'autre n'est pas planifiée ;
• les tâches sans points d'effort sont listées mais pas cochées.

Cochez ou décochez des tâches, puis appuyez sur le bouton Prendre. Rien ne bouge avant. Si votre organisation a activé l'assistant IA, une courte explication de la suggestion s'affiche aussi.

Planifier les sprints automatiquement

Kaam360 peut tenir le sprint suivant prêt et passer d'un sprint à l'autre pour vous, comme un calendrier.

1. Ouvrez l'onglet Scrum puis Backlog et sprints.
2. Dans Planifier les sprints automatiquement, appuyez sur Configurer.
3. Choisissez la Durée du sprint (1 à 4 semaines), le jour dans Les sprints commencent le, combien de Sprints à venir tenus prêts, et où Les tâches non terminées vont dans : le sprint suivant ou le backlog.
4. Appuyez sur Enregistrer. Les sprints à venir apparaissent aussitôt, marqués Planifié automatiquement.

Ensuite, Kaam360 vérifie toutes les heures. Quand le dernier jour d'un sprint est passé, il termine le sprint, déplace ses tâches non terminées et démarre le sprint suivant à son premier jour. Un nouveau sprint est alors planifié pour que le nombre choisi reste prêt. Vous pouvez toujours renommer les sprints, leur donner un objectif et les remplir de tâches. C'est désactivé pour chaque projet tant que vous ne l'activez pas. Pour arrêter, appuyez sur Modifier, décochez Planifier les sprints automatiquement et enregistrez.

Le tableau du sprint

Ouvrez Tableau du sprint. Il comporte quatre colonnes : À faire, En cours, En relecture et Terminé. Faites glisser une carte vers une autre colonne (ou utilisez sa liste déroulante) pour changer le statut de la tâche. Chaque carte affiche ses points, ses responsables et sa liste de contrôle. La barre en haut indique combien de points sont terminés.

Terminer le sprint et rédiger la revue

1. À la fin du sprint, appuyez sur Terminer le sprint.
2. Rédigez la revue de sprint (ce qui a été présenté, ce que les gens ont dit) et la rétrospective (ce qui a bien marché, ce qu'il faut changer).
3. Choisissez où vont les tâches non terminées : de retour dans le backlog, ou dans le prochain sprint planifié.
4. Appuyez sur Terminer le sprint. Les points terminés sont conservés pour la vélocité, et la revue se trouve sous Revues de sprint.

Travail reporté : les tâches non terminées sont marquées comme reportées. Elles affichent une petite flèche avec le nombre de fois où elles ont été reportées, et la revue de sprint les liste (par exemple « 12 tâche(s) reportée(s) dans Sprint 5 »). Le propriétaire du projet est prévenu dans la cloche. Quand les sprints automatiques sont activés, le choix de l'étape 3 part du réglage du projet.

Burndown et vélocité

Ouvrez Burndown et vélocité.

• Le Burndown montre, jour après jour, combien de points restent à faire, par rapport à une ligne droite idéale qui descend jusqu'à zéro. Au-dessus de la ligne signifie en retard. Choisissez un autre sprint dans la liste pour voir son burndown.
• Vélocité montre les points terminés à chaque sprint achevé, avec un repère pour ce qui avait été engagé. Utilisez la moyenne des trois derniers sprints pour planifier ce que vous prendrez dans le suivant.

Qui peut faire quoi

• Activer ou désactiver le mode Scrum demande Modifier les projets.
• Planifier, démarrer et terminer des sprints, et changer l'ordre du backlog, demandent Mener des sprints (les managers l'ont).
• Déplacer une carte et définir des points d'effort demandent le droit de modifier cette tâche, comme pour toute tâche.
• Le démarrage d'un sprint, sa clôture et l'activation ou la désactivation du mode Scrum sont inscrits dans le journal d'audit.
• Configurer les sprints automatiques et prendre un plan suggéré demandent Mener des sprints. Le changement du réglage, les sprints démarrés ou terminés automatiquement et la prise d'un plan suggéré sont aussi inscrits dans le journal d'audit.

En cas de problème

• Il n'y a pas d'onglet Scrum : le projet n'est pas en mode Scrum. Activez-le dans le menu du projet.
• Démarrer le sprint est grisé : un autre sprint est en cours. Terminez-le d'abord.
• Une tâche manque dans le backlog : les tâches clôturées et les sous-tâches ne sont pas listées, et les tâches déjà dans un sprint sont affichées dans ce sprint.
• Le sprint suivant n'a pas démarré tout seul : vérifiez que Planifier les sprints automatiquement est activé et qu'aucun autre sprint n'est encore en cours. Kaam360 vérifie toutes les heures.
• Suggérer quoi prendre ne coche rien : terminez un premier sprint pour que le rythme de l'équipe soit connu, donnez des points d'effort aux tâches, ou planifiez d'abord les tâches qu'elles attendent.